Apprenez les différents mode de création de sessions de formation (actions de formation), créez une session de formation de date à date, affectez des intervenants, créez l'agenda de formation.
Découvrez les spécificités des modes de créations de sessions : intra-entreprise, cours particuliers, e-learning, sous-traitance, hors formation professionnelle.
Procédures
Cet écran vous informe des questionnaires, SMS et mails qui vont être planifiés et envoyés automatiquement pour votre session de formation. Vous pouvez aussi en rajouter.
Pour créer vos modèles et automatiser leur envoi cliquez ici Ajouter un questionnaire
Vous avez à présent la possibilité d’intégrer sur votre compte votre propre bannière mail. Cette bannière sera utilisée lors de l’envoi de vos futurs mails, à la demande et automatiques.
Import de votre bannière
Rendez-vous dans Mon compte / Utilisateurs / Utilisateurs & permissions
Cliquez sur votre compte utilisateur.
Importez votre bannière
Intégrez le champ automatique
Sur vos modèles de documents, emails, questionnaires, intégrez le champ qui reprendra votre bannière :
{banniere_mail}
Vos emails partiront ensuite avec votre propre bannière.
Bienvenue Formation Bsoft
Blended Learning
Créez des sessions en blended learning
Cette fonction va vous permettre de créer des sessions avec une partie animée par un intervenant et une partie en autonomie (ou elearning).
Au moment de la création de la session, activez le mode Blended learning.
Indiquez le nombre d’heures en autonomie.
Les présences en présentiel seront validées comme habituellement (validation des présences manuelle aux modules ou signature électronique).
Les temps d’autonomie ou elearning seront saisies manuellement en Présence hors planning.
Les différents temps présentiel et autonomie seront ensuite affichés sur votre facture.
Le montant facturé d’elearning sera au montant prévu, quelque soit le nombre d’heures saisies.
À + 4:00 min dans la vidéo, créez et envoyez des devis. Suivez l'avancement de vos devis.
Créez vos devis à destination de vos organisations ou apprenants (Ajouter un devis).
Visualisez les devis générés ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse.
Informations
Destinataire
Ce champ est modifiable uniquement depuis une session typé INTER-centre groupe.
Lors de la création d’un devis sur « Organisation », si il y a des apprenants rattachés, un nouvel onglet permet l’envoi du mail avec les mails des apprenants.
Contact
Lorsque on ajoute un devis depuis une fiche Organisation ou Apprenant il apparaît uniquement les contacts rattachés à la fiche.
Référence
Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.
Date
Par défaut c'est la date du jour qui est affiché, vous pouvez changer celle-ci.
Validité
La date de validité affichée par défaut est celle configuré depuis le menu Configuration de votre société.
Quand on duplique un devis, mise automatique de la date de validité à la date du jour.
Utilisateur
Choisissez quel utilisateur va assurer le suivi de ce devis
État
Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu).
Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées.
Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.
Ajouter une ligne
Ajoutez un programme
L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.
Ajoutez une session
L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).
Ajoutez un produit annexe
L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).
Plus d'options
Modifier
Permet de rentrer dans la composition du devis et pouvoir le modifier
Générer les documents
Changement d'état
Dupliquer le devis
Quand on duplique un devis, mise automatique de la date de validité à la date du jour.
A la duplication d’un devis, proposer de se positionner sur le devis dupliqué.
Envoyer un sms
Si vous avez souscrit à l'option SMS vous pouvez envoyer un sms avec texte libre depuis ce menu.
Supprimer
Documents
Quoi de neuf chez Formdev?
Mise en place d’un nouveau document en natif dans votre logiciel Formdev : Le relevé d’absences de vos apprenants.
Les lignes du tableau vont se dupliquer en fonction du nombre de journées d’absence.
Ce document pourra être envoyer à vos apprenants, avec possibilité de mettre en copie vos clients.
Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?
Les principaux types de documents
Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?
Type de document
La génération de ces documents se fait sur un Dossier ou une Session
Attestation de fin de formation ou de présence
Bulletin de note
Certificat
Convocation
Questionnaire à chaud et à froid
Réglement intérieur
Planning stagiaire (modèle bridé)
Relance échéance
Si le contractant est un Apprenant, le document s'édite sur un Dossier.
