Dernière version du 22 octobre 2024 à 12:35

Créez vos dossiers contractuels (convention de formation, contrat de formation). Financez vos dossiers (contractant, OPCO, apprenant). Envoyez vos dossiers pour signature, et pointez le retour de vos dossiers.

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes
	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de dossier en cochant ou décochant les éléments.
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre dossier.
	Accédez à la fiche d'un dossier pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, clôturer le dossier.

Fiche d'un dossier

Créez et consultez vos dossiers de formation (pochettes administratives). Ces dossiers vont vous permettre de suivre vos inscriptions d'apprenants, avec les différents financeurs, et de pouvoir éditer les documents contractuels et générer vos factures

Détail d'une fiche

Infos

Retrouvez ici les diverses informations concernant le dossier (CA, solde, Taux de satisfaction, etc.).

Contractant

Le contractant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu Financements.

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé dossier

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Commentaires

Un commentaire est une information complémentaire sur cette organisation, d’ordre général. Pour le suivi de votre relation avec cette organisation, utilisez Post-it

Dates

Ce sont les dates de début et de fin de votre dossier. Elles sont calculées automatiquement en fonction des dates de formations des apprenants rattachés ce dossier. Elles couvriront la plage de date complète du dossier (date du 1er jour du 1er participant à date du dernier jour du dernier participant).

Numéro

Le numéro de ce dossier est numéro contractuel indiqué dans vos conventions ou contrats de formation. Ce numéro est également repris en référence de facture. Vous pouvez créer une modélisation de numérotation qui créera automatiquement l’intitulé Configuration de la numérotation automatique

Dossier retourné

Cet interrupteur vous permet d’indiquer à l’application que votre donneur d’ordre vous a retourné vos documents contractuels signés. Nous vous conseillons d’intégrer le scan de ce document dans l’archive du dossier. Cet interrupteur sera activé automatiquement si vous utilisez l’option de signature numérique, dès que votre destinataire aura signé en ligne vos documents.

Prix total de formation

Le prix total de la formation est la somme du chiffre d’affaires des apprenants rattachés à ce dossier. Le chiffre d’affaires est affecté à l’inscription de chaque participant dans ce dossier Ajouter un participant depuis le dossier ou à leur inscription depuis une session de formation. Ajouter un apprenant depuis une session

Prix total de financement

Le prix total du financement est la somme des prises en charge des financeurs de ce dossier. Il devra être égal au prix total de la formation. La saisie des financements est effectuée dans le menu Financements.

Autres infos

Accueil

Résumé

Infos du jour

Rappels

Suivi & Relation

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)

Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés

Apprenants

Ajouter un participant

Session

Apprenant

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Financement

Ajoutez un financeur

Type de financeur

Référence

Prix financé

Financement accepté

Autres produits

Ajouter un produit annexe

Finance

Visualisez la liste des factures émises pour ce dossier. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.

Facture

Cet onglet reprend toutes les factures émises pour ce dossier, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de formation professionnelle et/ou des factures de produit annexe (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.

Plus d'infos sur -> Factures

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder vos factures.

Relance

Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour ce dossier. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.

Convoquez vos apprenants

Envoyez les convocations de vos apprenants à une session de formation en même temps que vos documents contractuels et à un ensemble d'apprenants depuis une session de formation.

