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Version du 4 septembre 2023 à 14:22

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes
	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments
	Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant.
	Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…).
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet.

Fiche d'un apprenant

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…).

Détail d'une fiche

Infos

Photo

Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur.

Anonymiser la fiche

Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet). Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.

Conditions particulières

Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).

Utilisateur

Sectorisation

Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord.

Statut

Analytique

Commentaires et autres informations

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Compte comptable

Sélectionner un compte

Créer un nouveau compte

Accueil

Infos du jour

3 types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant : "Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le". Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.

Solde

Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.

Rappels

Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant. Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter. - Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation - Devis dont vous attendez une réponse - Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier - Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation - Formations terminées non facturées - Factures en brouillon qu’il faut valider - Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant - Modules de formation dont la présence est à contrôler

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre apprenant. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : rappel de convocation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’un contrat de formation non retourné). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Devis

Créez vos devis à destination de vos apprenants (Ajouter un devis). Visualisez les devis générés pour cet apprenant ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre apprenant.

Détail d'un devis

Informations

Référence

Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

État

Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu). Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées. Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.

Ajoutez un programme

L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.

Ajoutez une session

L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).

Ajoutez un produit annexe

L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).

Dossier

Visualisez rapidement la liste de vos dossiers, vous allez pouvoir filtrer vos colonnes. Cliquez sur un dossier pour voir le détail de celui-ci et modifiez le si besoin.

Ajoutez un dossier

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez les autres informations dans les champs que vous aurez au préalablement créés dans Configuration -> Champ personnalisé.

Session

Ajoutez une session

Visualisez les sessions de l'apprenant avec un affichage simple et clair du nombre d'heures, des dossiers retournés ou non et des différentes informations.

Choix du dossier

Le logiciel vous demande de choisir un dossier existant ou de créer un nouveau dossier pour contractualiser avec l'apprenant.

BPF

Typez le financeur en fonction du financement le plus important et choisissez pour quel compte cet apprenant sera formé. Pour le compte de l'organisme: formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant avec qui je sous-traite. Pour le compte d'un autre organisme: je suis le sous-traitant. Par un autre organisme: je demande à un autre organisme de former mon apprenant (celui-ci sera le sous-traitant).

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Précisez les dates de début et/ou de fin de session, cas où l'apprenant ne ferait pas la totalité de la session.

Détails

Ajoutez des détails, ceux-ci seront repris sur vos documents en y ajoutant les champs correspondants.

Planning

Visualisez le planning des sessions de l'apprenant, vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.) Filtrez par module ou par session

Finance

Facture

Visualisez l'ensemble des factures faites pour l'apprenant. Créez vos factures d'acompte, de formation ou hors formation.

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures.

Relance

Contact

Créez vos contacts, lors de l'envoi de document vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Qualité

Retrouvez la liste de tous les questionnaires, visualisez facilement le statut de ceux-ci.

Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut.

Envoyez le questionnaire en direct, celui-ci sera envoyé sans création de campagne de rappel à la différence d'une campagne d'envoi depuis la session.

Pédagogie

Compétences

Visualisez et complétez les compétences sur les sessions de l'apprenant, vous pourrez aussi éditer le bulletin de notes depuis ce menu.

Notes pédagogiques

Certificats

Si vous avez modélisé un certificat sur le programme de formation, vous pouvez valider la session, générer le numéro, éditer le document et vous aurez la possibilité de l'envoyer par mail, de l'archiver, de l'exporter sur l'extranet

