Sessions

Découvrez le menu sessions de formation (ou actions de formation), ce que vous allez pouvoir visualiser et ce que vous allez pouvoir réaliser comme opérations dans une fiche session.

Quoi de neuf chez Formdev?

Session Blended Learning

Vue générale

À quoi ça sert ?

Tableau détaillé des pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de sessions en cochant ou décochant les éléments
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche
	Filtre par défaut qui affiche vos sessions en cours et à venir
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre session.
	Accédez à la fiche d'une session pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme changer l'état de la session, générer le programme et le planning, générer la fiche des apprenants en format Excel, dupliquer ou supprimer la session

Tableau détaillé des différentes colonnes

	Intitulé de votre session
	Filtrer le type de session
	Filtrer par date. 1. Modifier l'ordre d'affichage 2. Vous disposez de différents filtres de recherches pour la période. Plage de dates Supérieur ou égal Inférieur ou égal Date exacte.
	Affiche le nombre d'apprenants inscrit dans la session sur le nombre total paramétré lors de la création de celle-ci.
	Affiche le nombre de devis réalisés pour cette session
	Affiche le nombre d'apprenants qui ont été typés en pré réservation lors de la création d'un devis et que celui-ci est à l'étape "En Négociation"
	Affiche le nombre d'apprenants qui ont été typés en liste d'attente lors de la création d'un devis et que celui-ci est à l'étape "En Négociation"
	Affiche tous les dossiers qui ne sont pas cochés comme retourné
	Affiche le nombre d'apprenants qui n'ont pas eu de document typé convocation d'édité.
	Affiche le CA facturé sur le CA total de la session
	Affiche l'état de la session À venir En cours Terminé Clôturé
	Affiche le lieu paramétré dans la fiche de la session
	Affiche le code analytique paramétré dans la fiche de la session
	Affiche la liste des utilisateurs Form-dev qui peuvent accéder à cette session. Celle-ci se paramètre dans la fiche de la session
Affiche le Champ Perso 1. Le paramétrage se fait dans une fiche de champ personnalisé en cochant "Affiché dans liste (1)"
Affiche le Champ Perso 2. Le paramétrage se fait dans une fiche de champ personnalisé en cochant "Affiché dans liste (2)"

Formulaire d'une session

Votre page est découpée en trois parties, sur la gauche se trouve la fiche d'informations, elle regroupe toutes les informations qui ont été saisies lors de la création de la session.

Détail d'une fiche

Société

Si vous gérez plusieurs sociétés ou agences dans l’application, sélectionnez celle qui va organiser cette formation.

Programme

Sélectionnez dans votre banque de programmes le programme que vous souhaitez mettre en œuvre dans le cadre de cette création.

Mode d'organisation

Le choix du mode d’organisation va vous permettre de créer une session de formation adaptée au mode choisi. Chaque mode a été étudié pour être optimisé en fonction des particularités du mode (ex : inter-centre pour des inscriptions apprenant par apprenant sur vos sessions programmées, intra-entreprise pour un seul client…).

Mode de session

L'activation d'une session en tout ou partie à distance permet d'alimenter la rubrique de votre bilan pédagogique et financier, cadre F1.

Déploiement

En activant ce bouton, vous allez diffuser les informations de cette session (intitulé, dates de formation) sur les extranets de vos organisations et apprenants, ainsi que sur votre site catalogue formation (si option souscrite). Vos lecteurs pourront télécharger le programme et effectuer des demandes de devis.

Désignation

Intitulé

L’intitulé est le nom que vous allez donner à cette session. L’objectif est de pouvoir retrouver le plus rapidement possible votre session dans les moteurs de recherche, en saisissant des mots clés inclus dans cet intitulé.

Vous pouvez créer une automatisation de création de cet intitulé

Plus d'infos sur -> Configuration Numérotation automatique

Référence

Indiquez, si besoin, une référence complémentaire à votre session de formation. Ces informations pourront être reprises sur les documents que vous envoyez à vos destinataires.

Analytique

Si vous utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez affecter un code analytique sur cette session. Vous pouvez modéliser vos codes analytiques dans Configuration / Finance / Codes analytiques. Ces codes seront repris à l’édition de vos tableaux de bord de pilotage.