Contrat de formation
Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier.
Convention
Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier.
Convocation globale
Le document s'édite sur une Organisation ou un Apprenant dans le sous-menu Opportunités / Devis
Devis
Facture Proforma
Le document s'édite sur une Session dans le sous-menu Intervenant
Ordre de mission
Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les règlements
Reçu
Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les factures
Factures (modèle bridé)
Relance paiement
Les documents particuliers
Le programme de formation
Le programme de formation
La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé.
Les feuilles d'émargement
Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?
Type de document
Particularité
Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement).
Feuille d'émargement collective
1 feuille par journée pour plusieurs apprenants
Feuille d'émargement individuelle
1 feuille par apprenant pour plusieurs journées
Feuille d'émargement INTRA
1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions
En tant qu’administrateur de Formdev, vous pouvez activer ou désactiver l’accès de vos utilisateurs aux indicateurs.
Rendez-vous dans Mon compte / Utilisateurs / Utilisateurs et permissions.
En face d’un utilisateur, cliquez sur les … / Modifier l’autorisation des indicateurs.
Décochez les indicateurs pour lesquels vous ne souhaitez-pas donner un droit d’affichage à cet utilisateur.
E
Extranet
L’extranet des apprenants a été entièrement revu aux couleurs de la v2. Nouveau mode de conception de création dans le planning général.
Les nouveautés :
Possibilité de signer directement depuis l’espace extranet ses feuilles d’émargement.
Nouveau menu Factures permettant de payer en ligne via Stripe.
Menu archives qui regroupe tous les documents déposés par l’organisme ou les intervenants.
Possibilité de compléter sa fiche apprenant dans le menu Profil.
Tous les comptes créés sont basculés automatiquement en v2. Les anciens apprenants seront également redirigés vers la v2 des extranets.
Les extranets sont disponibles en marque blanche (contactez le service commercial).
Modélisez vos emails
2 emails sont personnalisables :
- Création de compte utilisateur (client et stagiaire),
- Envoi de nouveaux documents.
Des modèles sont intégrés sur votre base. Vous pouvez les modifier dans la configuration :
Créez les comptes utilisateur
- Rendez-vous sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant,
- Cliquez sur Ouvrir un accès extranet,
- Choisissez la société
- Activer l'accès extranet
Vos destinataires vont recevoir un email avec leurs codes de connexion. Une fois le compte créé, le bouton ACCES EXTRANET devient bleu.
Déposez des documents dans l’extranet
Au moment de la génération de documents, cochez Exporter vers l’extranet puis cliquez sur Archiver et quitter ou Partager par mail. Vos destinataires seront notifiés par email.
Vous pouvez aussi déposer des documents déjà édités:
Extranet Organisation
Page d'accueil
Derniers documents
Questionnaires
Dossiers de convention
Modification de mot de passe
Bouton FAITES NOUS PART DE VOS REMARQUES. Vous serez notifié des remarques par mail et dans le menu Notifications de la page d’accueil
Les remarques seront stockées sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant dans le sous-menu Suivi & Relation Notes / Rappels
Page Dossiers
Liste de tous les dossiers en cours, terminés, à venir :
Au clic sur un dossier, affichage du détail et des documents liés :
Page Mes stagiaires
Liste de tous les apprenants:
Détail des formations par apprenant:
Page Planning
Planning des formations
Page mes documents
Liste de tous les documents déposés sur l’extranet :
Page Catalogue de formations
Possibilité de demander un devis pour vos prochaines formations. Les devis sont créés automatiquement dans Form.dev. Vous êtes alertés par mail et dans les notifications sur la page d'accueil.
Extranet Apprenant
L’interface extranet apprenant est construite dans le même logique.
L'extranet à vos couleurs
Proposez votre extranet à vos couleurs. Vous allez pouvoir configurer le Template de votre extranet pour que vos clients aient vraiment l’impression d’être « chez-vous » :
Insertion de votre logo,
Définition de votre charte graphique (couleurs des bandeaux, pages, pictogrammes).
La marque blanche est en option (valable pour les 2 extranet : clients et stagiaires).
