Mails automatisés

✅ Avantages de ces automatisations

📌 Bénéfices	💬 Description
⏱️ Gain de temps	Réduction des envois manuels répétitifs
📣 Meilleure communication	Relances et suivi garantis
🛡️ Respect des obligations qualité	Renforcement de la traçabilité (ex. QUALIOPI)
🌟 Expérience apprenant optimisée	Suivi régulier, espaces extranet activés

📧 Création et automatisation de mails

Emails depuis une session de formation

Vous pouvez à présent créer des modèles de mails transactionnels qui pourront être envoyés à l’unité ou en masse depuis une session de formation.

Fonctionnement :

Rendez-vous dans Configuration / Modèles / Mails.

Ajoutez un modèle de mail.

Destinataire : Participant.

Créez votre modèle de mail.

Envoi des emails :

Dans une session, vous aurez accès à vos modèles en face d’un participant ou en masse sur une sélection de participants.

Créez vos propres modèles de mails, intégrez des champs automatiques, et envoyez-les à vos :

• 🏢 Organisations
• 👨‍🎓 Apprenants
• 👩‍🏫 Intervenants

Envoyez-les :

• Manuellement, quand vous en avez besoin
• Ou automatiquement, selon des déclencheurs prédéfinis

Vous pouvez également automatiser les relances pour :

• 📑 Devis en négociation
• 📄 Convention ou contrat non retourné
• 📆 Rappel de convocation

✉️ Détail d’un mail

⚙️ Mail automatique

Cette option vous permet d’automatiser l’envoi du mail. Vous définissez l’événement déclencheur qui générera automatiquement l’envoi.

✅ Activer l'automatisation

• Automatisation activée : les campagnes seront planifiées automatiquement.
• Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues, et l’envoi devra être fait manuellement.

🔁 Déclencheur de l’envoi

Sélectionnez l’événement (ou l’action) qui déclenchera automatiquement l’envoi du mail : → Par exemple : création d’une session, validation d’un devis, échéance d’un document...

📎 Pièces jointes automatiques

Ajoutez des fichiers à générer et à joindre automatiquement au mail :

• Vous pouvez sélectionner plusieurs documents.
• Ces fichiers seront générés dynamiquement à l’envoi (ex. : devis, convention, contrat, convocation…).