« Configuration » : différence entre les versions
Aucun résumé des modifications |
Aucun résumé des modifications |
||
| Ligne 3 : | Ligne 3 : | ||
blablabla | |||
<youtube>y_dOfq1Pu5Y</youtube> | <youtube>y_dOfq1Pu5Y</youtube> | ||
| Ligne 15 : | Ligne 17 : | ||
=Administrateur= | |||
= Administrateur = | |||
[[Fichier:Configuration.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:Configuration.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme. | Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme. | ||
== Initialisation des fonctions == | ==Initialisation des fonctions == | ||
=== Paramètres d'initialisations des fonctions === | ===Paramètres d'initialisations des fonctions === | ||
==== Enregistrement automatique des documents en archive ==== | ====Enregistrement automatique des documents en archive==== | ||
Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition. | Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition. | ||
==== Gestion de la comptabilité clients ==== | ====Gestion de la comptabilité clients==== | ||
Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité. | Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité. | ||
==== Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur ==== | ====Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur==== | ||
Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS. | Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS. | ||
==== Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur ==== | ====Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur==== | ||
Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS | Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS | ||
==== Envoi automatique des mails ==== | ====Envoi automatique des mails==== | ||
Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails. | Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails. | ||
==== Gestion des compétences intervenants ==== | ====Gestion des compétences intervenants==== | ||
Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation. | Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation. | ||
==== Utilisation du plan comptable de la DREETS ==== | ====Utilisation du plan comptable de la DREETS==== | ||
En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables. | En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables. | ||
=== Délais === | ===Délais=== | ||
==== Nombre de jours par feuille d'émargement papier ==== | ====Nombre de jours par feuille d'émargement papier==== | ||
Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille. | Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille. | ||
| Ligne 55 : | Ligne 56 : | ||
''Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.'' | ''Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.'' | ||
==== RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation ==== | ====RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation==== | ||
Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation. | Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation. | ||
Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE. | Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE. | ||
=== Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil === | ===Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil=== | ||
==== Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail) ==== | ====Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage ''(widget Dossiers non signés)''. | Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage ''(widget Dossiers non signés)''. | ||
==== Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail) ==== | ====Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage ''(widget Dossiers à financer)''. | Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage ''(widget Dossiers à financer)''. | ||
==== Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants ==== | ====Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation ''(widget Apprenants à convoquer)''. | Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation ''(widget Apprenants à convoquer)''. | ||
==== Délai de rappel des formations à échéance ==== | ====Délai de rappel des formations à échéance==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer ''(Widget Apprenants à échéance de validité de formation)''. | Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer ''(Widget Apprenants à échéance de validité de formation)''. | ||
==== Délai de rappel des échéances sur les ressources ==== | ====Délai de rappel des échéances sur les ressources==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées ''(Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance)''. | Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées ''(Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance)''. | ||
=== Génération automatique de l'édition des programmes de formation === | ===Génération automatique de l'édition des programmes de formation=== | ||
Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation. | Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation. | ||
== Clôturer le logiciel == | ==Clôturer le logiciel== | ||
[[Fichier:Clôture.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:Clôture.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
====Clôture périodique==== | |||
==== Clôture périodique ==== | |||
Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant le logiciel comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an. | Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant le logiciel comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an. | ||
| Ligne 98 : | Ligne 98 : | ||
Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022. | Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022. | ||
= Sociétés = | =Sociétés= | ||
[[Fichier:societé.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:societé.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s). | Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s). | ||
| Ligne 108 : | Ligne 108 : | ||
< | <br> | ||
== Ajout d'une société == | ==Ajout d'une société == | ||
=== Dénomination === | ===Dénomination=== | ||
