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« Pilotage » : différence entre les versions

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= Bilan pédagogique =
= Bilan pédagogique =
Calculez et générez de manière automatique votre bilan pédagogique et financier pour le transmettre chaque année à votre DREETS.
<div style="text-align:center; color:#1a73e8; font-weight:bold;">
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly>
🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : [[BPF|📄 Bilan Pédagogique et Financier]]
 
<div style="text-align:center">
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=R6VCCr111-E</youtube>
</div>
</div>
<!--== Ajouter un bilan pas à pas ==
Pour que Formdev puisse calculer automatiquement votre BPF, il est nécessaire de lui fournir certaines informations. Nous verrons ensuite comment contrôler sa cohérence grâce aux '''widgets''' de la page d'accueil et sur le menu '''Pilotage / Tableau de bord'''.


===Configuration===
= Qualité =


{| class="wikitable centre" style="width:100%"
= Tableaux de bord =
<table border-collapse:collapse;>
== Quoi de neuf chez Formdev?==
|-
[[Fichier:Nouveau v5.1.40.png|left|80px]]
|rowspan="5"style="text-align: left|[[Fichier:Configuration BPF.png| 200x200px|légende]]
Apparition du CA facturé hors formation professionnelle dans le tableau de bord CA / Organisation.
|-
|<br>L'intitulé est le titre que vous allez donner à votre BPF (nom interne, Ex: BPF 2024)
Saisissez vos dates d'exercice comptable
<br>Si vous êtes en multi société choisissez l'une d'entre elles
<br>Cochez toutes les zones à initialiser
<br>Générez le BPF
|}


[[Fichier:Personnage.png|center|légende]]
::::::::'''Voilà votre BPF est prêt. Nous allons maintenant vérifier sa cohérence !'''


=== 1. Le cadre A ===
[[Fichier:Information BPF.png|center|900x900px|légende]]


Celui-ci reprend les informations saisies sur votre fiche société '''Configuration / configuration de vos sociétés'''.
''Retrouvez les informations d'une fiche via le lien suivant:'' [[Configuration#Ajout_d'une_société| Fiche de société]]
=== 2. Le cadre B ===
[[Fichier:Date BPF.png|vignette]]
Le bilan pédagogique financier retrace l'activité de l'organisme de formation sur l'exercice comptable.
Veuillez vérifier que les dates de début et de fin d'exercice indiquées correspondent bien à votre dernier exercice comptable clos. Le cas échéant, vous pouvez les modifier.
<pre style="color: red"> En cas de session de formation se déroulant sur deux exercices comptables, Formdev indiquera les produits au prorata de l'exécution des prestations.</pre>
=== 3. Le cadre C ===
Ce cadre recense les montants des produits de l'organisme en fonction des financeurs et des dispositifs de formation pour l'exercice de référence. Il s'agit des produits comptabilisés dans les comptes de classe 7 en comptabilité.
Plusieurs solutions s'offrent à vous pour contrôler la cohérence de ce cadre.
# A : Le widget '''Inscription apprenant à compléter''' [[Fichier:Inscription .png|200x200px|légende]]
''Il vous indiquera les apprenants non référencés''  [[Fichier:Inc.png|250x250px|légende]]
''Il vous renseignera sur les apprenants qui n'ont pas de produit financeur enregistré.'' [[Fichier:Bpf1.png|350x350px|légende]] -->
= Qualité =


= Tableaux de bord =
Pilotez votre organisme de formation ! Générez, en fonction de vos besoins, vos indicateurs de Production, Direction, Commerciaux et Qualité.
Pilotez votre organisme de formation ! Générez, en fonction de vos besoins, vos indicateurs de Production, Direction, Commerciaux et Qualité.