Dates & Lieux

Date de début et date de fin

Indiquez la date du 1er jour et du dernier jour de cette session, même s’il y a des interruptions dans cette amplitude. C’est votre agenda de formation qui précisera les dates réelles de formation dans cette plage de dates.

Adresse principale

Saisissez le lieu ou va se dérouler la formation. Vous pouvez aussi créer une base de données de lieux

Plus d'infos sur -> Configuration Lieux de formation

Cette adresse sera reprise notamment sur vos convocations. Pour les formations à distance, vous pouvez coller le lien de la salle virtuelle ou noter « Formation à distance ».

Adresse secondaire

Cette adresse est un autre lieu ou va se dérouler la formation en plus du lieu principal (ex : formation pratique en atelier à telle adresse).

Lieu (site Web catalogue formation)

C’est un lieu « court » qui sera affiché sur votre site web catalogue (si option souscrite). Il est en effet peu important de noter une adresse complète sur votre site (notez par ex : Paris, Formation à distance).

Horaires

Affiche les horaires spécifiques du programme sinon ce sont les horaires de la société par défaut.

Informations

Nombre d'heures et Nombre de jours

Le nombre d’heures et de jours affiché est la durée habituelle de formation que vous avez indiquée sur votre programme de formation. Vous avez la possibilité, si la durée pour cette session est différente (adaptation pédagogique pour le même contenu par ex), de la modifier.

Nombre de places

C’est le nombre maximum de personnes que vous pourrez inscrire. Ce nombre a été saisi sur votre programme de formation. Vous pouvez pour cette session augmenter ou diminuer ce nombre de places. En cas de dépassement, vous serez alerté par l’application. Si vous le souhaitez, vous pourrez tout de même forcer des inscriptions en surbooking.

CA Global de la formation

Uniquement pour les types de sessions: Intra, Sous-traitance

Affichage du nombre de places sur les plateformes externes

Cette option va vous permettre d’afficher en temps réel le nombre de places disponibles sur vos plateformes externes (extranets et site web catalogue formation). Quand votre session sera complète, elle disparaitra automatiquement des plateformes.

Les infos

Sur la partie droite se trouve le résumé des diverses informations et indicateurs

Informations générales

Ce contenu vous informe des éléments principaux de la session.

Détails des informations générales

	Nom du programme rattaché à cette session
	Nom de l'utilisateur Form-dev qui gère cette session
	Mode de session
	Date de début et de fin de la session
	Affiche le nombre d'heures planifiées sur le nombre d'heures total de la session
	Affiche le nombre d'apprenants inscrit à la session.
	Nom de la société (si vous êtes en option multi-société)
	Affiche le nombre d'intervenants inscrit à la session.

Infos du jour

En fonction de l’avancée de formation, l’application vous informe des éléments marquants de cette session.

Détails de informations du jour

	Etat de la session
	Affiche les rappels planifiés depuis Configuration Numérotation automatique
	Cela vous informe que vous n'avez pas affecté d'intervenant sur la session
	Cela vous informe qu'il reste des heures à planifier sur la session.

À traiter

Ce contenu vous permet de connaître l’ensemble des tâches à traiter ou saisir pour cette session, afin que la partie commerciale, administrative, pédagogique, soit conforme.

Personnaliser

Le principe de fonctionnement :

• Votre page d’accueil affichera les indicateurs que vous souhaitez mettre en avant.
• Vous pouvez choisir dans une bibliothèque vos indicateurs préférés.
• Disposez vos indicateurs à l’endroit ou vous le souhaitez dans votre page d’accueil.

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Personnaliser ses pages d'accueil

Suivi & Relation

Notes

Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations, apprenants et gérer le suivi de votre session.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement (ex: rappel d'un démarrage de formation)

Plus d'infos sur -> Bibliothèque SMS programmés

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Mails programmés

Opportunités

Une opportunité est une intention d’un de vos clients ou prospects de suivre cette session de formation. Cette opportunité est créée depuis la fiche de l’organisation ou l’apprenant, ou directement depuis la session en cliquant sur Ajouter une Opportunité. Vous pouvez générer et envoyer un devis directement depuis la session de formation. Si vous changez d’état l’opportunité en gagné, l’application créera automatiquement le dossier d’inscription.