@@ Ligne 7 : / Ligne 7 : @@
 |-
 |[[Fichier:picto_filtrer.png|alt=page de apprenants|vignette|center]]
-||Choisissez les colonnes à afficher sur votre vue généralecochant, cochant, décochant, les cases
+||Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments
 |+
 |[[Fichier:picto_criteres.png|alt=page de apprenants|vignette|center]]
-||Ajoutez vos propres critères de recherches sur une colonne
+||Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants.
 |+
 |[[Fichier:picto_apercu.png|alt=page de apprenants|vignette|center]]
-||Générez un aperçu des infos du jour et des rappels de l'apprenant
+||Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant.
 |+
 |[[Fichier:picto_modifier.png|alt=page de apprenants|vignette|center]]
-||Accédez à la fiche d'un apprenant et vous pourrez aussi faire d'éventuelles modifications
+||Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…).
 |+
 |[[Fichier:picto_option.png|alt=page de apprenants|vignette|center]]
-||Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ouvrir un accès Extranet
+||Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet.
 |}
 = Fiche d'un apprenant =
-Retrouvez ici toutes les informations personnelles de l'apprenant
+Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…).
 == Détail d'une fiche ==
 === Infos ===
 ==== Photo ====
+Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur.
 ==== Anonymiser la fiche ====
--	Effacement de la fiche stagiaire
+Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet).
--	Suppression des documents en GED
--	Suppression des événements
--	Suppression des codes Extranet
 Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.
 ==== Conditions particulières ====
+Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).
 ==== Utilisateur ====
 ==== Sectorisation ====
+Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord.
 ==== Statut ====
 ==== Analytique ====
 === Commentaires et autres informations ===
 ==== Champ personnalisé ====
+Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.
 === Compte comptable ===
@@ Ligne 54 : / Ligne 56 : @@
 = Accueil =
 == Infos du jour ==
-Vous verrez 3 types de message concernant la formation: '''Actuellement en formation''' ou '''Prochaine formation le''' ou '''Dernière formation le''' s'il n'y a pas d'autres sessions auxquelles il est ajouté.
+types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant : "Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le".
-Vous verrez aussi le prochain envoi de mail ou de sms.
+Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.
 == Solde ==
-Le solde correspond au total des factures à payer par l'apprenant.
+Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.
 == Rappels ==
-Vous verrez ici tous les rappels concernant l'apprenant:
+Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant. Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.
-Rappels à traiter cela correspond aux notes ajoutées sur l'apprenant
+-	Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation
-Les devis en négociation, les dossiers à contrôler et en attente de signature, les convocations à envoyer,  les formations à facturer, les factures en brouillon, les questionnaires à compléter, les heures de présence à contrôler.
+-	Devis dont vous attendez une réponse
+-	Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier
+-	Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation
+-	Formations terminées non facturées
+-	Factures en brouillon qu’il faut valider
+-	Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant
+-	Modules de formation dont la présence est à contrôler
 = Suivi & Relation =
 == Notes ==
-Créez votre liste de tâches à traiter comme (À faire, Appeler, ...) et y ajouter une date de rappel, celui-ci apparaîtra dans le menu notification.
+Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre apprenant. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications.
-=== Ajoutez une note ===
+Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.
-==== Type de note ====
-==== Utilisateurs concernés ====
 == SMS programmés ==
-Visualisez et modifiez la liste des envois de SMS.
+Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : rappel de convocation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS.
+Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.
 == Mails programmés ==
-Visualisez et modifiez la liste des envois de mails.
+Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’un contrat de formation non retourné). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires.
+Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.
 = Devis =
-Visualisez rapidement la liste des devis, vous allez pouvoir filtrer vos colonnes.
+Créez vos devis à destination de vos apprenants (Ajouter un devis).
-Cliquez sur un devis pour voir le détail de celui-ci et modifiez le si besoin.
+Visualisez les devis générés pour cet apprenant ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre apprenant.
 == Détail d'un devis ==
 === Informations ===
 ==== Référence ====
-Ajoutez une référence à votre devis celle-ci sera reprise en intitulé de devis et sur vos documents typé devis en ajoutant le champ de la référence.
+Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
 ==== État ====
-Changez l'état de votre devis qui par défaut est en négociation à la création.
+Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu).
-Si celui-ci passe en état autre qu'en négociation, les campagnes de relances automatisées seront annulées.
+Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées.
-Pour un devis d'une ou plusieurs sessions avec des apprenants, vous le passez en gagné, le logiciel vous proposera de créer le dossier, et d'ajouter les apprenants sur les sessions.
+Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.
 === Ajoutez un programme ===
-Ajoutez un programme de formation à votre devis. Ajustez les horaires, le nombre de jours de formation, la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou en pourcentage.
+L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.
-Envoyez le calendrier des sessions créées dans le logiciel.
 === Ajoutez une session ===
-Ajoutez une session de formation à votre devis. Ajustez les horaires, le nombre de jours de formation, la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou pourcentage.
+L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).
-Créez une entrée différée et/ou une sortie anticipée grâce au filtre de date. Vous avez aussi la possibilité de faire une pré-réservation.
-Différence entre Pré-réservation et Liste d'attente:
-Pré-réservation: Affichez la liste des apprenants ayant pré réservés dans une session où il y a encore de la place.
-Liste d'attente: Affichez la liste des apprenants dans une session où il n'y a plus de places libres.
 === Ajoutez un produit annexe ===
-Ajoutez un produit annexe à votre devis. Ajustez la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou pourcentage, vous avez la possibilité de changer le taux de TVA.
+L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).
 = Dossier =
@@ Ligne 111 : / Ligne 113 : @@
 == Ajoutez un dossier ==
+Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier).
+Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements.
+Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement.
+Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.
 === Société ===
-En formule '''INTÉGRAL''' "plusieurs sociétés/agences", choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec l'apprenant.
+Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.
 === Intitulé ===
-Modélisez votre intitulé. Celui-ci sera repris dans vos documents en ajoutant le champ correspondant.
+Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
 === Champ personnalisé ===
 Ajoutez les autres informations dans les champs que vous aurez au préalablement créés dans Configuration -> Champ personnalisé.

Version du 4 septembre 2023 à 14:22

Vue générale

À quoi ça sert ?

Fiche d'un apprenant

Détail d'une fiche

Infos

Photo

Anonymiser la fiche

Conditions particulières

Utilisateur

Sectorisation

Statut

Analytique

Commentaires et autres informations

Champ personnalisé

Compte comptable

Sélectionner un compte

Créer un nouveau compte

Accueil

Infos du jour

Solde

Rappels

Suivi & Relation

Notes

SMS programmés

Mails programmés

Devis

Détail d'un devis

Informations

Référence

État

Ajoutez un programme

Ajoutez une session

Ajoutez un produit annexe

Dossier

Ajoutez un dossier

Société

Intitulé

Champ personnalisé

Session

Ajoutez une session

Choix du dossier

BPF

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Détails

Planning

Finance

Facture

Réglement

Relance

Contact

Archives

Qualité

Pédagogie

Compétences

Notes pédagogiques

Certificats