Configuration

Administrateur

Déterminez les paramètres généraux de Formdev en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme.

Initialisation des fonctions

Paramètres d'initialisations des fonctions

Enregistrement automatique des documents en archive

Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.

Gestion de la comptabilité clients

Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.

Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur

Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.

Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur

Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS

Envoi automatique des mails

Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu MAILS de la CONFIGURATION.

Gestion des compétences intervenants

Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.

Utilisation du plan comptable de la DREETS

A créer

Délais

Nombre de jours par feuille d'émargement papier

A créer

RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation

A créer

Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil

Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)

A créer

Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)

A créer

Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants

A créer

Délai de rappel des sessions de formation qui vont démarrer

A créer

Délai de rappel des formations à échéance

A créer

Délai de rappel des échéances sur les ressources

A créer

Génération automatique de l'édition des programmes de formation

A créer

Clôturer le logiciel

Clôture périodique

Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique dans Form.dev date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant Form.dev comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an.

Que se passe t'il quand une clôture est réalisée?

VOUS NE POUVEZ PLUS EFFECTUER AUCUNE OPÉRATION ANTÉRIEURE A CETTE DATE.

Ex : Si vous clôturez au 30/04/2023, vous ne pourrez plus facturer sur une date antérieure, modifier de conventions…

Il est donc important d’avoir une date de clôture assez éloignée de la date du jour pour pouvoir à postériori le cas échéant réaliser des modifications.

Nous vous conseillons donc de laisser une période de 9 mois entre la date du jour et la date de clôture.

Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022.

Sociétés

Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s). Ces éléments seront repris dans vos éditions.

Ajout d'une société

Dénomination

Nom commercial de la société

Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.

Nom interne de la société

Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations

Contact

Émail général de contact

Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.

Émail comptabilité

Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.

Envoyer une copie de tous les emails partis de Form.dev sur l'adresse choisie ci-dessus

Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis Form.dev. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis Form.dev seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.

Informations complémentaires

Horaires par défaut

Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.

Qualiopi

Date de certification

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans

Type de certification

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Champs libres

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).

Champs personnalisés

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents

Fiche d'une société

Finance / Facturation règles commerciales

Délais de paiements accordés

Form.dev calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS.

Fin de mois

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Acomptes demandés

Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS

Mode de paiement privilégié

Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse.

Choix du taux de TVA

Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures

=Durée de validité des devis

Form.dev calculera et affichera la date de validité sur vos devis.

Facturer avec cette société

Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures

Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur

Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante.

Banque par défaut

Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie.

Règles d'escomptes

Ces informations seront affichées sur vos factures .

Lieu par défaut

Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu CONFIGURATION / PARAMÈTRES GÉNÉRAUX / LIEUX DE FORMATION. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.

Finance / Exercices comptables

Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin.

Modèle de facturation

Nomenclature : AAAA ou AA: Année MM : Mois JJ : Jour Indice obligatoire : nnnnn : indice sur 5 chiffres sans remise à zéro nnn : indice sur 3 chiffres sans remise à zéro NNNNN : indice sur 5 chiffres remise à zéro annuelle NNN : indice sur 3 chiffres remise à zéro annuelle

Vous pouvez écrire ou simplement glisser les jetons dans le champ de saisi, vous avez aussi la possibilité de rajouter du texte, des séparateurs [ / * \ : - ] là où vous le souhaitez

Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => Form 2023-01-00001

Archives

Vous pouvez stocker ici des documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives

Serveur de messagerie

Le serveur d’envoi de mails est par défaut celui de Form.dev. Tous les emails envoyés depuis Form.dev auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique (mise à part la modification de votre champ SPF dans votre DNS). Afin d’améliorer la délivrabilité des mails, vous avez la possibilité de saisir les informations de votre propre serveur mail (cela nécessite de posséder votre propre domaine mais aussi quelques notions informatiques). Si vous avez des mails sans domaine (ex: orange.fr, Gmail, SFR ou autres), il est fort possible que les mails soient envoyés en courrier indésirable où même qu'ils soient non délivrés. Contactez le support pour plus d’informations.

Marque blanche

Service optionnel à la carte Vous pouvez personnaliser vos Extranets Client et Stagiaires

Lieux de formations

Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation.

Finance

Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches.

Établissements bancaires

Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (CONFIGURATION / menu SOCIÉTÉS / rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES).

Automatisation des comptes comptables

Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable

Saisissez la racine des comptes comptables client (411, CC ou 9,…)

Indiquez le formatage : n numérotera le compte (format numérique) ; X reprendra le nom de votre client (avec gestion des homonymes)

Indiquez la longueur de la chaine de caractère :

Exemple : Racine 411n ; longueur 8 renverra : 41100001

Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : C0001

Exemple (clientFormdev) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : 411FORMD

Comptes comptables

Vous allez pouvoir créer les comptes gérés sur Form-dev:

Compte de classe 4: clients (441 - 9 - C)

Compte de classe 5: banque (512)

Compte de TVA: (445)

Compte de classe 7: Produits et prestations (706)

Si vous choisissez d'utiliser le plan comptable de la DREETS, vous devez créer vos comptes comptables dans ce menu.

Codes analytiques

Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique.

Modèles

Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement.

Documents

Type de document

Le type de document sert à définir le type de destinataire (client, apprenant, intervenant). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document.

Activation de la signature numérique

Si vous avez souscrit à l'option "Signatures numérique" et que vous choisissez d'activer la signature pour ce document, il faudra renseigner le mail d'envoi et éventuellement l'objet et le mail de relance.

S'il n'y a qu'un mail de renseigner sur le destinataire celui-ci recevra un mail pour signer, s'il y a aussi un numéro de portable alors celui-ci recevra un SMS pour signer.

Il y a deux possibilités de signature soit dans un fichier de preuve soit dans le document. 

.

Cartouche signature

Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents.

Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature.

Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche

Rendez-vous sur https://placeit.yousign.fr/

Générez un PDF de votre document.

Intégrez votre document PDF sur le site :

Choisissez un document.

Déplacez le cartouche à l’endroit où il sera apposé.

Modifiez le cas échéant la taille du bloc.

Copiez, collez les coordonnés du cartouche

Indiquez sur quel numéro de page le cartouche dot être apposé

Questionnaires

Modélisez vos questionnaires de positionnement et/ou de satisfaction, les mails et les modes d'envois qui y sont associés ainsi que les relances

Compétences

Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.

Applications externes

Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.

Rappels planifiés

Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans Formdev.

Champs personnalisés

Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.

Catalogue

Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation.

Ressources matérielles (familles)

Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Chaque famille regroupera ensuite la liste de vos ressources (salle 1, salle 2…).

Planning

Déterminez les paramètres d'affichage dans vos plannings de formation.

Archive

Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…).