Astuces

légende

A

Ajout d'une session

Apprenez les différents mode de création de sessions de formation (actions de formation), créez une session de formation de date à date, affectez des intervenants, créez l'agenda de formation.

Découvrez les spécificités des modes de créations de sessions : intra-entreprise, cours particuliers, e-learning, sous-traitance, hors formation professionnelle.

Procédures

Cet écran vous informe des questionnaires, SMS et mails qui vont être planifiés et envoyés automatiquement pour votre session de formation. Vous pouvez aussi en rajouter. Pour créer vos modèles et automatiser leur envoi cliquez ici Ajouter un questionnaire

Apprenant

Cliquez sur le lien suivant: Menu Apprenant

B

Bienvenue Formation Bsoft

C

Catalogue

Cliquez sur le lien suivant: Menu Catalogue

Configuration

Cliquez sur le lien suivant: Menu Configuration

D

Documents

Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?

Les principaux types de documents

Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?	Type de document
La génération de ces documents se fait sur un Dossier ou une Session
	Attestation de fin de formation ou de présence
	Bulletin de note
	Certificat
	Convocation
	Questionnaire à chaud et à froid
	Réglement intérieur
	Planning stagiaire (modèle bridé)
	Relance échéance
Si le contractant est un Apprenant, le document s'édite sur un Dossier.
	Contrat de formation
Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier.
	Convention
Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier.
	Convocation globale
Le document s'édite sur une Organisation ou un Apprenant dans le sous-menu Opportunités / Devis
	Devis
	Facture Proforma
	Le document s'édite sur une Session dans le sous-menu Intervenant
Ordre de mission
Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les règlements
		Reçu
	Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les factures
		Factures (modèle bridé)
Relance paiement

Les documents particuliers

Le programme de formation

Le programme de formation
La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé.

Les feuilles d'émargement

Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?	Type de document	Particularité
Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement).
	Feuille d'émargement collective	1 feuille par journée pour plusieurs apprenants
	Feuille d'émargement individuelle	1 feuille par apprenant pour plusieurs journées
	Feuille d'émargement INTRA	1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions
	Feuille d'émargement électronique (modèle bridé)	1 ou plusieurs feuille par apprenant

Dossier

Cliquez sur le lien suivant: Menu Dossier

E

Extranet

Cette fonctionnalité va vous permettre d’ouvrir un espace privé à vos stagiaires et clients. Ils vont pouvoir :

- Suivre les formations,

- Voir le statut de leurs conventions, factures,

- Télécharger leurs documents,

- Compléter leurs questionnaires,

- Demander des devis,

- Effectuer des remarques, avis et réclamations.

	Catalogue en ligne : critères 1.1, 1.2, 1.3 Remarques, avis et réclamations : critères 7.30, 7.31

Modélisez vos emails

2 emails sont personnalisables :

-        Création de compte utilisateur (client et stagiaire),

-        Envoi de nouveaux documents.

Des modèles sont intégrés sur votre base. Vous pouvez les modifier dans la configuration :

Créez les comptes utilisateur

- Rendez-vous sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant,

- Cliquez sur Ouvrir un accès extranet,

- Choisissez la société

- Activer l'accès extranet

Vos destinataires vont recevoir un email avec leurs codes de connexion. Une fois le compte créé, le bouton ACCES EXTRANET devient bleu.

Déposez des documents dans l’extranet

Au moment de la génération de documents, cochez Exporter vers l’extranet puis cliquez sur Archiver et quitter ou Partager par mail. Vos destinataires seront notifiés par email.

Vous pouvez aussi déposer des documents déjà édités:

Extranet Organisation

Page d'accueil

• Derniers documents
• Questionnaires
• Dossiers de convention
• Modification de mot de passe
• Bouton FAITES NOUS PART DE VOS REMARQUES. Vous serez notifié des remarques par mail et dans le menu Notifications de la page d’accueil

Les remarques seront stockées sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant dans le sous-menu Suivi & Relation Notes / Rappels

Page Dossiers

Liste de tous les dossiers en cours, terminés, à venir :

Au clic sur un dossier, affichage du détail et des documents liés :

Page Mes stagiaires

Liste de tous les apprenants:

Détail des formations par apprenant:

Page Planning

Planning des formations

Page mes documents

Liste de tous les documents déposés sur l’extranet :

Page Catalogue de formations

Possibilité de demander un devis pour vos prochaines formations. Les devis sont créés automatiquement dans Form.dev. Vous êtes alertés par mail et dans les notifications sur la page d'accueil.