Plus d'infos sur -> Bibliothèque Devis

Participants

Ce sont tous les participants qui sont inscrits dans cette session. C’est-à-dire qu’il y a eu un engagement de votre cocontractant, donc un dossier de créé.

Envoi en masse de création de comptes extranet

Il est maintenant possible d’ouvrir des comptes extranet en masse depuis une session de formation.

Fonctionnement :

Le statut Extranet est maintenant affiché sur la liste des participants d’une session. Il est possible d’ouvrir en masse des accès extranet à l’ensemble d’une liste de participants. Comment créer en masse :

Sur une session, cliquez sur participants. Sélectionnez une liste de participants. Sélectionnez des participants ou tous les participants. Cliquez sur Action en masse. Sélectionnez Créer un accès extranet. Envoyez les mails pour que vos apprenants reçoivent leurs codes de connexion.

Ajouter un apprenant

Apprenez à inscrire des participants dans une session de formation, soit directement suite à une commande ferme, soit à la transformation d'un devis gagné.

Apprenant

Ajouter un participant va vous permettre d’inscrire un nouvel apprenant directement dans cette session (sans être obligé de faire un devis). Suivez les étapes pour inscrire votre participant.

Dossier

Un dossier est une pochette administrative comprenant : - Le participant - Le donneur d’ordre Ce dossier va donc rattacher le participant au contractant (une organisation ou lui-même dans le cadre d’un financement personnel). Il sera automatiquement créé et se retrouvera dans le menu dossier. Il vous permettra de suivre administrativement cette inscription, de l’édition des documents contractuels jusqu’à sa facturation. Vous pouvez créer un nouveau dossier pour l’inscription de cet apprenant, ou sélectionner un dossier déjà créé pour y rattacher ce participant. Cela peut s’avérer utile si un donneur d’ordre vous commande l’inscription de plusieurs apprenants dans une ou plusieurs sessions de formation, et que vous souhaitez tout regrouper sur un même dossier. L’application compilera tous les participants sur ce dossier, et éditera une convention unique avec toutes les inscriptions de ce dossier. Vous pourrez également facturer en une fois l’ensemble des participants de ce dossier.

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Intervenants

Liste des intervenants

Retrouvez ici la liste des intervenants affectés à cette session

Modifier ou Ajouter un intervenant

Responsable de formation

Cette option vous permet de déterminer le responsable pédagogique de cette session. Cette information pourra être reprise dans vos documents (ex : pour une formation avec plusieurs intervenants, vous indiquez sur la convocation quel est le responsable pédagogique de cette session).

Coût intervenant

Si votre intervenant est extérieur à votre organisme de formation, indiquez le coût qu’il va vous facturer pour cette session. Ce coût sera repris à l’édition de votre contrat de mission ou de votre contrat de sous-traitance, et sera déduit de votre marge.

Lien agenda

Le lien agenda va permettre à votre intervenant, lors de l’envoi de ses documents, d’intégrer en cliquant sur ce lien l’ensemble des modules de formation sur son propre agenda personnel.

Communiquez avec vos intervenants

Préparez la pochette des documents administratifs liés à une session de formation et envoyez les documents à vos intervenants (ordre de mission, contrat de sous-traitance, feuilles d'émargement...).

Agenda

L’agenda de formation est le calendrier réel de réalisation de vos modules (dates, horaires) dans la plage de dates de votre session de formation.

Un module d’agenda comprend :

- Un ou des intervenants,

- Une ou des ressources matérielles,

- Des participants.

Pour créer votre agenda, cliquez sur Planifier, choisissez votre module de formation et glissez-le. Vous pouvez aussi cliquer glisser votre souris directement dans le calendrier. Une fois le module créé, vous pourrez affecter les ressources en cliquant sur le pictogramme d’affectation (en haut à gauche du module). Il est possible de faire de l’affectation en masse en sélection plusieurs modules. Les … à gauche d’un module permettent d’en afficher le détail, et vous propose des options de répétition, duplication…

Il en découlera :

- L’édition des plannings pour vos intervenants et apprenants,

- L’édition au réel des créneaux de formation pour l’édition de vos feuilles d’émargement ou l’envoi des modules dans l’applicatif de signatures électroniques (si option souscrite),

- L’alimentation de votre Bilan Pédagogique et financier.

Votre agenda doit comporter le même nombre d’heures cumulé que le nombre d’heures prévues dans votre session de formation.