[[Fichier:dénomination.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:dénomination.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Nom commercial de la société ==== | ====Nom commercial de la société==== | ||
Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris. | Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris. | ||
==== Nom interne de la société ==== | ==== Nom interne de la société==== | ||
Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations | Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations | ||
=== Contact === | ===Contact=== | ||
[[Fichier:contact.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:contact.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Émail général de contact ==== | ====Émail général de contact==== | ||
Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée. | Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée. | ||
==== Émail comptabilité ==== | ====Émail comptabilité==== | ||
Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée. | Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée. | ||
==== Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus ==== | ====Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus ==== | ||
Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact. | Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact. | ||
=== Informations complémentaires === | ===Informations complémentaires=== | ||
[[Fichier:infos.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:infos.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Horaires par défaut ==== | ====Horaires par défaut==== | ||
Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation. | Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation. | ||
==== Lieu par défaut ==== | ====Lieu par défaut==== | ||
Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… | Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… | ||
Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. | Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. | ||
Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client. | Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client. | ||
=== Qualiopi === | ===Qualiopi=== | ||
[[Fichier:qualiopi.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:qualiopi.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Date de certification ==== | ====Date de certification==== | ||
La certification « Qualiopi » '''est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial.''' Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans | La certification « Qualiopi » '''est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial.''' Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans | ||
==== Type de certification ==== | ====Type de certification ==== | ||
Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs). | Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs). | ||
=== Logos === | ===Logos=== | ||
[[Fichier:LOGO.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:LOGO.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature). | Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature). | ||
==== Logo pied de page ==== | ====Logo pied de page==== | ||
'''Attention''' ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture | '''Attention''' ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture | ||
=== Facturation, règles commerciales et comptables === | ===Facturation, règles commerciales et comptables=== | ||
[[Fichier:regles.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:regles.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Délais de paiements accordés ==== | ====Délais de paiements accordés==== | ||
Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, ''(Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE)''. | Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, ''(Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE)''. | ||
Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS. | Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS. | ||
==== Fin de mois ==== | ====Fin de mois==== | ||
Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août) | Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août) | ||
| Ligne 166 : | Ligne 166 : | ||
Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS | Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS | ||
==== Mode de paiement privilégié ==== | ====Mode de paiement privilégié==== | ||
Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse. | Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse. | ||
==== Choix du taux de TVA ==== | ====Choix du taux de TVA==== | ||
Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures | Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures | ||
====Durée de validité des devis ==== | ====Durée de validité des devis==== | ||
L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis. | L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis. | ||
==== Facturer avec cette société ==== | ====Facturer avec cette société==== | ||
Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures | Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures | ||
==== Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur ==== | ====Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur==== | ||
Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante. | Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante. | ||
==== Banque par défaut ==== | ====Banque par défaut==== | ||
Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie. | Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie. | ||
==== Règles d'escomptes ==== | ====Règles d'escomptes==== | ||
Ces informations seront affichées sur vos factures . | Ces informations seront affichées sur vos factures . | ||
=== Champs libres === | ===Champs libres=== | ||
[[Fichier:champ_libre.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:champ_libre.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS). | Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS). | ||
| Ligne 193 : | Ligne 193 : | ||
<br> | <br> | ||
< | <br> | ||
=== Champs personnalisés === | ===Champs personnalisés=== | ||