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<!-- Attention devis sur Apprenant, Organisations, Sessions, Pilotage -->
<!-- Attention devis sur Apprenant, Organisations, Sessions, Pilotage -->


{| class="wikitable centre" style="width:100%;"
Visualisez les devis générés pour cette ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer des devis depuis ce sous-menu
<table border-collapse:collapse;>
[[Fichier:DEVIS.png|center[sans_cadre|900x900px]]
|+[[Fichier:V5.1.21v4.png|100px]]
|-
|[[Fichier:A50.png|thumbmail|500px]]
||
* ''Quand on duplique un devis, mise automatique de la date de validité à la date du jour.''
* ''Quand on ajoute un devis, il apparaît désormais uniquement les contacts rattachés à l’entreprise.''
* ''Lors de la création d’un devis sur « Organisation », si il y a des apprenants rattachés, un nouvel onglet permet l’envoi du mail avec les mails des apprenants.''
* ''A la duplication d’un devis, proposer de se positionner sur le devis dupliqué.''
</table>
 
 
 
 
À + 4:00 min dans la vidéo, créez et envoyez des devis à vos organisations. Suivez l'avancement de vos devis.
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly>
 
<div style="text-align:center">
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=DqsUzKk6ftA</youtube>
</div>
Créez vos devis à destination de vos organisations (Ajouter un devis).
Visualisez les devis générés pour cette organisation ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation.  
 
== Détail d'un devis ==
=== Informations ===
==== Destinataire ====
Depuis une fiche Organisation ou  Apprenant le champ de saisie n'est pas accessible.
==== Contact ====
Lorsque on ajoute un devis depuis une fiche Organisation ou Apprenant il apparaît uniquement les contacts rattachés à la fiche.
 
==== Référence ====
Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
 
==== Date ====
Par défaut c'est la date du jour qui est affiché, vous pouvez changer celle-ci.
 
==== Validité ====
La date de validité affichée par défaut est celle configuré depuis le menu Configuration de votre société.
 
Quand on duplique un devis, mise automatique de la date de validité à la date du jour.
 
==== Utilisateur ====
Choisissez quel utilisateur va assurer le suivi de ce devis
 
==== État ====
Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu).
Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées.
Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.


=== Ajoutez un programme ===
L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.


=== Ajoutez une session ===
L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).


=== Ajoutez un produit annexe ===
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Devis| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Devis</u></big>]]
L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).


= NF203 =
= NF203 =

Dernière version du 11 juillet 2025 à 16:09

Bilan pédagogique

🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : 📄 Bilan Pédagogique et Financier

Qualité

Tableaux de bord

Quoi de neuf chez Formdev?

Apparition du CA facturé hors formation professionnelle dans le tableau de bord CA / Organisation.



Pilotez votre organisme de formation ! Générez, en fonction de vos besoins, vos indicateurs de Production, Direction, Commerciaux et Qualité.

Générez vos tableaux de bord de pilotage de votre organisme de formation (C.A., commerce, production, qualité…).


Production

CA

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Production -> CA
Programme Nom du programme de formation
Code programme Code produit de la fiche du programme de formation
CA facturé Total du chiffre d'affaire facturé correspondant à toutes les sessions rattachées à ce programme
CA Réalisé Total du chiffre d'affaire réalisé correspondant à toutes les sessions typées pour le BPF rattachées à ce programme
CA Réalisé hors BPF Total du chiffre d'affaire réalisé correspondant à toutes les sessions hors BPF rattachées à ce programme
Produits annexes Total du chiffre d'affaire facturé correspondant aux produits annexes
Heures formateur Total des heures d'intervention de toutes les sessions rattachées à ce programme.
Productivité attendue /h Productivité programmé sur la fiche du programme.
Productivité /h CA réalisé / Nb heures d'interventions
Écart Productivité / h moins Productivité attendue
Analytique Code renseigné sur la fiche du programme
Société Filtrer par société