Affichage

Visualisez le planning de la session grâce à 4 modes d'affichage différents mensuel, hebdomadaire, journalier ou sous forme de liste.

Les pictogrammes

	Liste des modules de la session
	Passez en mode affectation pour attribuer des intervenants, des ressources, des stagiaires au module. Vous pouvez sélectionner plusieurs modules afin d'affecter en une seule fois
	Visualisez le nombre d'intervenants dans le module, s'il n'y en a pas d'affecter le pictogramme sera de couleur rouge
	Visualisez le nombre de ressources matérielles affectées à ce module
	Visualisez le nombre d'apprenants affectés à ce module sur le nombre total d'apprenants de la session
	Visualisez le nombre d'heures total de la session

Le mode FILTRER

Suivant le mode d'affichage choisi, vous aurez une vue au mois, à la semaine ou à la journée.

Vous pouvez aussi filtrer par modules, intervenants, ressources matérielles, et par apprenants.

Le mode AFFECTER

1: Intervenants

Une fois le ou les modules sélectionnés (bouton en haut à gauche des modules), vous allez pouvoir affecter le ou les intervenants qui vont animer ce(s) module(s). Cochez dans la liste vos intervenants dans la liste, puis enregistrez. Les intervenants affichés en 1er sont ceux qui avaient au préalable étés affectés dans le menu Intervenants.

2: Ressources matérielles

Une fois le ou les modules sélectionnés (bouton en haut à gauche des modules), vous allez pouvoir affecter le ou ressources matérielles mobilisées pour ce module. Cochez dans la liste les ressources, puis enregistrez. Des filtres par famille de ressource ou par mot clé vont vous permettre rapidement de le retrouver. L’affectation des ressources à plusieurs objectifs : - Contrôler les conflits (ex : vous affectez une salle alors qu’elle est déjà prise pour une autre formation), - Informer les intervenants et apprenants des ressources mobilisées, - Calculer votre marge bénéficiaire L’affectation des ressources n’a aucune incidence obligatoire dans l’application (financière, BPF…).

3: Apprenants

Ce sont les apprenants qui sont affectés à ce module de formation. En fonction du mode de session choisi, ils sont affectés par défaut (inter, intra), ou à affecter manuellement (parcours individuels). La liste est filtrée en fonction des entrées différées ou sorties anticipées de vos apprenants. Vous pouvez sur tout mode d’organisation de votre session désélectionner des apprenants, dans un objectif de parcours individualisé (ex : un apprenant ne suis que quelques modules sur une session).

Le mode PLANIFIER

Afficher tous les modules

Par défaut, seuls les modules affectés sont affichés. Si vous souhaitez ajouter à votre agenda un autre module, cliquez sur le bouton Afficher tous les modules.

Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Ajoutez un dossier

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Présences

Validez les présences et absences de vos apprenants à vos sessions de formation.

Voir le détail des émargements

Ce menu reprend tous les modules de votre agenda de formation pour cette session. Il vous permet de piloter la présence de vos participants à cette formation. Vous allez pouvoir valider les présences et les absences. En mode de gestion électronique des émargements, ces opérations sont automatiques (si option souscrite).

Détail d'un module d'agenda

Action de masse

En cochant cette case vous allez pouvoir réaliser une action de masse

Marquer comme présents

En cliquant sur cette fonctionnalité, vous allez indiquer que tous les apprenants ont été présents au module de formation.

Passer en présent ou absent tous les participants de ce module

Emarger le(s) participant(s) va affecter le nombre d'heures de présence prévu du module à toute la liste des participants à ce module. Cette fonctionnalité est aussi disponible en action de masse.

Options

Voir le détail des émargements

En cliquant sur cette fonctionnalité vous entrez dans le détail du module d'agenda.

Passer en présent ou absent tous les participants

En cliquant sur l'une de ces 2 fonctionnalités vous réaliserez une action de masse sur le module

Procédure automatisées

Faites signer vos apprenants électroniquement . Récupérez automatiquement les heures de présence et les signatures. Editez vos feuilles d'émargement signées.

Finance

Cette rubrique regroupe toutes les charges affectées pour cette session ; charges humaines, matérielles, et diverses. Une charge diverse est une charge exceptionnelle liée à cette session (ex : location d’une salle uniquement).

