« Apprenants » : différence entre les versions
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Découvrez le menu apprenants, ce que vous allez pouvoir visualiser et ce que vous allez pouvoir réaliser comme opérations dans une fiche apprenant. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=RlHX0HNYegw</youtube> | |||
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= Vue générale = | = Vue générale = | ||
[[Fichier:vue_generale.png|alt=page de apprenants|vignette|redresse=3.75|center]] | [[Fichier:vue_generale.png|alt=page de apprenants|vignette|redresse=3.75|center]] | ||
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|[[Fichier:picto_filtrer.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | |[[Fichier:picto_filtrer.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | ||
|| | ||Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments | ||
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|[[Fichier:picto_criteres.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | |[[Fichier:picto_criteres.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | ||
|| | ||Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants. | ||
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|[[Fichier:picto_apercu.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | |[[Fichier:picto_apercu.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | ||
|| | ||Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant. | ||
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|[[Fichier:picto_modifier.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | |[[Fichier:picto_modifier.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | ||
||Accédez à la fiche d'un apprenant et | ||Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…). | ||
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|[[Fichier:picto_option.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | |[[Fichier:picto_option.png|alt=page de apprenants|vignette|center]] | ||
||Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ouvrir un accès Extranet | ||Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet. | ||
|} | |} | ||
= Fiche d'un apprenant = | = Fiche d'un apprenant = | ||
Retrouvez ici toutes les informations | Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…). | ||
== Détail d'une fiche == | == Détail d'une fiche == | ||
=== | === Infos === | ||
==== Photo ==== | |||
Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur. | |||
- | [[Fichier:2025-09-04 11h08 24.png|gauche|143x143px]] | ||
==== Personnes Situation de handicap ==== | |||
🔗 '''Accédez directement à la page dédiée pour tout savoir sur la fonctionnalité de ce menu :''' | |||
'''[[Handicap_Apprenant|<span style="color:#0069B4;">Handicap Apprenant</span>]]''' | |||
</center> | |||
==== Anonymiser la fiche ==== | |||
Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet). | |||
Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier. | Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier. | ||
=== | === Comptabilité === | ||
=== Conditions particulières === | Déterminez vos règles de comptabilité et d’accords commerciaux avec cet apprenant. | ||
=== Utilisateur === | |||
=== Sectorisation === | ====Sélectionner un compte ==== | ||
=== Analytique === | Affectez un compte comptable à cet apprenant. Les comptes sont à créer dans Configuration / Comptes comptables. Vous pouvez aussi automatiser la création des comptes dans Configuration / Finance / Automatisation des comptes comptables. | ||
=== Champ personnalisé === | |||
==== Créer un compte ==== | |||
Cette fonction va vous permettre, si vous n’êtes pas en création automatique des comptes comptables, de créer un compte pour cet apprenant. | |||
==== Conditions particulières ==== | |||
Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables). | |||
=== Autres détails === | |||
==== Utilisateur ==== | |||
Vous pouvez affecter la gestion de cet apprenant à l'un des utilisateurs de votre organisation. La liste des apprenants sera filtrée par défaut sur l'utilisateur connecté. Pour activer cette fonction, rendez-vous dans Configuration / Initialisation des fonctions / Administrateur / Initialisation des fonctions / Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur. | |||
==== Sectorisation ==== | |||
Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord. | |||
==== Statut ==== | |||
Le statut est l’état commercial de votre apprenant. Vous pouvez sélectionner manuellement et faire évoluer le statut. | |||
Le statut est également automatisé et évolue suivant ces règles : | |||
- Création de la fiche : Suspect | |||
- 1er devis créé : prospect | |||
- 1er dossier créé : Client | |||
==== Analytique ==== | |||
Si vous utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez affecter un code analytique sur cet apprenant. Vous pouvez modéliser vos codes analytiques dans Configuration / Finance / Codes analytiques. Ces codes seront repris à l’édition de vos tableaux de bord de pilotage. | |||
=== Commentaires et autres infos === | |||
==== Champ personnalisé ==== | |||
Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition. | |||
=== Accès Extranet === | |||
Ouvrez à cet apprenant un accès à l’extranet apprenants. Vos apprenants vont pouvoir retrouver dans leur extranet toutes les informations concernant leurs formations suivies, votre calendrier de formation… Vous allez pouvoir déposer des documents pour mise à disposition dans l’extranet. Ils vont également pouvoir effectuer des demandes de devis, des remarques ou réclamations… | |||
Pour activer un accès, activez le bouton ACTIVER L'ACCÈS À L'EXTRANET, sélectionnez votre société de rattachement (uniquement avec l’option multi-sociétés), et validez. Vos destinataires vont recevoir automatiquement un email avec leurs identifiants de connexion (ce mail est personnalisable dans Configuration / Mails). Ils seront également notifiés par mail de tout nouveau document déposé. | |||