CA / Session

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Production -> CA / Session
Session Intitulé de la session
Date début Date de début de la session
Date fin Date de fin de la session
Programme Programme de formation rattaché à la session
Code produit Code produit du programme de formation
Lieu Lieu renseigné sur la fiche de la session
Intervenants liste de tous les intervenants liés à la session
CA Facturé Total du chiffre d'affaire facturé de tous les dossiers de la session
CA Réalisé Total du chiffre d'affaire réalisé de tous les participants notés présents de la session
Charges Total des coûts ressources matérielles, humaines et charges diverses de la session
Marge Calcul du CA réalisé moins les charges
% Marge Pourcentage de la marge sur le chiffre d'affaire réalisé
Heures formateur Total des heures d'intervention de la session
Productivité attendue/h Productivité programmé sur la fiche du programme
Productivité/h CA réalisé / Nb heures d'interventions
Écart Productivité / h moins Productivité attendue
Nb apprenant Total du nombre d'apprenants inscrits sur la session
Nb devis Total du nombre de devis créé pour la session
Analytique Code renseigné sur la fiche de la session
Société Filtrer par société

Intervenants

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Production -> Intervenants
Intervenant Nom Prénom de l'intervenant
Coût Total du coût de l'intervention. Ce coût est calculé en fonction de la typologie de l'intervenant soit c'est le taux horaire x le nombre d'heures affectée dans l'agenda soit c'est le coût renseigné sur la session
Honoraires Total du coût renseigné depuis la session
Transport Total du coût renseigné depuis la session
Session Intitulé de la session sur laquelle l'intervenant est affecté
Date de début Date de début de la session
Date de fin Date de fin de la session
CA Total du chiffre d'affaire de toutes les interventions du formateur dans la session
Nb participants Total du nombre de participants formés de la session
Nb jours Total du nombre de jours d'intervention de la session
Nb devis Total du nombre de devis rattachés à la session
CA devis Total du chiffre d'affaire des devis rattachés à la session
Distanciel Etat de la session "Tout ou partie à distance" est coché ou pas
Annulé Etat de Ia session "Session annulé" est coché ou pas
Programme Nom du programme rattaché à la session
Code produit Code produit de la fiche du programme
Responsable formation Choix fait en cochant la case qui se trouve dans la fiche de l'intervenant dans le sous-menu intervenant de la session
Nb d'heures Nombre d'heures d'intervention
Société Filtrer par société
Société de l'intervenant Nom de la société renseigné sur la fiche de l'intervenant depuis le menu Ressources
Lieu de la session Lieu renseigné depuis la fiche de la session

Direction

Factures

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Direction -> Factures
Désignation Intitulé de la facture
Numéro Ce numéro est généré automatiquement. Il est paramétré lors de la création de votre exercice comptable
Date Date de la facture
HT Représente la somme facturée sans que les différentes taxes prévues par l'État n'aient été prises en compte
TVA Représente la somme des différentes taxes prévues par l'État
TTC Représente la somme facturée avec les différentes taxes prévues par l'État
Dossier Intitulé du dossier auquel est rattaché la facture
Destinataire Contractant du dossier auquel est rattaché la facture
Échéance Date d'échéance de la facture
Solde Montant restant à payer
Nb de jour Nombre de jours restant avant la date d'échéance
Email Email du représentant de l'organisation ou de l'apprenant
Téléphone Téléphone du représentant de l'organisation ou de l'apprenant