[[Fichier:champ_perso.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:champ_perso.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. | Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. | ||
| Ligne 205 : | Ligne 205 : | ||
- Copier le code généré dans vos documents | - Copier le code généré dans vos documents | ||
== Fiche d'une société == | ==Fiche d'une société== | ||
=== Finance / Exercices comptables === | ===Finance / Exercices comptables=== | ||
[[Fichier:exercice.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:exercice.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin. | Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin. | ||
==== Modèle de facturation ==== | ====Modèle de facturation==== | ||
Nomenclature : | Nomenclature : | ||
AAAA ou AA: Année | AAAA ou AA: Année | ||
| Ligne 226 : | Ligne 226 : | ||
Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => '''Form 2023-01-00001''' | Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => '''Form 2023-01-00001''' | ||
=== Numérotation automatique === | ===Numérotation automatique=== | ||
À créer | À créer | ||
=== Archives === | === Archives=== | ||
Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives | Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives | ||
=== Serveur de messagerie === | ===Serveur de messagerie=== | ||
Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les '''Fournisseurs d’Accès Internet''' et arrivent en spam chez vos destinataires. | Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les '''Fournisseurs d’Accès Internet''' et arrivent en spam chez vos destinataires. | ||
Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. | Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. | ||
| Ligne 238 : | Ligne 238 : | ||
'''« v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »''' | '''« v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »''' | ||
=== Marque blanche === | ===Marque blanche=== | ||
''' Service optionnel à la carte ''' | ''' Service optionnel à la carte ''' | ||
Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application. | Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application. | ||
| Ligne 248 : | Ligne 248 : | ||
Les informations colorimétriques que vous allez saisir vont être reprises sur vos extranets stagiaires et clients. Si vous possédez plusieurs sociétés ou agences, il faut faire ces opérations sur toutes vos sociétés. | Les informations colorimétriques que vous allez saisir vont être reprises sur vos extranets stagiaires et clients. Si vous possédez plusieurs sociétés ou agences, il faut faire ces opérations sur toutes vos sociétés. | ||
= Lieux de formation = | =Lieux de formation= | ||
Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation. | Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation. | ||
= Finance = | =Finance= | ||
Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches. | Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches. | ||
== Établissements bancaires == | == Établissements bancaires== | ||
Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES). | Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES). | ||
=== Commentaires === | ===Commentaires=== | ||
Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA. | Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA. | ||
| Ligne 263 : | Ligne 263 : | ||
Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures | Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures | ||
== Automatisation des comptes comptables == | ==Automatisation des comptes comptables== | ||
[[Fichier:automatisation_compte_comptable.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:automatisation_compte_comptable.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable | Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable | ||
| Ligne 279 : | Ligne 279 : | ||
Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : ''' 411DUFOU ''' | Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : ''' 411DUFOU ''' | ||
== Comptes comptables == | == Comptes comptables== | ||
Vous pouvez ici créer vos comptes comptables: | Vous pouvez ici créer vos comptes comptables: | ||
| Ligne 300 : | Ligne 300 : | ||
'''Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.''' | '''Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.''' | ||
== Codes analytiques == | ==Codes analytiques== | ||
Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique. | Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique. | ||
= Modèles = | =Modèles= | ||
Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement. | Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement. | ||
== Documents == | ==Documents== | ||
=== Nom du document === | ===Nom du document=== | ||
Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition. | Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition. | ||
=== Type de document === | === Type de document === | ||
Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document. | Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document. | ||
=== Activation de la signature numérique === | ===Activation de la signature numérique=== | ||
Cette option va vous permettre de faire signer numériquement vos documents en ligne. | Cette option va vous permettre de faire signer numériquement vos documents en ligne. | ||
| Ligne 320 : | Ligne 320 : | ||
Vos destinataires pourront quant à eux télécharger leurs documents signés. Vous serez notifiés des documents signés dans Notifications / événements. | Vos destinataires pourront quant à eux télécharger leurs documents signés. Vous serez notifiés des documents signés dans Notifications / événements. | ||
=== Cartouche signature === | ===Cartouche signature=== | ||
Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents. | Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents. | ||
Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature. | Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature. | ||
==== Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche ==== | ====Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche==== | ||
Rendez-vous sur https://placeit.yousign.fr/ | Rendez-vous sur https://placeit.yousign.fr/ | ||
| Ligne 347 : | Ligne 347 : | ||