Extranet Apprenant

L’interface extranet apprenant est construite dans le même logique.

L'extranet à vos couleurs

Proposez votre extranet à vos couleurs. Vous allez pouvoir configurer le Template de votre extranet pour que vos clients aient vraiment l’impression d’être « chez-vous » :

• Insertion de votre logo,
• Définition de votre charte graphique (couleurs des bandeaux, pages, pictogrammes).
• La marque blanche est en option (valable pour les 2 extranet : clients et stagiaires).

Configuration de votre marque blanche dans Form.dev

Cliquez sur le lien suivant: Marque blanche

F

Les feuilles d'émargement

Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?	Type de document	Particularité
Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement).
	Feuille d'émargement collective	1 feuille par journée pour plusieurs apprenants
	Feuille d'émargement individuelle	1 feuille par apprenant pour plusieurs journées
	Feuille d'émargement INTRA	1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions
	Feuille d'émargement électronique (modèle bridé)	1 ou plusieurs feuille par apprenant

I

Intranet Formateur

Consultez vos formations, vos participants, créez votre propre planning de formation, suivez les progressions pédagogiques… directement dans votre espace personnel. Générez et envoyez vos documents, consultez les réponses des questionnaires complétés par vos apprenants, et bien d’autres choses !

Connectez-vous à votre espace

Vous avez reçu un email vous invitant à vous créer votre mot de passe (nouvel utilisateur), sinon, pour les utilisateurs de l’intranet Formdev1, connectez-vous avec vos anciens identifiants.

Lien de connexion :Intranet formateur

Mot de passe oublié ? Pas de panique, il vous suffit de cliquer sur le bouton dédié.

Une interface simple et intuitive

Mon planning

Consultez votre planning de formation par jour, semaine, mois ou en liste. En cliquant sur un module, vous afficherez le détail.

La création de votre agenda se fait dans le menu « sessions ».

Indisponibilités

Renseignez vos périodes d’indisponibilités, ces données sont automatiquement reprises dans le logiciel Formdev.

Mes sessions

Retrouvez toutes vos sessions de formation sur un seul écran. Personnalisez votre tableau de bord en retirant les colonnes qui ne vous intéresse pas.

Astuce: Vous pouvez réorganiser vos colonnes : cliquez sur la colonne, maintenez le clic, déplacez-la, puis relâcher le clic au bon endroit dans votre tableau.

1. Accueil:

Pour chaque session, vous retrouverez le résumé de l’action de formation : l’intitulé, le mode d’organisation, la date de début et la date de fin, les heures de formations planifiées, le nombre d’apprenant, le donneur d’ordre ainsi que le taux de satisfaction. Vous trouverez aussi les informations du jour (place disponible par exemple) ou encore vos rappels.

2. Participants:

Listes de vos apprenants inscrits à la session de formation, possibilité d’agir par apprenant en cliquant sur les 3 petits points en face de la ligne ou bien de faire des actions pour tous les participants en cliquant sur « Actions en masse » pour par exemple : générez vos feuilles d’émargements.

Vous avez la possibilité de générer un mail, un document ou valider les compétences.

3. Agenda:

Consultez simplement le planning de cette session de formation. C’est ici que vous pouvez créer votre propre planning.

Il suffit ensuite de sélectionner le type de module, saisir la date de début du module ainsi que la date de fin et le tour est joué.

4. Présences:

Validez les présences de vos participants présents aux modules de formation. Comme pour les autres menus, vous avez la possibilité de faire des actions en masse ou de valider les présences individuellement.

5. Pédagogie:

Dans cet espace vous pouvez saisir des notes pédagogique (remarques, points intermédiaires...) sur votre participant. Également, vous allez pouvoir évaluer les compétences et rédiger des appréciations.

6. Qualité:

Vous pouvez visionner ici les questionnaires dématérialisés générés pour cette session, en cliquant sur les pictogrammes en face de la ligne, vous pourrez :

- Prévisualiser les réponses aux questionnaires

- Générer la synthèse des résultats de la campagne de questionnaire

M

Marque Blanche

N

Notes

Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations et assurer le suivi de votre session.

Saisissez des notes pour générer un historique relationnel avec vos interlocuteurs.

Créez des rappels, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications.

Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications.

Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

O

Organisation

Menu Organisation

P

Planning

Menu Planning

Programme de formation

Le programme de formation
La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé.

R

Ressource

Menu Ressources

S

Session

Menu Session