Apprenant / Session

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Direction -> Apprenant / Session
Identifiant Numéro bridé
Nom apprenant Nom renseigné sur la fiche de l'apprenant
Prénom apprenant Prénom renseigné sur la fiche de l'apprenant
Organisation Nom de l'organisation sur laquelle l'apprenant est rattaché
Session Intitulé de la session sur laquelle l'apprenant est rattaché
Session date début Date de début de la session
Session date fin Date de fin de la session
Entrée différée Date d'entrée ultérieure à la date de début de la session
Sortie anticipée Date de sortie antérieure à la date de fin de la session
Analytique session champ analytique de la fiche Session
Intervenants session Tous les intervenants de la session
CA Vendu Chiffre d'affaire renseigné sur la fiche du participant dans le sous menu participant de la session
CA Catalogue Chiffre d'affaire renseigné sur le programme de formation
Nb heures prévues Nombre d'heures renseigné sur la fiche du participant dans le sous menu participant de la session
Nb heures présence Total du nombre d'heures des modules où le participant a été noté présent
Nb heures planifiées Total du nombre d'heures des modules où le participant a été affecté
Absence non facturable Total du nombre d'heures des modules où le participant a été noté absent non facturable
Absence facturable Total du nombre d'heures des modules où le participant a été noté absent facturable
Reste à facturer Chiffre d'affaire facturé moins le chiffre d'affaire prévu
Programme Programme rattaché à la session
Code produit Code produit du programme rattaché à la session
Résultat Validation de la formation
Validité Date de validité du certificat
BPF Type de Produit du cadre C du BPF
Pour le compte Cadre F2 et G du BPF
Société Nom de la société qui réalise la formation
Email Adresse mail renseignée sur la fiche du participant
Adresse 1 Adresse renseignée sur la fiche du participant
Adresse 2 Adresse renseignée sur la fiche du participant
Code postal Code postal renseigné sur la fiche du participant
Ville Ville renseignée sur la fiche du participant
Téléphone Numéro de téléphone renseigné sur la fiche du participant
Statut emploi hamp renseignée sur la fiche du participant
Sectorisation organisation Champ sectorisation de la fiche de l'organisation si l'apprenant est rattaché à un dossier
Sectorisation apprenant Champ sectorisation de la fiche de l'apprenant

Situation Dossier

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Direction -> Situation Dossier
Convention Intitulé du dossier
Organisation Nom de l'organisation rattaché à ce dossier
CA réalisé HT Total du chiffre d'affaire réalisé de toutes les sessions du dossier
CA facturé HT Total du chiffre d'affaire facturé de toutes les sessions du dossier
CA produit annexe HT Total du chiffre d'affaire des autres produits du dossier
Régulation HT Lors de la clôture du dossier c'est la différence entre le CA facturé et le CA réalisé
Encaissement Total des règlements des factures rattachées à ce dossier
Solde Reste à payer
En cours de production HT Chiffre d'affaire réalisé restant à facturer
Travaux facturés d'avance Chiffre d'affaire facturé restant à réaliser
Date de clôture Date de clôture du dossier
Retournée Etat du dossier
Accepté Etat du financement du dossier
Date de début Date de début de la 1ère session du dossier
Date de fin Date de fin de la dernière session du dossier
Statut emploi Statut emploi de tous les participants rattachés à ce dossier

Lignes Factures

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Direction -> Lignes Factures
Numéro Numéro de la facture
Date facture Date de la facture
Compte client Compte comptable du client
Organisation Client de la facture
Analytique session Code analytique renseignée sur la fiche de la session
Objet Type de facture
Commentaire À créer
Référence facture À créer
Désignation À créer
Quantité À créer
Prix unitaire HT À créer
Analytique programme À créer
Date début session À créer
Date fin session À créer
Date de fin À créer

Commercial

Carnet de commande

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> Carnet de commande
Session Intitulé de la session
Date début Date de début de la session
Date fin Date de fin de la session
Programme Intitulé du programme rattaché à la session
Code produit Code du programme de formation
CA prévisionnel Chiffre d'affaires des heures planifiées
Nb heures prévisionnelles Nombre d' heures planifiées
Nb participants Nombre de participants affectés à la session
Nb devis en négociation Nombre de devis rattachés à la session
CA total devis en négociation Chiffre d'affaire des devis en négociation
CA total session Chiffre d'affaire prévu
Type de stage Mode d'organisation de la session
Analytique Code analytique renseigné sur la fiche de la session
Société Nom de la société sur laquelle la session a été créé