Configuration de votre marque blanche dans Form.dev
Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?
Type de document
Particularité
Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement).
Feuille d'émargement collective
1 feuille par journée pour plusieurs apprenants
Feuille d'émargement individuelle
1 feuille par apprenant pour plusieurs journées
Feuille d'émargement INTRA
1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions
Feuille d'émargement électronique (modèle bridé)
1 ou plusieurs feuille par apprenant
Facture
Quoi de neuf chez Formdev?
Vous pouvez à présent saisir des informations spécifiques au dépôt de factures sur Chorus Pro.
Dans le dossier sur le financement, cochez Dépôt de facture sur Chorus.
Saisissez le numéro d’engagement, le code service et le numéro de marché.
Ces informations seront reprises à l’édition de votre facture.
Ajouter une facture
Apprenez à facturer vos prestations de formation suivant les différents modes de facturation, enregistrez vos factures en brouillon puis validation définitive. Envoyez vos factures et éléments de preuve à vos contractants.
G
H
I
Intranet Formateur
Consultez vos formations, vos participants, créez votre propre planning de formation, suivez les progressions pédagogiques… directement dans votre espace personnel. Générez et envoyez vos documents, consultez les réponses des questionnaires complétés par vos apprenants, et bien d’autres choses !
Connectez-vous à votre espace
Vous avez reçu un email vous invitant à vous créer votre mot de passe (nouvel utilisateur), sinon, pour les utilisateurs de l’intranet Formdev1, connectez-vous avec vos anciens identifiants.
Mot de passe oublié ? Pas de panique, il vous suffit de cliquer sur le bouton dédié.
Une interface simple et intuitive
Mon planning
Consultez votre planning de formation par jour, semaine, mois ou en liste. En cliquant sur un module, vous afficherez le détail.
La création de votre agenda se fait dans le menu « sessions ».
Indisponibilités
Renseignez vos périodes d’indisponibilités, ces données sont automatiquement reprises dans le logiciel Formdev.
Mes sessions
Retrouvez toutes vos sessions de formation sur un seul écran. Personnalisez votre tableau de bord en retirant les colonnes qui ne vous intéresse pas.
Astuce: Vous pouvez réorganiser vos colonnes : cliquez sur la colonne, maintenez le clic, déplacez-la, puis relâcher le clic au bon endroit dans votre tableau.
1. Accueil:
Pour chaque session, vous retrouverez le résumé de l’action de formation : l’intitulé, le mode d’organisation, la date de début et la date de fin, les heures de formations planifiées, le nombre d’apprenant, le donneur d’ordre ainsi que le taux de satisfaction. Vous trouverez aussi les informations du jour (place disponible par exemple) ou encore vos rappels.
2. Participants:
Listes de vos apprenants inscrits à la session de formation, possibilité d’agir par apprenant en cliquant sur les 3 petits points en face de la ligne ou bien de faire des actions pour tous les participants en cliquant sur « Actions en masse » pour par exemple : générez vos feuilles d’émargements.
Vous avez la possibilité de générer un mail, un document ou valider les compétences.
3. Agenda:
Consultez simplement le planning de cette session de formation. C’est ici que vous pouvez créer votre propre planning.
Il suffit ensuite de sélectionner le type de module, saisir la date de début du module ainsi que la date de fin et le tour est joué.
4. Présences:
Validez les présences de vos participants présents aux modules de formation.
Comme pour les autres menus, vous avez la possibilité de faire des actions en masse ou de valider les présences individuellement.
5. Pédagogie:
Dans cet espace vous pouvez saisir des notes pédagogique (remarques, points intermédiaires...) sur votre participant. Également, vous allez pouvoir évaluer les compétences et rédiger des appréciations.
