« Dossiers » : différence entre les versions
| (13 versions intermédiaires par le même utilisateur non affichées) | |||
| Ligne 1 : | Ligne 1 : | ||
Créez vos dossiers | Créez vos dossiers contractuels (convention de formation, contrat de formation). Financez vos dossiers (contractant, OPCO, apprenant). Envoyez vos dossiers pour signature, et pointez le retour de vos dossiers. | ||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=zKCxXzX7p4A</youtube> | |||
</div> | |||
= Vue générale = | = Vue générale = | ||
| Ligne 26 : | Ligne 31 : | ||
= Fiche d'un dossier = | = Fiche d'un dossier = | ||
Créez et consultez vos dossiers de formation (pochettes administratives). Ces dossiers vont vous permettre de suivre vos inscriptions d'apprenants, avec les différents financeurs, et de pouvoir éditer les documents contractuels et générer vos factures | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=kWaDq340kIM</youtube> | |||
</div> | |||
== Détail d'une fiche == | == Détail d'une fiche == | ||
=== Infos === | === Infos === | ||
Retrouvez ici les diverses informations concernant le dossier (CA, solde, Taux de satisfaction, etc.). | |||
==== Contractant ==== | ==== Contractant ==== | ||
Le | Le contractant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu [[Dossiers#Financement | Financements]]. | ||
==== Société ==== | ==== Société ==== | ||
| Ligne 59 : | Ligne 69 : | ||
==== Prix total de financement ==== | ==== Prix total de financement ==== | ||
Le prix total du financement est la somme des prises en charge des financeurs de ce dossier. Il devra être égal au prix total de la formation. La saisie des financements est effectuée dans le menu [[Dossiers#Financement | Financements]]. | |||
==== Autres infos ==== | ==== Autres infos ==== | ||
| Ligne 73 : | Ligne 84 : | ||
== SMS programmés == | == SMS programmés == | ||
Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement | |||
Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation) | |||
[[Fichier:SMS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]] | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#SMS_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque SMS programmés</u></big>]] | |||
== Mails programmés == | == Mails programmés == | ||
Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). | Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). | ||
[[Fichier:MAILS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]] | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Mails_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Mails programmés</u></big>]] | |||
= Apprenants = | = Apprenants = | ||
| Ligne 117 : | Ligne 135 : | ||
= Finance = | = Finance = | ||
Visualisez la liste des factures émises pour ce dossier. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes. | |||
== Facture == | |||
Cet onglet reprend toutes les factures émises pour ce dossier, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de formation professionnelle et/ou des factures de produit annexe (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture. | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Facture| <span style="color: blue"><big><u>Factures</u></big>]] | |||
== Réglement == | == Réglement == | ||
Ajoutez un règlement pour solder vos factures. | |||
== Relance == | == Relance == | ||
Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour ce dossier. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance. | |||
= Archives = | = Archives = | ||
Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS. | Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS. | ||
= Convoquez vos apprenants = | |||
Envoyez les convocations de vos apprenants à une session de formation en même temps que vos documents contractuels et à un ensemble d'apprenants depuis une session de formation. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=Rz02pDfI8Rs</youtube> | |||
</div> | |||
Dernière version du 22 octobre 2024 à 12:35
Créez vos dossiers contractuels (convention de formation, contrat de formation). Financez vos dossiers (contractant, OPCO, apprenant). Envoyez vos dossiers pour signature, et pointez le retour de vos dossiers.
Vue générale
À quoi ça sert ?
 |
Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de dossier en cochant ou décochant les éléments. |
 |
Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche. |
 |
Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre dossier. |
 |
Accédez à la fiche d'un dossier pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications. |
 |
Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, clôturer le dossier. |
Fiche d'un dossier
Créez et consultez vos dossiers de formation (pochettes administratives). Ces dossiers vont vous permettre de suivre vos inscriptions d'apprenants, avec les différents financeurs, et de pouvoir éditer les documents contractuels et générer vos factures
Détail d'une fiche
Infos
Retrouvez ici les diverses informations concernant le dossier (CA, solde, Taux de satisfaction, etc.).
Contractant
Le contractant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu Financements.
Société
Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.
Intitulé dossier
Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
Commentaires
Un commentaire est une information complémentaire sur cette organisation, d’ordre général. Pour le suivi de votre relation avec cette organisation, utilisez Post-it
Dates
Ce sont les dates de début et de fin de votre dossier. Elles sont calculées automatiquement en fonction des dates de formations des apprenants rattachés ce dossier. Elles couvriront la plage de date complète du dossier (date du 1er jour du 1er participant à date du dernier jour du dernier participant).
Numéro
Le numéro de ce dossier est numéro contractuel indiqué dans vos conventions ou contrats de formation. Ce numéro est également repris en référence de facture. Vous pouvez créer une modélisation de numérotation qui créera automatiquement l’intitulé Configuration de la numérotation automatique
Dossier retourné
Cet interrupteur vous permet d’indiquer à l’application que votre donneur d’ordre vous a retourné vos documents contractuels signés. Nous vous conseillons d’intégrer le scan de ce document dans l’archive du dossier. Cet interrupteur sera activé automatiquement si vous utilisez l’option de signature numérique, dès que votre destinataire aura signé en ligne vos documents.
Prix total de formation
Le prix total de la formation est la somme du chiffre d’affaires des apprenants rattachés à ce dossier. Le chiffre d’affaires est affecté à l’inscription de chaque participant dans ce dossier Ajouter un participant depuis le dossier ou à leur inscription depuis une session de formation. Ajouter un apprenant depuis une session
Prix total de financement
Le prix total du financement est la somme des prises en charge des financeurs de ce dossier. Il devra être égal au prix total de la formation. La saisie des financements est effectuée dans le menu Financements.
Autres infos
Accueil
Résumé
Infos du jour
Rappels
Suivi & Relation
SMS programmés
Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)
Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés
Mails programmés
Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).
Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés
Apprenants
Ajouter un participant
Session
Apprenant
BPF
Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.
Informations
Informations
Entrée différée et/ou Sortie anticipée
Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.
Détails
Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).
Financement
Ajoutez un financeur
Type de financeur
Référence
Prix financé
Financement accepté
Autres produits
Ajouter un produit annexe
Finance
Visualisez la liste des factures émises pour ce dossier. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.
Facture
Cet onglet reprend toutes les factures émises pour ce dossier, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de formation professionnelle et/ou des factures de produit annexe (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.
Plus d'infos sur -> Factures
Réglement
Ajoutez un règlement pour solder vos factures.
Relance
Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour ce dossier. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.
Archives
Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.
Convoquez vos apprenants
Envoyez les convocations de vos apprenants à une session de formation en même temps que vos documents contractuels et à un ensemble d'apprenants depuis une session de formation.