< | <br> | ||
== Questionnaires == | ==Questionnaires== | ||
Cette fonctionnalité va vous permettre de modéliser vos questionnaires de positionnement et/ou de satisfaction, les mails et les modes d'envois qui y sont associés ainsi que les relances. | Cette fonctionnalité va vous permettre de modéliser vos questionnaires de positionnement et/ou de satisfaction, les mails et les modes d'envois qui y sont associés ainsi que les relances. | ||
=== Créer un questionnaire === | ===Créer un questionnaire=== | ||
==== Intitulé du questionnaire ==== | ====Intitulé du questionnaire ==== | ||
C'est le nom de votre questionnaire. Ce nom sera repris pour vous permettre de le retrouver dans vos listes de questionnaires à leur affectation sur un programme ou une session. Il sera également repris en haut de la page web de destination quand vos destinataires auront cliqué sur le lien. | C'est le nom de votre questionnaire. Ce nom sera repris pour vous permettre de le retrouver dans vos listes de questionnaires à leur affectation sur un programme ou une session. Il sera également repris en haut de la page web de destination quand vos destinataires auront cliqué sur le lien. | ||
==== Texte d’introduction du questionnaire ==== | ====Texte d’introduction du questionnaire==== | ||
Saisissez un texte d’introduction expliquant les enjeux de votre questionnaire. Ce contenu sera affiché sous le titre de votre questionnaire sur la page d’arrivée. | Saisissez un texte d’introduction expliquant les enjeux de votre questionnaire. Ce contenu sera affiché sous le titre de votre questionnaire sur la page d’arrivée. | ||
==== Répondre anonymement ==== | ==== Répondre anonymement==== | ||
Vous avez la possibilité d’autoriser vos destinataires à répondre anonymement. S’ils cochent cette case, vous ne pourrez pas consulter leurs réponses individuelles. Par contre, leurs réponses seront capitalisées dans les rapports statistiques. | Vous avez la possibilité d’autoriser vos destinataires à répondre anonymement. S’ils cochent cette case, vous ne pourrez pas consulter leurs réponses individuelles. Par contre, leurs réponses seront capitalisées dans les rapports statistiques. | ||
==== Ajouter vos questions et/ou bloc texte ==== | ====Ajouter vos questions et/ou bloc texte==== | ||
Créez les questions qui seront posées à vos destinataires. Plusieurs choix de type de modalité de réponse vous sont proposés. Choisissez celui qui vous convient, saisissez votre question, et les éventuels choix de réponse (choix unique…). Vous pouvez également saisir un texte d’aide. | Créez les questions qui seront posées à vos destinataires. Plusieurs choix de type de modalité de réponse vous sont proposés. Choisissez celui qui vous convient, saisissez votre question, et les éventuels choix de réponse (choix unique…). Vous pouvez également saisir un texte d’aide. | ||
=== Envoi du questionnaire === | === Envoi du questionnaire=== | ||
==== Paramétrer le mode d'envoi ==== | ==== Paramétrer le mode d'envoi==== | ||
Vous avez la possibilité d'un envoi manuel ou automatique. L'envoi manuel se fera depuis la session de formation, alors que l'envoi automatique se fera à la création de la session | Vous avez la possibilité d'un envoi manuel ou automatique. L'envoi manuel se fera depuis la session de formation, alors que l'envoi automatique se fera à la création de la session | ||
==== Envoi automatique ==== | ====Envoi automatique ==== | ||
En mode d’envoi automatique, les campagnes d’envoi seront planifiées automatiquement à la création de vos sessions de formation. Vous n’aurez aucune action à réaliser. Sélectionnez votre délai et l’heure d’envoi de votre questionnaire. | En mode d’envoi automatique, les campagnes d’envoi seront planifiées automatiquement à la création de vos sessions de formation. Vous n’aurez aucune action à réaliser. Sélectionnez votre délai et l’heure d’envoi de votre questionnaire. | ||
Si ce mode d’envoi n’est pas activé, l’envoi sera fait manuellement depuis votre session de formation ou de l’intranet formateurs. | Si ce mode d’envoi n’est pas activé, l’envoi sera fait manuellement depuis votre session de formation ou de l’intranet formateurs. | ||
==== Relance ==== | ====Relance==== | ||
Cette option permet de relancer automatiquement les non-répondants ayant reçu la 1ere sollicitation par email. Déterminez le délai d’envoi après le 1er questionnaire et le nombre de relances. Construisez ensuite le contenu du mail de relance. | Cette option permet de relancer automatiquement les non-répondants ayant reçu la 1ere sollicitation par email. Déterminez le délai d’envoi après le 1er questionnaire et le nombre de relances. Construisez ensuite le contenu du mail de relance. | ||
== Mails == | == Mails== | ||
Modélisez vos modèles de mails et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques. | Modélisez vos modèles de mails et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques. | ||
=== Détail d'un mail === | ===Détail d'un mail=== | ||
==== Mail automatique ==== | ====Mail automatique==== | ||
Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de cet email. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché. | Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de cet email. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché. | ||
==== Activer l'automatisation ==== | ====Activer l'automatisation==== | ||
Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues. | Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues. | ||
| Ligne 389 : | Ligne 389 : | ||
Rajoutez des fichiers à générer et joindre à cet envoi (si besoin). Vous pouvez sélectionner plusieurs documents. | Rajoutez des fichiers à générer et joindre à cet envoi (si besoin). Vous pouvez sélectionner plusieurs documents. | ||
== SMS == | ==SMS== | ||
Modélisez vos modèles de sms et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques. | Modélisez vos modèles de sms et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques. | ||
==== SMS automatique ==== | ====SMS automatique==== | ||
Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de ce SMS. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché. | Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de ce SMS. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché. | ||
