Dossiers

Créez vos dossiers contractuels (convention de formation, contrat de formation). Financez vos dossiers (contractant, OPCO, apprenant). Envoyez vos dossiers pour signature, et pointez le retour de vos dossiers.

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de dossier en cochant ou décochant les éléments.
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre dossier.
	Accédez à la fiche d'un dossier pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, clôturer le dossier.

Fiche d'un dossier

Créez et consultez vos dossiers de formation (pochettes administratives). Ces dossiers vont vous permettre de suivre vos inscriptions d'apprenants, avec les différents financeurs, et de pouvoir éditer les documents contractuels et générer vos factures

Détail d'une fiche

Infos

Retrouvez ici les diverses informations concernant le dossier (CA, solde, Taux de satisfaction, etc.).

Contractant

Le contractant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu Financements.

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé dossier

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Commentaires

Un commentaire est une information complémentaire sur cette organisation, d’ordre général. Pour le suivi de votre relation avec cette organisation, utilisez Post-it

Dates

Ce sont les dates de début et de fin de votre dossier. Elles sont calculées automatiquement en fonction des dates de formations des apprenants rattachés ce dossier. Elles couvriront la plage de date complète du dossier (date du 1er jour du 1er participant à date du dernier jour du dernier participant).

Numéro

Le numéro de ce dossier est numéro contractuel indiqué dans vos conventions ou contrats de formation. Ce numéro est également repris en référence de facture. Vous pouvez créer une modélisation de numérotation qui créera automatiquement l’intitulé Configuration de la numérotation automatique

Dossier retourné

Cet interrupteur vous permet d’indiquer à l’application que votre donneur d’ordre vous a retourné vos documents contractuels signés. Nous vous conseillons d’intégrer le scan de ce document dans l’archive du dossier. Cet interrupteur sera activé automatiquement si vous utilisez l’option de signature numérique, dès que votre destinataire aura signé en ligne vos documents.

Prix total de formation

Le prix total de la formation est la somme du chiffre d’affaires des apprenants rattachés à ce dossier. Le chiffre d’affaires est affecté à l’inscription de chaque participant dans ce dossier Ajouter un participant depuis le dossier ou à leur inscription depuis une session de formation. Ajouter un apprenant depuis une session

Prix total de financement

Le prix total du financement est la somme des prises en charge des financeurs de ce dossier. Il devra être égal au prix total de la formation. La saisie des financements est effectuée dans le menu Financements.

Suivi & Relation

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)

Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés

Apprenants

Ajouter un participant

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Finance

Visualisez la liste des factures émises pour ce dossier. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.

Facture

Cet onglet reprend toutes les factures émises pour ce dossier, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de formation professionnelle et/ou des factures de produit annexe (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.

Plus d'infos sur -> Factures

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder vos factures.

Relance

Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour ce dossier. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.

Archives

Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.

Convoquez vos apprenants

Envoyez les convocations de vos apprenants à une session de formation en même temps que vos documents contractuels et à un ensemble d'apprenants depuis une session de formation.