Dossier

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> Dossier
Numéro Numéro du dossier
Intitulé Intitulé du dossier
Date début Date début de la 1ère session du dossier
Date fin Date de fin de la dernière session du dossier
Client Nom du contractant du dossier
Adresse Adresse du contractant du dossier
Complément d'adresse Complément d'adresse du contractant du dossier
Code postal Code postal du contractant du dossier
Ville Ville du contractant du dossier
Représentant Interlocuteur du dossier
Fonction Fonction de l'Interlocuteur du dossier
Email Email de Interlocuteur du dossier
Téléphone Téléphone de Interlocuteur du dossier
CA Chiffre d'affaire financé du dossier
Produits annexes Chiffre d'affaire total des autres produits rattachés à ce dossier
Société Nom de la société sur laquelle le dossier a été créé
Retournée Notification si le dossier a été retourné (oui / non)
Accepté Notification si le financement du dossier a été accepté
Statut emploi Liste du champ statut emploi des fiches apprenants rattachée à ce dossier

Devis

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> Devis
Organisation Nom - Prénom de l'apprenant ou nom de l'organisation
Numéro de devis Numéro généré automatiquement
Type de client affiche l'information si le contractant est un particulier ou un professionnel
Statut Statut de la fiche du contractant du devis
Date du devis Date de création du devis
Date de début Si devis fait sur une session
Date de fin Si devis fait sur une session
Montant HT Montant H.T de toutes les lignes du devis
Produit Liste des programmes de formation si devis fait sur programme
État L'état peut être (En négociation, En attente, Gagné, etc.)
Adresse Adresse du contractant du devis
Téléphone Téléphone du contractant du devis
Email Email du contractant du devis
Utilisateur Utilisateur Formdev qui à créé le devis

CA / Session / Organisation

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> CA / Session / Organisation
Organisation Intitulé de l'organisation
Session Intitulé de la session
Programme Intitulé du programme de formation
Code produit Code de la fiche du programme de formation
CA réalisé Total du chiffre d'affaire réalisé des participants lié à l'organisation
Nb de stagiaires Nombre de participants lié à l'organisation
Société Nom de la société qui a programmé cette session

CA / Organisation

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> CA / Organisation
Organisation Intitulé de l'organisation
CA facturé Total du chiffre d'affaire facturé
CA réalisé Total du chiffre d'affaire réalisé
CA réalisé Hors BPF Total du chiffre d'affaire réalisé sur les sessions typé Hors bilan Pédagogique et Financier
Produits annexes Somme des produits annexes
Sectorisation Champ renseigné sur la fiche de l'organisation

Rapport des notes

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> Rapport des notes
Organisation / Apprenant / Action Intitulé de la fiche
Catégorie Client ou Apprenant
Date Date de création de la note
Type Information saisie dans la liste de choix lors de la création de la note
Intitulé Information saisie par l'utilisateur
Contenu Information saisie par l'utilisateur
Utilisateur Nom prénom de l'utilisateur qui a créé la note

Yousign

Dans ce tableau de bord vous trouverez les champs de saisie suivants:

Commercial -> Yousign
Type de document Le type de document est celui donné lors de l'ajout du document dans Configuration
Détail Intitulé du document
Date de création Date de création de la procédure de signature
Date de signature Date de signature des documents
Etat Signé ou En attente de signature

Devis

Visualisez les devis générés pour cette ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer des devis depuis ce sous-menu center[sans_cadre


Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis

NF203

Clôture périodique

page de pilotage


Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant le logiciel comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an.

Que se passe t'il quand une clôture est réalisée?

VOUS NE POUVEZ PLUS EFFECTUER AUCUNE OPÉRATION ANTÉRIEURE A CETTE DATE.

Ex : Si vous clôturez au 30/04/2023, vous ne pourrez plus facturer sur une date antérieure, modifier de conventions…

Il est donc important d’avoir une date de clôture assez éloignée de la date du jour pour pouvoir à postériori le cas échéant réaliser des modifications.

Nous vous conseillons donc de laisser une période de 9 mois entre la date du jour et la date de clôture.

Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022.

Clôture exercice comptable

RGPD

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