==== Activer l'automatisation ==== | ====Activer l'automatisation==== | ||
Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. | Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. | ||
| Ligne 403 : | Ligne 403 : | ||
Créez ensuite le contenu du message. | Créez ensuite le contenu du message. | ||
== Liste des champs == | ==Liste des champs== | ||
Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word). | Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word). | ||
= Compétences = | =Compétences= | ||
Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées. | Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées. | ||
== Compétences apprenants == | ==Compétences apprenants== | ||
=== Catégorie === | ===Catégorie=== | ||
Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie. | Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie. | ||
=== Compétences === | ===Compétences=== | ||
Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. | Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. | ||
Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes. | Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes. | ||
== Qualifications intervenants == | ==Qualifications intervenants == | ||
Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations. | Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations. | ||
| Ligne 433 : | Ligne 433 : | ||
Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation. | Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation. | ||
== Validations des acquis sur formation == | ==Validations des acquis sur formation== | ||
Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants. | Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants. | ||
| Ligne 439 : | Ligne 439 : | ||
''(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)'' | ''(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)'' | ||
= Applications externes = | =Applications externes= | ||
Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires. | Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires. | ||
= Rappels planifiés = | =Rappels planifiés= | ||
Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans le logiciel. | Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans le logiciel. | ||
== Ajouter un rappel == | == Ajouter un rappel== | ||
Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. | Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. | ||
Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel. | Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel. | ||
= Champs personnalisés = | = Champs personnalisés= | ||
Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents. | Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents. | ||
== Ajouter un champ == | ==Ajouter un champ== | ||
Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents. | Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents. | ||
=== Intitulé du champ === | ===Intitulé du champ=== | ||
L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches. | L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches. | ||
=== Type de champ === | ===Type de champ=== | ||
Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information | Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information | ||
=== Modèle de champ === | ===Modèle de champ=== | ||
Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante). | Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante). | ||
=== Code à copier === | ===Code à copier=== | ||
Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée. | Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée. | ||
=== Afficher dans la liste 1 ou 2 === | ===Afficher dans la liste 1 ou 2=== | ||
L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste | L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste | ||
''Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.'' | ''Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.'' | ||
= Catalogue = | =Catalogue= | ||
Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation. | Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation. | ||
== Familles de formations == | ==Familles de formations== | ||
Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation. | Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation. | ||
| Ligne 475 : | Ligne 475 : | ||
Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille | Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille | ||
== Familles de modules == | ==Familles de modules== | ||
'''En création''' | '''En création''' | ||
| Ligne 482 : | Ligne 482 : | ||
Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation. | Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation. | ||
== Certificats == | ==Certificats== | ||
La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations. | La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations. | ||
| Ligne 491 : | Ligne 491 : | ||
Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format. | Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format. | ||
= Ressources matérielles (familles) = | =Ressources matérielles (familles)= | ||
Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). | Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). | ||
Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation. | Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation. | ||
= Planning = | =Planning= | ||
Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation. | Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation. | ||
= Archive = | =Archive= | ||
Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…). | Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…). | ||
= Nous contacter = | =Nous contacter= | ||
[mailto:support@form-dev.fr support@form-dev.fr] [https://www.form-dev.fr www.form-dev.fr] Tél: 09.70.72.86.46 | [mailto:support@form-dev.fr support@form-dev.fr] [https://www.form-dev.fr www.form-dev.fr] Tél: 09.70.72.86.46 | ||
Version du 2 octobre 2023 à 15:13
Configuration
blablabla
Administrateur
Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme.