En voir plus en cliquant sur le lien suivant : [[Astuces#Extranet| Extranet]] | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=1d3a5JWtvDI</youtube> | |||
</div> | |||
= Accueil = | = Accueil = | ||
== Infos du jour == | == Infos du jour == | ||
3 types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant : | |||
''' "Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le". ''' | |||
Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS. | |||
== Solde == | == Solde == | ||
Le solde correspond au total des factures | Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement. | ||
== Rappels == | == Rappels == | ||
Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant. | |||
Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter. | |||
Rappels à traiter : | |||
- Notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation | |||
- Devis dont vous attendez une réponse | |||
- Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier | |||
- Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation | |||
- Formations terminées non facturées | |||
- Factures en brouillon qu’il faut valider | |||
- Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant | |||
- Modules de formation dont la présence est à contrôler | |||
= Suivi & Relation = | = Suivi & Relation = | ||
<!-- Suivi & Relation est sur SESSION / ORGANISATION / APPRENANT / DOSSIER (juste mails programmés) --> | |||
== Notes == | == Notes == | ||
Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations, apprenants et gérer le suivi de votre session. | |||
[[Fichier:NOTE.png|centré|sans_cadre|900x900px]] | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Apprenants#Devis| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Devis</u></big>]] | |||
== SMS programmés == | == SMS programmés == | ||
Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation) | |||
[[Fichier:SMS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]] | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#SMS_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque SMS programmés</u></big>]] | |||
== Mails programmés == | == Mails programmés == | ||
Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). | |||
[[Fichier:MAILS PROGRAMMES.png|centré|sans_cadre|900x900px]] | |||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Mails_programmés| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Mails programmés</u></big>]] | |||
= Devis = | = Devis = | ||
<!-- Attention devis sur Apprenant, Organisations, Sessions, Pilotage --> | |||
Visualisez les devis générés pour cette ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer des devis depuis ce sous-menu | |||
[[Fichier:DEVIS.png|center[sans_cadre|900x900px]] | |||
= | '''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Devis| <span style="color: blue"><big><u>Bibliothèque Devis</u></big>]] | ||
= | = Dossiers = | ||
Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). | |||
Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. | |||
Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. | |||
Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation. | |||
== Ajoutez un dossier == | == Ajoutez un dossier == | ||
=== Société === | === Société === | ||
Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier. | |||
=== Intitulé === | === Intitulé === | ||
Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique. | |||
=== Champ personnalisé === | === Champ personnalisé === | ||
Ajoutez | Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition. | ||
= Sessions = | |||
Le menu Sessions reprend l’ensemble des formations dans lesquelles votre apprenant a été inscrit définitivement, que ce soit en financement personnel ou via une organisation. Une session est l’un de vos programmes de formation mis en œuvre de date à date. | |||
== Ajoutez une session == | == Ajoutez une session == | ||
=== Choix du dossier === | === Choix du dossier === | ||
L’application vous demande de sélection un dossier ou d’en créer un nouveau. Un dossier est une pochette administrative qui va vous permettre de contractualiser avec l’apprenant, envoyer des documents, et suivre ses inscriptions jusqu’à la facturation du dossier. | |||
Si vus souhaitez utiliser un même dossier pour plusieurs inscriptions, créez le une 1ere fois et retrouvez le dans la liste pour l’inscription sur une 2ème session. Sinon, créez un nouveau dossier pour chaque inscription. | |||
=== BPF === | === BPF === | ||
Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. | |||
Pour le compte de | Pour le compte de : | ||
Pour le compte d'un autre organisme: je suis le sous-traitant. | - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. | ||
Par un autre organisme: je demande à un autre organisme de former mon apprenant | - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. | ||
- Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. | |||
Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. | |||
=== Informations === | === Informations === | ||
==== Entrée différée et/ou Sortie anticipée ==== | ==== Entrée différée et/ou Sortie anticipée ==== | ||
Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. | |||
S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation. | |||
==== Détails ==== | ==== Détails ==== | ||
Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents). | |||
= Planning = | = Planning = | ||
Visualisez le planning des sessions de | Visualisez le planning des sessions et de l’ensemble des modules suivis par cet apprenant. Vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.), et filtrer par module ou par session. | ||
= Finance = | = Finance = | ||