6. Qualité:
Vous pouvez visionner ici les questionnaires dématérialisés générés pour cette session, en cliquant sur les pictogrammes en face de la ligne, vous pourrez :
- Prévisualiser les réponses aux questionnaires
- Générer la synthèse des résultats de la campagne de questionnaire
J
K
L
LMS LEARNYBOX
Configuration du connecteur
Depuis le menu Configuration puis sur le sous-menu Connecteurs LMS
Vous devez choisir le connecteur Learnybox
Nom du connecteur : Learnybox
URL de l'API: Ex : correspond à l'URL de votre compte Learnybox
Clé API
Vous devez aller sur votre compte Learnybox
Outils & Pédagogie
API
Clé API
Côté Learnybox
Vous allez créer vos formations
Côté Formdev
Paramétrage des modules sur les programmes
Depuis le menu Catalogue sur la fiche de votre programme dans le sous-menu Module LMS.
Sur '''Ajouter un module LMS''' vous allez ajouter les modules créés depuis Learnybox.
Gestion sur la session: Il faut que votre session soit typé en Blended Learning ou typé en E-learning
Sur une session qui est déjà je coche Blended Learning
À la création d'une session je coche Blended Learning
À la création d'une session, je choisis le type E-learning
Formdev va ajouter automatiquement tous les modules LMS rattachés au programme
Vous n'aurez plus qu'à affecter les apprenant qui participeront aux modules LMS.
Ceux-ci recevrons un mail de la part de Learnybox les informant qu’ils sont ajoutés à ce cours.
Gestion des présences
Pour récupérer les présences Hors planning vous devez sur le sous menu Module LMS cliquer sur :
Celles-ci s’afficheront sur le sous menu Présence Hors planning
M
Marque Blanche
Mails programmés
Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée).
Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires.
Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.
N
Notes
Suivez la relation commerciale avec vos clients et prospects organisations, apprenants et gérer le suivi de votre session.
Saisissez des notes pour générer un historique relationnel avec vos interlocuteurs.
Créez des rappels, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications.
Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications.
Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.
Noreply
Délivrabilité des mails
Comme vous le savez peut-être, les filtres anti-spam de Gmail, Yahoo… peuvent parfois bloquer les e-mails provenant de sources non authentifiées, ce qui peut affecter la réception de vos messages par vos destinataires. Le DKIM (DomainKeys Identified Mail) est une méthode d'authentification des e-mails qui permet de vérifier l'authenticité de l'expéditeur et de réduire le risque de blocage des e-mails par les filtres anti-spam.
En configurant le DKIM pour votre domaine ainsi que le SPF, vous bénéficierez des avantages suivants :
1. Fiabilité accrue : Vos e-mails seront authentifiés et moins susceptibles d'être bloqués par les filtres anti-spam de Gmail et d'autres fournisseurs de messagerie.
2. Protection contre la fraude : Le DKIM protège votre identité d'expéditeur contre la falsification, renforçant ainsi la confiance de vos destinataires dans vos communications.
3. Amélioration de la délivrabilité : En garantissant que vos e-mails parviennent à destination de manière fiable, vous augmentez les chances que vos messages soient lus et pris en compte par vos destinataires.
Si vous souhaitez bénéficier de ce service, veuillez nous contacter à l'adresse support@form-dev.fr pour nous demander la clé DKIM pour votre domaine.
2 possibilités :
1. Vous pouvez installer le SPF et la clé publique DKIM seuls que nous vous fournirons.
2. Vous n’avez pas les compétences en interne ou externe pour effectuer cette configuration, nous pouvons effectuer cette installation pour votre compte (coût d’intervention : 120,00 € HT).
Si vous n’avez pas de nom de domaine, vous allez avoir de plus en plus de difficultés à envoyer des mails depuis une plateforme externe, Formdev ou autre.
2 possibilités également :
1. Vous achetez un nom de domaine avec une boite email et installez le SPF et DKIM. Nous pouvons effectuer ces démarches avec vous pour un montant de 180,00 € HT (plus frais annuels de votre domaine et messagerie).
2. Vous ne voulez pas acquérir de nom de domaine, nous vous proposerons d’envoyer vos emails avec une adresse noreply@form-dev.fr.
Nous sommes engagés à vous fournir les outils et les services nécessaires pour garantir le succès de vos campagnes de communication par e-mail.
La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé.
Plugin Wordpress
1. Téléverser le plugin
Dans l’onglet “Extension” sur Wordpress, cliquez sur “Ajouter une extension, ensuite, “Téleverser une extenion” et glissez et déposez le dossier .zip.