Initialisation des fonctions
Paramètres d'initialisations des fonctions
Enregistrement automatique des documents en archive
Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.
Gestion de la comptabilité clients
Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.
Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur
Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.
Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur
Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS
Envoi automatique des mails
Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails.
Gestion des compétences intervenants
Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.
Utilisation du plan comptable de la DREETS
En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables.
Délais
Nombre de jours par feuille d'émargement papier
Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille.
Vous pouvez sur le modèle de document « Feuille émargement individuelle » et « Feuille émargement collective et intra », éditer jusqu’à 30 jours par feuille.
Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.
RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation
Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation.
Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE.
Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil
Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage (widget Dossiers non signés).
Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage (widget Dossiers à financer).
Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation (widget Apprenants à convoquer).
Délai de rappel des formations à échéance
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer (Widget Apprenants à échéance de validité de formation).
Délai de rappel des échéances sur les ressources
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées (Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance).
Génération automatique de l'édition des programmes de formation
Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation.
Clôturer le logiciel
Clôture périodique
Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant le logiciel comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an.
Que se passe t'il quand une clôture est réalisée?
VOUS NE POUVEZ PLUS EFFECTUER AUCUNE OPÉRATION ANTÉRIEURE A CETTE DATE.
Ex : Si vous clôturez au 30/04/2023, vous ne pourrez plus facturer sur une date antérieure, modifier de conventions…
Il est donc important d’avoir une date de clôture assez éloignée de la date du jour pour pouvoir à postériori le cas échéant réaliser des modifications.
Nous vous conseillons donc de laisser une période de 9 mois entre la date du jour et la date de clôture.
Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022.
Sociétés
Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s).
Ces éléments seront repris dans vos éditions.
Vous avez la possibilité de changer l'ordre de vos sociétés, cette liste est reprise lors de la création de dossiers
Ajout d'une société
Dénomination
Nom commercial de la société
Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.
Nom interne de la société
Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations
Contact
Émail général de contact
Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.
Émail comptabilité
Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.
Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus
Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.
Informations complémentaires
Horaires par défaut
Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.
Lieu par défaut
Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.
Qualiopi
Date de certification
La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans
Type de certification
Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs).
Logos
Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature).
Logo pied de page
Attention ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture
Facturation, règles commerciales et comptables
Délais de paiements accordés
Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, (Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE). Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS.
Fin de mois
Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août)
Acomptes demandés
Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS
Mode de paiement privilégié
Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse.
Choix du taux de TVA
Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures
Durée de validité des devis
L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis.
Facturer avec cette société
Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures
Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur
Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante.
Banque par défaut
Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie.
Règles d'escomptes
Ces informations seront affichées sur vos factures .
Champs libres
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).
Champs personnalisés
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents
Fiche d'une société
Finance / Exercices comptables
Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin.
Modèle de facturation
Nomenclature : AAAA ou AA: Année MM : Mois JJ : Jour Indice obligatoire : nnnnn : indice sur 5 chiffres sans remise à zéro nnn : indice sur 3 chiffres sans remise à zéro NNNNN : indice sur 5 chiffres remise à zéro annuelle NNN : indice sur 3 chiffres remise à zéro annuelle
Vous pouvez écrire ou simplement glisser les jetons dans le champ de saisi, vous avez aussi la possibilité de rajouter du texte, des séparateurs [ / * \ : - ] là où vous le souhaitez
Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => Form 2023-01-00001
Numérotation automatique
À créer
Archives
Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives
Serveur de messagerie
Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les Fournisseurs d’Accès Internet et arrivent en spam chez vos destinataires. Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. Il faudra que dans la zone DNS de votre domaine soit ajouté notre champ SPF afin d’améliorer la délivrabilité des mails. « v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »
Marque blanche
Service optionnel à la carte Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application.
