Organisations

Découvrez le menu organisations, ce que vous allez pouvoir visualiser et ce que vous allez pouvoir réaliser comme opérations dans une fiche organisation. Apprenez à créer une organisation.

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'organisations en cochant ou décochant les éléments.
	Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’organisations.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre organisation.
	Accédez à la fiche d'une organisation pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…)
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet. Si votre organisation est un Travailleur Non Salarié, pour pourrez également dupliquer ses information personnelle pour créer une fiche apprenant.

Fiche d'une organisation

Accédez à la fiche d'une organisation pour visualiser le détail de cette organisation. Une organisation est une personne morale, cliente ou financeur externe (OPCO, Pôle Emploi…). Vous pouvez saisir des informations sur la fiche, et réaliser des opérations (créer un devis, un dossier, envoyer un mail, un SMS…).

Détail d'une fiche

Infos

Type d'organisation

Déterminez quel est le type d’organisation : un client (personne morale) donneur d’ordre ou un financeur externe (OPCO, Conseil Régional, Pôle Emploi…).

Facturation

En sélectionnant « Utiliser une autre adresse pour la facturation », toutes les factures émises pour cette organisation seront aux coordonnées saisies. Les autres éléments (devis, dossiers…) resteront au nom de l’organisation.

OPCO

Sélectionnez dans la liste l’OPCO ou le financeur habituel de rattachement de cette organisation. Si vous êtes habituellement en subrogation de paiement, activez le bouton. Ces informations sont uniquement à titre informatif.

Comptabilité

Déterminez vos règles de comptabilité et d’accords commerciaux avec cette organisation.

Sélectionner un compte

Affectez un compte comptable à cette organisation. Les comptes sont à créer dans Configuration / Comptes comptables. Vous pouvez aussi automatiser la création des comptes dans Configuration / Finance / Automatisation des comptes comptables.

Créer un compte

Cette fonction va vous permettre, si vous n’êtes pas en création automatique des comptes comptables, de créer un compte pour cette organisation.

Conditions particulières

Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cette organisation. Ces règles seront appliquées pour cette organisation à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).

Utilisateur

Vous pouvez affecter la gestion de cette organisation à l'un des utilisateurs de votre organisation. La liste des organisations sera filtrée par défaut sur l'utilisateur connecté. Pour activer cette fonction, rendez-vous dans Configuration / Initialisation des fonctions / Administrateur / Initialisation des fonctions / Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur.

Autres infos

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cette organisation. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Accès Extranet

Ouvrez à cette organisation un accès à l’extranet clients. Vos clients vont pouvoir retrouver dans leur extranet toutes les informations concernant leurs dossiers, les formations suivies par leurs collaborateurs, votre calendrier de formation… Vous allez pouvoir déposer des documents pour mise à disposition dans l’extranet. Ils vont également pouvoir effectuer des demandes de devis, des remarques ou réclamations… Pour activer un accès, activez le bouton ACTIVER L'ACCÈS À L'EXTRANET, sélectionnez votre société de rattachement (uniquement avec l’option multi-sociétés), et validez. Vos destinataires vont recevoir automatiquement un email avec leurs identifiants de connexion (ce mail est personnalisable dans Configuration / Mails). Ils seront également notifiés par mail de tout nouveau document déposé.

En voir plus en cliquant sur le lien suivant: Extranet

Accueil

Infos du jour

3 types de messages sont affichés concernant les dossiers suivies par cette organisation :

"Dossier en cours", ou "Prochain dossier", ou "Dernier dossier"

Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.

Solde

Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.

Rappels

Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre organisation.

Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.

- Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation

- Devis dont vous attendez une réponse

- Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier

- Dossiers en attente de signature

- Formations qui vont démarrer et pour lesquelles les apprenants n’ont pas encore reçu leur convocation

- Formations terminées non facturées

- Factures en brouillon qu’il faut valider

- Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant

Suivi & Relation

Notes

Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations, apprenants et gérer le suivi de votre session.

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)

Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés

Devis

Visualisez les devis générés pour cette ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation. Vous avez la possibilité de créer des devis depuis ce sous-menu

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis

Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre organisation (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les apprenants formés, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Ajoutez un dossier

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Contacts

Créez d’autres contacts en lien avec cette organisation. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cette organisation, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Référents organisation

🔗 Accédez directement à la page dédiée pour tout savoir sur la fonctionnalité de ce menu : Référent Organisation

Finance

Visualisez la liste des factures émises pour cette organisation. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.

Facture

Cet onglet reprend toutes les factures émises pour cette organisation, ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de dossiers ou des factures hors formation professionnelle (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.

Plus d'infos sur -> Factures

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder vos factures.

Relance

Contrôlez et générez des relances de vos factures impayées pour cette organisation. En cliquant sur Ajouter une relance, l’application vous proposera, par niveau de relance, toutes les factures en souffrance. Sélectionnez vos factures et générez vos courriers de relance.

Archives

Quand vous éditez documents pour cette organisation, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.

Qualité

Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant. Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…). Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données.