Visualisez la liste des factures émises pour cet apprenant, si c’est lui le financeur. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes. | |||
Visualisez | == Ajouter une facture == | ||
Créez vos factures d'acompte, de formation ou hors formation. | Cet onglet reprend toutes les factures émises pour cet apprenant (financements personnels), ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de dossiers ou des factures hors formation professionnelle (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture. | ||
'''Plus d'infos sur ->'''[[Bibliotheque#Facture| <span style="color: blue"><big><u>Factures</u></big>]] | |||
== Réglement == | == Réglement == | ||
Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures. | Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures. | ||
= | == Relance == | ||
Créez | Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour cet apprenant. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance. | ||
= Contacts = | |||
Créez d’autres contacts en lien avec cet apprenant. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cet apprenant, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs. | |||
= Archives = | = Archives = | ||
Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS. | |||
Les mails et les SMS adressés à l'apprenant sont archivés automatiquement. | |||
= Qualité = | = Qualité = | ||
Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant. | |||
Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…). | |||
Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données. | |||
Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut. | Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut. | ||
= Pédagogie = | = Pédagogie = | ||
== Compétences == | == Compétences == | ||
Visualisez et complétez les compétences sur les sessions | Visualisez et complétez les compétences obtenues sur les sessions suivies par cet apprenant. | ||
== Notes pédagogiques == | == Notes pédagogiques == | ||
'''Une note pédagogique est un contenu saisi par un intervenant depuis son Intranet ou un utilisateur depuis l’application. Cette note concerne le suivi pédagogique de cet apprenant (point intermédiaire, évaluation orale, difficultés rencontrées…). La note est rattachée à une session de formation.''' | |||
== Certificats == | == Certificats == | ||
Un certificat est une validation « officielle » de votre formation (titre professionnel, titre RNCP, diplôme d’état…). | |||
Cette fonction va vous permettre de valider le résultat obtenu aux épreuves finales de cet apprenant, et de générer un numéro unique. Vous pourrez ensuite éditer le certificat, diplôme ou parchemin. | |||
Il faut au préalable avoir modélisé le format de numérotation de votre certificat (Configuration / Catalogue / Certificats) et avoir affecté ce certificat sur le programme de formation concerné (Catalogue / Éditer un programme / Pédagogie / Certificats et diplômes). | |||
Dernière version du 5 septembre 2025 à 08:59
Découvrez le menu apprenants, ce que vous allez pouvoir visualiser et ce que vous allez pouvoir réaliser comme opérations dans une fiche apprenant.
Vue générale
À quoi ça sert ?
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Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments |
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Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants. |
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Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant. |
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Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…). |
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Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet. |
Fiche d'un apprenant
Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…).
Détail d'une fiche
Infos
Photo
Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur.
Personnes Situation de handicap
🔗 Accédez directement à la page dédiée pour tout savoir sur la fonctionnalité de ce menu : Handicap Apprenant
Anonymiser la fiche
Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet). Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.
Comptabilité
Déterminez vos règles de comptabilité et d’accords commerciaux avec cet apprenant.
Sélectionner un compte
Affectez un compte comptable à cet apprenant. Les comptes sont à créer dans Configuration / Comptes comptables. Vous pouvez aussi automatiser la création des comptes dans Configuration / Finance / Automatisation des comptes comptables.
Créer un compte
Cette fonction va vous permettre, si vous n’êtes pas en création automatique des comptes comptables, de créer un compte pour cet apprenant.
Conditions particulières
Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).
Autres détails
Utilisateur
Vous pouvez affecter la gestion de cet apprenant à l'un des utilisateurs de votre organisation. La liste des apprenants sera filtrée par défaut sur l'utilisateur connecté. Pour activer cette fonction, rendez-vous dans Configuration / Initialisation des fonctions / Administrateur / Initialisation des fonctions / Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur.
Sectorisation
Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord.
Statut
Le statut est l’état commercial de votre apprenant. Vous pouvez sélectionner manuellement et faire évoluer le statut. Le statut est également automatisé et évolue suivant ces règles : - Création de la fiche : Suspect - 1er devis créé : prospect - 1er dossier créé : Client
Analytique
Si vous utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez affecter un code analytique sur cet apprenant. Vous pouvez modéliser vos codes analytiques dans Configuration / Finance / Codes analytiques. Ces codes seront repris à l’édition de vos tableaux de bord de pilotage.