La fonctionnalité extranet est incluse dans votre abonnement. La marque blanche est en option.
Configuration de votre marque blanche :
Les informations colorimétriques que vous allez saisir vont être reprises sur vos extranets stagiaires et clients. Si vous possédez plusieurs sociétés ou agences, il faut faire ces opérations sur toutes vos sociétés.
Lieux de formation
Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation.
Finance
Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches.
Établissements bancaires
Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES).
Commentaires
Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA.
Activité de formation professionnelle continue en exonération de TVA selon art.261, 4-4°-a du CG
Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures
Automatisation des comptes comptables
Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable
Saisissez la racine des comptes comptables client (411, CC ou 9,…)
Indiquez le formatage : n numérotera le compte (format numérique) ; X reprendra le nom de votre client (avec gestion des homonymes)
Indiquez la longueur de la chaine de caractère :
Exemple : Racine 411n ; longueur 8 renverra : 41100001
Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : C0001
Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : 411DUFOU
Comptes comptables
Vous pouvez ici créer vos comptes comptables:
Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C)
Compte de classe 5: banque (512)
Compte de TVA: (445)
Compte de classe 7: Produits et prestations (706)
Le plan comptable produit est un plan comptable classique. Vous créez vos comptes produits et les affectez à vos programmes de formation et vos produits annexes.
Ex : 70600010 rattaché au programme de formation Anglais, 70600020 rattaché aux frais de déplacements.
Pour le plan comptable DREETS, les comptes sont rattachés à une source de financement de vos stagiaires.
Ex : 70600030 rattaché aux Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés.
Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.
Codes analytiques
Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique.
Modèles
Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement.
Documents
Nom du document
Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition.
Type de document
Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document.
Activation de la signature numérique
Cette option va vous permettre de faire signer numériquement vos documents en ligne.
Vos destinataires vont recevoir un email et seront invités à cliquer sur un bouton qui les redirigera vers une page web.
Après avoir parcouru vos documents, ils pourront les signer directement en ligne. Les documents signés seront rapatriés automatiquement dans l'application, dans le dossier concerné.
Vos destinataires pourront quant à eux télécharger leurs documents signés. Vous serez notifiés des documents signés dans Notifications / événements.
Cartouche signature
Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents.
Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature.
Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche
Rendez-vous sur https://placeit.yousign.fr/
Générez un PDF de votre document.
Intégrez votre document PDF sur le site :
Choisissez un document.
Déplacez le cartouche à l’endroit où il sera apposé.
Modifiez le cas échéant la taille du bloc.
Copiez, collez les coordonnés du cartouche
Indiquez sur quel numéro de page le cartouche dot être apposé
Questionnaires
Cette fonctionnalité va vous permettre de modéliser vos questionnaires de positionnement et/ou de satisfaction, les mails et les modes d'envois qui y sont associés ainsi que les relances.
Créer un questionnaire
Intitulé du questionnaire
C'est le nom de votre questionnaire. Ce nom sera repris pour vous permettre de le retrouver dans vos listes de questionnaires à leur affectation sur un programme ou une session. Il sera également repris en haut de la page web de destination quand vos destinataires auront cliqué sur le lien.
Texte d’introduction du questionnaire
Saisissez un texte d’introduction expliquant les enjeux de votre questionnaire. Ce contenu sera affiché sous le titre de votre questionnaire sur la page d’arrivée.
Répondre anonymement
Vous avez la possibilité d’autoriser vos destinataires à répondre anonymement. S’ils cochent cette case, vous ne pourrez pas consulter leurs réponses individuelles. Par contre, leurs réponses seront capitalisées dans les rapports statistiques.
