Configuration

Administrateur

Déterminez les paramètres généraux de Formdev en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme.

Initialisation des fonctions

Paramètres d'initialisations des fonctions

Enregistrement automatique des documents en archive

Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.

Gestion de la comptabilité clients

Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.

Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur

Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.

Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur

Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS

Envoi automatique des mails

Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu MAILS de la CONFIGURATION.

Gestion des compétences intervenants

Une fois les compétences créées (MENU CONFIGURATION / Modélisations des compétences), affectées aux intervenants (menu INTERVENANTS / Gestion des compétences intervenant) et aux programmes de formation (menu BANQUE DE PROGRAMMES / se positionner dans un programme / Compétences intervenants requises), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.

Utilisation du plan comptable de la DREETS

A créer

Délais

Nombre de jours par feuille d'émargement papier

A créer

RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation

A créer

Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil

Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)

A créer

Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)

A créer

Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants

A créer

Délai de rappel des sessions de formation qui vont démarrer

A créer

Délai de rappel des formations à échéance

A créer

Délai de rappel des échéances sur les ressources

A créer

Génération automatique de l'édition des programmes de formation

A créer

Clôturer le logiciel

Clôture périodique

Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique dans Form.dev date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant Form.dev comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an.

Que se passe t'il quand une clôture est réalisée?

VOUS NE POUVEZ PLUS EFFECTUER AUCUNE OPÉRATION ANTÉRIEURE A CETTE DATE.

Ex : Si vous clôturez au 30/04/2023, vous ne pourrez plus facturer sur une date antérieure, modifier de conventions…

Il est donc important d’avoir une date de clôture assez éloignée de la date du jour pour pouvoir à postériori le cas échéant réaliser des modifications.

Nous vous conseillons donc de laisser une période de 9 mois entre la date du jour et la date de clôture.

Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022.

Sociétés

Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s). Ces éléments seront repris dans vos éditions.

Fiche de la société

Dénomination

Nom commercial de la société

Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.

Nom interne de la société

Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations

Contact

Émail général de contact

Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.

Émail comptabilité

Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.

Envoyer une copie de tous les emails partis de Form.dev sur l'adresse choisie ci-dessus

Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis Form.dev. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis Form.dev seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.

Informations complémentaires

Horaires par défaut

Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.

Qualiopi

Date de certification

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans

Type de certification

Lorem Ipsum is simply dummy text of the printing and typesetting industry. Lorem Ipsum has been the industry's standard dummy text ever since the 1500s, when an unknown printer took a galley of type and scrambled it to make a type specimen book. It has survived not only five centuries, but also the leap into electronic typesetting, remaining essentially unchanged. It was popularised in the 1960s with the release of Letraset sheets containing Lorem Ipsum passages, and more recently with desktop publishing software like Aldus PageMaker including versions of Lorem Ipsum.

Champs libres

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).

Champs personnalisés

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents

Lieu par défaut

Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu CONFIGURATION / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / LIEUX DE FORMATION. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.

Lieux de formations

Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation.

Finance

Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches.

Modèles

Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement.

Compétences

Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.

Applications externes

Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.

Rappels planifiés

Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans Formdev.

Champs personnalisés

Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.

Catalogue

Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation.

Ressources matérielles (familles)

Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Chaque famille regroupera ensuite la liste de vos ressources (salle 1, salle 2…).

Planning

Déterminez les paramètres d'affichage dans vos plannings de formation.

Archive

Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…).