Commentaires et autres infos
Champ personnalisé
Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.
Accès Extranet
Ouvrez à cet apprenant un accès à l’extranet apprenants. Vos apprenants vont pouvoir retrouver dans leur extranet toutes les informations concernant leurs formations suivies, votre calendrier de formation… Vous allez pouvoir déposer des documents pour mise à disposition dans l’extranet. Ils vont également pouvoir effectuer des demandes de devis, des remarques ou réclamations… Pour activer un accès, activez le bouton ACTIVER L'ACCÈS À L'EXTRANET, sélectionnez votre société de rattachement (uniquement avec l’option multi-sociétés), et validez. Vos destinataires vont recevoir automatiquement un email avec leurs identifiants de connexion (ce mail est personnalisable dans Configuration / Mails). Ils seront également notifiés par mail de tout nouveau document déposé.
En voir plus en cliquant sur le lien suivant : Extranet
Accueil
Infos du jour
3 types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant :
"Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le".
Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.
Solde
Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.
Rappels
Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant.
Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.
Rappels à traiter :
- Notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation
- Devis dont vous attendez une réponse
- Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier
- Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation
- Formations terminées non facturées
- Factures en brouillon qu’il faut valider
- Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant
- Modules de formation dont la présence est à contrôler
Suivi & Relation
Notes
Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations, apprenants et gérer le suivi de votre session.
Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis
SMS programmés
Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)
Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés
Mails programmés
Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).
Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés
Devis
Visualisez les devis générés pour cette ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer des devis depuis ce sous-menu
Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis
Dossiers
Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.
Ajoutez un dossier
Société
Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.
Intitulé
Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
Champ personnalisé
Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.
Sessions
Le menu Sessions reprend l’ensemble des formations dans lesquelles votre apprenant a été inscrit définitivement, que ce soit en financement personnel ou via une organisation. Une session est l’un de vos programmes de formation mis en œuvre de date à date.
Ajoutez une session
Choix du dossier
L’application vous demande de sélection un dossier ou d’en créer un nouveau. Un dossier est une pochette administrative qui va vous permettre de contractualiser avec l’apprenant, envoyer des documents, et suivre ses inscriptions jusqu’à la facturation du dossier. Si vus souhaitez utiliser un même dossier pour plusieurs inscriptions, créez le une 1ere fois et retrouvez le dans la liste pour l’inscription sur une 2ème session. Sinon, créez un nouveau dossier pour chaque inscription.
BPF
Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.
Informations
Entrée différée et/ou Sortie anticipée
Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.
Détails
Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).
Planning
Visualisez le planning des sessions et de l’ensemble des modules suivis par cet apprenant. Vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.), et filtrer par module ou par session.
Finance
Visualisez la liste des factures émises pour cet apprenant, si c’est lui le financeur. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.
Ajouter une facture
Cet onglet reprend toutes les factures émises pour cet apprenant (financements personnels), ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de dossiers ou des factures hors formation professionnelle (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.
Plus d'infos sur -> Factures
Réglement
Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures.
Relance
Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour cet apprenant. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.
Contacts
Créez d’autres contacts en lien avec cet apprenant. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cet apprenant, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.
Archives
Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.
Les mails et les SMS adressés à l'apprenant sont archivés automatiquement.
Qualité
Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant. Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…). Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données. Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut.
Pédagogie
Compétences
Visualisez et complétez les compétences obtenues sur les sessions suivies par cet apprenant.
Notes pédagogiques
Une note pédagogique est un contenu saisi par un intervenant depuis son Intranet ou un utilisateur depuis l’application. Cette note concerne le suivi pédagogique de cet apprenant (point intermédiaire, évaluation orale, difficultés rencontrées…). La note est rattachée à une session de formation.
Certificats
Un certificat est une validation « officielle » de votre formation (titre professionnel, titre RNCP, diplôme d’état…). Cette fonction va vous permettre de valider le résultat obtenu aux épreuves finales de cet apprenant, et de générer un numéro unique. Vous pourrez ensuite éditer le certificat, diplôme ou parchemin. Il faut au préalable avoir modélisé le format de numérotation de votre certificat (Configuration / Catalogue / Certificats) et avoir affecté ce certificat sur le programme de formation concerné (Catalogue / Éditer un programme / Pédagogie / Certificats et diplômes).