Ajouter vos questions et/ou bloc texte
Créez les questions qui seront posées à vos destinataires. Plusieurs choix de type de modalité de réponse vous sont proposés. Choisissez celui qui vous convient, saisissez votre question, et les éventuels choix de réponse (choix unique…). Vous pouvez également saisir un texte d’aide.
Envoi du questionnaire
Paramétrer le mode d'envoi
Vous avez la possibilité d'un envoi manuel ou automatique. L'envoi manuel se fera depuis la session de formation, alors que l'envoi automatique se fera à la création de la session
Envoi automatique
En mode d’envoi automatique, les campagnes d’envoi seront planifiées automatiquement à la création de vos sessions de formation. Vous n’aurez aucune action à réaliser. Sélectionnez votre délai et l’heure d’envoi de votre questionnaire. Si ce mode d’envoi n’est pas activé, l’envoi sera fait manuellement depuis votre session de formation ou de l’intranet formateurs.
Relance
Cette option permet de relancer automatiquement les non-répondants ayant reçu la 1ere sollicitation par email. Déterminez le délai d’envoi après le 1er questionnaire et le nombre de relances. Construisez ensuite le contenu du mail de relance.
Mails
Modélisez vos modèles de mails et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques.
Détail d'un mail
Mail automatique
Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de cet email. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché.
Activer l'automatisation
Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues.
Sélectionnez le déclencheur de cet envoi automatisé.
Rajoutez des fichiers à générer et joindre à cet envoi (si besoin). Vous pouvez sélectionner plusieurs documents.
SMS
Modélisez vos modèles de sms et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques.
SMS automatique
Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de ce SMS. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché.
Activer l'automatisation
Automatisation activée : les campagnes seront planifiées.
Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues.
Sélectionnez le déclencheur de cet envoi automatisé.
Créez ensuite le contenu du message.
Liste des champs
Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word).
Compétences
Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.
Compétences apprenants
Catégorie
Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie.
Compétences
Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes.
Qualifications intervenants
Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations.
Une fois cette modélisation effectuée, le logiciel ne vous proposera que les intervenants reconnus pour réaliser vos actions de formation.
Qualiopi Indicateur 21 : 4.17 & 5.21 Vous devez définir les critères de compétences. Dans le cade du choix du formateur, il faut identifier et adapter les compétences en lien avec la formation
Une fois les compétences créées vous devrez les affecter à vos intervenants. Rendez-vous dans le menu Ressources puis sur le détail d'un intervenant dans l'onglet Qualifications.
Vous devrez aussi affecter les compétences requises sur vos programmes de formation. Rendez-vous dans Catalogue puis sur le détail d'un programme dans l'onglet informations générales et Qualifications Intervenants.
Une fois ce travail réalisé, vous devez activer cette fonctionnalité.
Rendez-vous dans le menu Configuration / Initialisations des fonctions.
Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation.
Validations des acquis sur formation
Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants.
(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)
Applications externes
Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.
Rappels planifiés
Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans le logiciel.
Ajouter un rappel
Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel.
Champs personnalisés
Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.
Ajouter un champ
Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents.
Intitulé du champ
L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches.
Type de champ
Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information
Modèle de champ
Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante).
Code à copier
Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée.
Afficher dans la liste 1 ou 2
L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste
Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.
Catalogue
Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation.
Familles de formations
Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation.
Ex : Famille de formation : Office regroupant les programmes de formation : Word, Excel, Powerpoint…
Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille
Familles de modules
En création
Les familles de modules permettent de regrouper plusieurs modules de formation. Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation.
Certificats
La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations.
Un numéro unique sera généré par apprenant suivant le masque que vous aurez créé.
Vous pourrez éditer ce certificat (ou diplôme, parchemin…) dans vos sessions de formation. Les masques de certificat sont à affecter pour chacun de vos programmes de formation (Menu Catalogue).
Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format.
Ressources matérielles (familles)
Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation.
Planning
Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation.
Archive
Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…).
Nous contacter
support@form-dev.fr www.form-dev.fr Tél: 09.70.72.86.46