@@ Ligne 1 : / Ligne 1 : @@
+Créez vos dossiers contractuels (convention de formation, contrat de formation). Financez vos dossiers (contractant, OPCO, apprenant). Envoyez vos dossiers pour signature, et pointez le retour de vos dossiers.
+</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly>
+<div style="text-align:center">
+<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=zKCxXzX7p4A</youtube>
+</div>
 = Vue générale =
 [[Fichier:dossier.png|alt=page de dossier|vignette|redresse=3.75|center]]
@@ Ligne 23 : / Ligne 30 : @@
-= Fiche d'une organisation =
+= Fiche d'un dossier =
-Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cette organisation (identité, devis, dossiers, formations…).
+Créez et consultez vos dossiers de formation (pochettes administratives). Ces dossiers vont vous permettre de suivre vos inscriptions d'apprenants, avec les différents financeurs, et de pouvoir éditer les documents contractuels et générer vos factures
+</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly>
+<div style="text-align:center">
+<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=kWaDq340kIM</youtube>
+</div>
 == Détail d'une fiche ==
 === Infos ===
-==== Type d'organisation ====
+Retrouvez ici les diverses informations concernant le dossier (CA, solde, Taux de satisfaction, etc.).
-Choisissez un client ou un financeur, le financeur correspond aux OPCO ou autres financeurs externes
+==== Contractant ====
+Le contractant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu [[Dossiers#Financement | Financements]].
-==== Facturation ====
+==== Société ====
-Vous avez le choix d'utiliser l'adresse renseignée de la société ou ajouter une nouvelle adresse.
+Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.
-==== OPCO ====
+==== Intitulé dossier ====
-A CREER
+Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
-==== Conditions particulières ====
+==== Commentaires ====
-Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant.
+Un commentaire est une information complémentaire sur cette organisation, d’ordre général. Pour le suivi de votre relation avec cette organisation, utilisez
+[[Postit | Post-it ]]
-Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).
+==== Dates ====
+Ce sont les dates de début et de fin de votre dossier. Elles sont calculées automatiquement en fonction des dates de formations des apprenants rattachés ce dossier. Elles couvriront la plage de date complète du dossier (date du 1er jour du 1er participant à date du dernier jour du dernier participant).
-==== Champ personnalisé ====
+==== Numéro ====
-Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.
+Le numéro de ce dossier est numéro contractuel indiqué dans vos conventions ou contrats de formation. Ce numéro est également repris en référence de facture. Vous pouvez créer une modélisation de numérotation qui créera automatiquement l’intitulé [[Configuration#Numérotation_automatique | Configuration de la numérotation automatique ]]
-==== Accès Extranet ====
+==== Dossier retourné ====
-A CREER
+Cet interrupteur vous permet d’indiquer à l’application que votre donneur d’ordre vous a retourné vos documents contractuels signés. Nous vous conseillons d’intégrer le scan de ce document dans l’archive du dossier.
+Cet interrupteur sera activé automatiquement si vous utilisez l’option de signature numérique, dès que votre destinataire aura signé en ligne vos documents.
-= Accueil =
+==== Prix total de formation ====
+Le prix total de la formation est la somme du chiffre d’affaires des apprenants rattachés à ce dossier. Le chiffre d’affaires est affecté à l’inscription de chaque participant dans ce dossier [[Dossiers#Ajouter_un_participant | Ajouter un participant depuis le dossier]] ou à leur inscription depuis une session de formation.
+[[Sessions#Ajouter_un_apprenant | Ajouter un apprenant depuis une session]]
+==== Prix total de financement ====
+Le prix total du financement est la somme des prises en charge des financeurs de ce dossier. Il devra être égal au prix total de la formation. La saisie des financements est effectuée dans le menu [[Dossiers#Financement | Financements]].
-== Infos du jour ==
+==== Autres infos ====
-types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cette organisation :
-'''"Prochain dossier", "Dernier dossier »''' .
+= Accueil =
-Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.
+== Résumé ==
-== Solde ==
+== Infos du jour ==
-Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.
 == Rappels ==
-Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre organisation.
-Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.
+= Suivi & Relation =
--	Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation
+== SMS programmés ==
--	Devis dont vous attendez une réponse
+Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)
+[[Fichier:SMS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]]
--	Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier
--	Formations qui vont démarrer et pour lesquelles les apprenants n’ont pas encore reçu leur convocation
+'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#SMS_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque SMS programmés</u></big>]]
--	Formations terminées non facturées
+== Mails programmés ==
+Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).
+[[Fichier:MAILS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]]
--	Factures en brouillon qu’il faut valider
--	Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant
+'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Mails_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Mails programmés</u></big>]]
-= Suivi & Relation =
+= Apprenants =
-== Notes ==
-Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre organisation. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications.
+== Ajouter un participant ==
-Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.
-== SMS programmés ==
+=== Session ===
-Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : rappel de d'un démarrage de formation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS.
-Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.
-== Mails programmés ==
+=== Apprenant ===
-Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires.
-Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.
-= Devis =
+=== BPF ===
-Créez vos devis à destination de vos organisations (Ajouter un devis).
+Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.
-Visualisez les devis générés pour cette organisation ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation.
-== Détail d'un devis ==
 === Informations ===
-==== Référence ====
+=== Informations ===
-Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
+==== Entrée différée et/ou Sortie anticipée ====
+Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées.
+S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.
-==== État ====
+==== Détails ====
-Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu).
+Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).
-Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées.
-Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.
-=== Ajoutez un programme ===
+= Financement =
-L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.
-=== Ajoutez une session ===
+== Ajoutez un financeur ==
-L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).
-=== Ajoutez un produit annexe ===
+=== Type de financeur ===
-L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).
-= Dossier =
+=== Référence ===
-Créez vos dossiers à destination de votre organisation (Ajouter un dossier).
-Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les apprenants formés, les montants de C.A. et les sources de financements.
-Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement.
-Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.
-== Ajoutez un dossier ==
+=== Prix financé ===
-=== Société ===
+=== Financement accepté ===
-Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.
-=== Intitulé ===
+= Autres produits =
-Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
-=== Champ personnalisé ===
+== Ajouter un produit annexe ==
-Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.
-= Contacts =
+= Finance =
-Créez d’autres contacts en lien avec cette organisation. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cette organisation, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.
+Visualisez la liste des factures émises pour ce dossier. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.
+== Facture ==
+Cet onglet reprend toutes les factures émises pour ce dossier, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de formation professionnelle et/ou des factures de produit annexe  (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.
-= Finance =
+'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Facture| <span style="color: blue"><big><u>Factures</u></big>]]
-Visualisez la liste des factures émises pour cet apprenant, si c’est lui le financeur. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.
 == Réglement ==
@@ Ligne 142 : / Ligne 145 : @@
 == Relance ==
-A CREER
+Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour ce dossier. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.
 = Archives =
 Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.
-= Qualité =
+= Convoquez vos apprenants =
-Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant.
+Envoyez les convocations de vos apprenants à une session de formation  en même temps que vos documents contractuels et à un ensemble d'apprenants depuis une session de formation.
-Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…).
+</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly>
-Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données.
+<div style="text-align:center">
+<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=Rz02pDfI8Rs</youtube>
+</div>