Factures

Facturation en masse d'une session de formation

🔗 Accédez directement à la page dédiée pour tout savoir sur les fonctionnalités de ce menu : Facturation en masse

Charges ressources matérielles

Affiche le coût des charges des ressources matérielles lorsque celles-ci sont affectées à l'agenda

Charges intervenants

Affiche le coût des charges de l'intervenant lorsque celui-ci est affecté à l'agenda

Pédagogie

Notes pédagogiques

Cette rubrique va vous permettre de saisir des notes pédagogiques sur la formation des apprenants, ou toute information que vous souhaitez diffuser à vos intervenants. Vos intervenants pourront visualiser ces notes depuis leur intranet (si option souscrite). Vous pourrez également visualiser toutes les notes pédagogiques saisies par vos intervenants depuis leur intranet.

Évaluations des compétences

Validez les compétences de vos apprenants à vos évaluations finales (succès, échec, acquis….). Envoyez leurs leur attestation de compétence qui reprendra le nombre d'heures réalisées, les objectifs de formation et la validation des compétences.

Cette fonctionnalité vous permet, au fil de votre formation, de capitaliser le résultat des évaluations réalisées par vos stagiaires. Une compétence à évaluer est constituée d’un intitulé, d’un résultat d’évaluation sous forme de texte ou de note et éventuellement une appréciation. Ensuite, une validation définitive de la formation, ainsi qu’une appréciation générale, peut être saisie. Ces saisies se font depuis l’application ou l’intranet des intervenants (si option souscrite). Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes. Découvrez comment créer et affecter vos compétences

Créer des catégories et des compétences pour vos apprenants

Ajouter des compétences apprenant sur un programme

Certificats

Un certificat est une validation « officielle » de votre formation (titre professionnel, titre RNCP, diplôme d’état…). Cette fonction va vous permettre de valider le résultat obtenu aux épreuves finales de cet apprenant, et de générer un numéro unique. Vous pourrez ensuite éditer le certificat, diplôme ou parchemin. Il faut au préalable avoir modélisé le format de numérotation de votre certificat (Configuration / Catalogue / Certificats) et avoir affecté ce certificat sur le programme de formation concerné (Catalogue / Éditer un programme / Pédagogie / Certificats et diplômes).

Qualité

Ce menu affiche l'état de toutes les campagnes questionnaires créé dans le cadre de cette session de formation.

	L'envoi du questionnaire est programmé
	Le questionnaire est envoyé mais non répondu
	Le questionnaire est envoyé et répondu

Les pictogrammes

1: Modifier

Dans ce mode, vous pouvez changer l'intitulé du questionnaire.

2: Prévisualiser

1: Voir les réponses

Consulter les réponses de ce participant

2: Envoyer le questionnaire

S'il n'y a pas de programmation d'envoi ou si vous souhaitez envoyer le questionnaire directement vous en avez la possibilité.

3: Accéder au questionnaire

Vous avez la possibilité d'accéder au questionnaire du participant et de le remplir.

4: Générer la synthèse du questionnaire

Éditer un fichier PDF des réponses du participant.

3: Générer la synthèse

Générer une synthèse de l'ensemble des réponses des participants

4: Plus d'options

Vous retrouverez les 3 options possibles ci-dessus plus l'envoi par mail avec le choix d'un ou plusieurs participants

Ajouter une campagne de questionnaire

En plus des questionnaires qui sont automatiquement créés sur ce programme de formation Ajout de questionnaire dans un programme.

Vous pouvez ajouter pour cette session d’autres questionnaires.

1: Programmation de l'envoi par mail du questionnaire

Si c'est coché: C'est la programmation de l'envoi faite depuis le menu Configuration. Cet envoi ce fait apprenant par apprenant en tenant compte des sorties anticipées.

Si ce n'est pas coché: il n'y aura pas d'envoi automatisé.

2: Définir une date d'envoi spécifique

Cette date d'envoi sera appliquée à tous les destinataires. En définissant une date d'envoi spécifique, vous choisissez de vous affranchir des règles d'automatisation définies par le modèle de questionnaire.

3: N'envoyer ce questionnaire que si l'apprenant a été à la formation

Le questionnaire ne s'enverra qu'aux participants pour qui la présence aura été saisie.

Archives

Quand vous éditez documents pour cette session, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.