2. Ajout du plugin Woocommerce
Pour que le plugin “Formdev” soit fonctionnel, il vous faut impérativement le plugin Woocommerce. Installer le dans la même page “Ajouter une extension” en le cherchant dans la barre de recherche
Cliquez ensuite sur “installer maintenant” et “activer”.
3. Configuration du plugin Formdev
Une fois les deux plugins ajoutés, rendez-vous sur la page “Formdev” dans le back-office de Wordpress, vous arriverez sur cette page:
Vous devrez ensuite renseigner la clé API fournie par FormDev, pour la récupérer, cliquez sur le lien en bas de page “Où trouver la clé API” ?
Une fois renseignée, la page s’actualise et change :
4. Charger les formations sur votre page
Une fois sur cette page, importez votre catalogue avec un nom obligatoire (ex : “Nos formations”) et cliquez sur “Importer le catalogue”, elles s’afficheront ensuite en bas de page :
Ensuite, cliquez sur les formations que vous voulez importer, ou choisissez “Tout sélectionner”.
5. Utilisation du Short code
Ensuite, dans l’onglet “Personnalisation” vous trouverez ce qui est appelé un “Shortcode”
Le shortcode vous permettra d’afficher vos formations sur votre page web. Pour l’utiliser, peu importe votre plugin de constructeurs de page (Elementor, Divi, Beave Builder, etc…), utilisez le module nommé “code” et copiez-collez le Shortcode “[formdev]”
6. Utilisation du lien généré automatiquement
Le plugin crée un lien automatique contenant vos formations, c’est la deuxième possibilité pour vous de les afficher :
Pour le mettre en place, copiez-collez le lien et vous pourrez l’ajouter dans votre menu. Allez sur la page “apparence” et dans l’onglet “menu” sur Wordpress.
Ensuite, cliquez sur “lien personnalisé” et renommer le à votre guise (ex : “Nos formations”), et ajoutez le lien que vous avez copié auparavant.
Formdev dispose de sa propre fonctionnalité pour les émargements des apprenants. Pour plus d'infos concernant les tarifs vous pouvez contacter le service commercial contact@form-dev.fr
Paramétrage d'envoi des demandes de signature en mode automatique
Pas de saisie de la part de l'intervenant
Depuis le menu Configuration sur Formdev Signature.
Activer l'envoi automatique des demandes et choisir un délai en minutes avant ou après le début du module d'agenda.
Exemple de mail de demande de signature:
Paramétrage d'envoi des demandes de rattrapages en automatique
Choisir le nombre de répétitions et l'intervalle de jours entre chaque rattrapage..
Exemple de mail de rattrapage:
Session avec émargement Formdev
Lors de la création de la session à l'étape 5 Choisir Signature Formdev
Lorsque une session est déjà créée Choisir Signature Formdev
Émargement depuis l'intranet Formateur
Sur la page d'accueil
Sur ma page d'accueil je dispose d'un menu permettant d'aller gérer les présences.
L'intervenant peut soit générer le QR CODE (*uniquement pour les apprenants)
Voici l'aperçu en scannant le QR CODE
Ou alors faire signer depuis sa tablette ou son téléphone
Sur les présences dans la session j'ai accès à l'historique
Si l'apprenant est noté Absent ou en Présence partielle je peux ajouter un commentaire.
Celui-ci sera repris sur l'édition du document Relevé d'absence"
Émargement depuis Formdev
Dans la Session de formation sur le sous menu présence
Émargement depuis l'Extranet Apprenant
Sur la page d'accueil
Signature numérique des documents (Option: Yousign)
Activation de la signature numérique
Faites signer vos documents numériquement en ligne avec une reconnaissance légale. Sécurisez vos accords et gagnez du temps (option). Le processus de signature numérique est automatisé de l'envoi de vos documents jusqu'à leur réception signés, qui seront stockés automatiquement dans vos dossiers.
Vos destinataires pourront quant à eux télécharger leurs documents signés. Vous serez notifiés des documents signés dans Notifications / événements.
Cartouche signature
Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents.
Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature.
Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche
Rendez-vous dans Mon compte / Utilisateurs / Utilisateurs & permissions
