Apprenants

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Choisissez les colonnes à afficher sur votre vue généralecochant, cochant, décochant, les cases
	Ajoutez vos propres critères de recherches sur une colonne
	Générez un aperçu des infos du jour et des rappels de l'apprenant
	Accédez à la fiche d'un apprenant et vous pourrez aussi faire d'éventuelles modifications
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ouvrir un accès Extranet

Fiche d'un apprenant

Retrouvez ici toutes les informations personnelles de l'apprenant

Détail d'une fiche

Infos

Anonymiser la fiche

- Effacement de la fiche stagiaire

- Suppression des documents en GED

- Suppression des événements

- Suppression des codes Extranet

Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.

Accueil

Infos du jour

Vous verrez 3 types de message concernant la formation: Actuellement en formation ou Prochaine formation le ou Dernière formation le s'il n'y a pas d'autres sessions auxquelles il est ajouté. Vous verrez aussi le prochain envoi de mail ou de sms.

Solde

Le solde correspond au total des factures à payer par l'apprenant.

Rappels

Vous verrez ici tous les rappels concernant l'apprenant: Rappels à traiter cela correspond aux notes ajoutées sur l'apprenant Les devis en négociation, les dossiers à contrôler et en attente de signature, les convocations à envoyer, les formations à facturer, les factures en brouillon, les questionnaires à compléter, les heures de présence à contrôler.

Suivi & Relation

Notes

Créez votre liste de tâches à traiter comme (À faire, Appeler, ...) et y ajouter une date de rappel, celui-ci apparaîtra dans le menu notification.

SMS programmés

Visualisez et modifiez la liste des envois de SMS.

Mails programmés

Visualisez et modifiez la liste des envois de mails.

Devis

Visualisez rapidement la liste des devis, vous allez pouvoir filtrer vos colonnes. Cliquez sur un devis pour voir le détail de celui-ci et modifiez le si besoin.

Détail d'un devis

Informations

Référence

Ajoutez une référence à votre devis celle-ci sera reprise en intitulé de devis et sur vos documents typé devis en ajoutant le champ de la référence.

État

Changez l'état de votre devis qui par défaut est en négociation à la création. Si celui-ci passe en état autre qu'en négociation, les campagnes de relances automatisées seront annulées. Pour un devis d'une ou plusieurs sessions avec des apprenants, vous le passez en gagné, le logiciel vous proposera de créer le dossier, et d'ajouter les apprenants sur les sessions.

Ajoutez un programme

Ajoutez un programme de formation à votre devis. Ajustez les horaires, le nombre de jours de formation, la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou en pourcentage. Envoyez le calendrier des sessions créées dans le logiciel.

Ajoutez une session

Ajoutez une session de formation à votre devis. Ajustez les horaires, le nombre de jours de formation, la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou pourcentage. Créez une entrée différée et/ou une sortie anticipée grâce au filtre de date. Vous avez aussi la possibilité de faire une pré-réservation. Différence entre Pré-réservation et Liste d'attente: Pré-réservation: Affichez la liste des apprenants ayant pré réservés dans une session où il y a encore de la place. Liste d'attente: Affichez la liste des apprenants dans une session où il n'y a plus de places libres.

Ajoutez un produit annexe

Ajoutez un produit annexe à votre devis. Ajustez la quantité, le prix, appliquez une remise en euro ou pourcentage, vous avez la possibilité de changer le taux de TVA.

Dossier

Visualisez rapidement la liste de vos dossiers, vous allez pouvoir filtrer vos colonnes. Cliquez sur un dossier pour voir le détail de celui-ci et modifiez le si besoin.

Ajoutez un dossier

Société

En formule INTÉGRAL "plusieurs sociétés/agences", choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec l'apprenant.

Intitulé

Modélisez votre intitulé. Celui-ci sera repris dans vos documents en ajoutant le champ correspondant.

Champ personnalisé

Ajoutez les autres informations dans les champs que vous aurez au préalablement créés dans Configuration -> Champ personnalisé.

Session

Ajoutez une session

Visualisez les sessions de l'apprenant avec un affichage simple et clair du nombre d'heures, des dossiers retournés ou non et des différentes informations.

Choix du dossier

Le logiciel vous demande de choisir un dossier existant ou de créer un nouveau dossier pour contractualiser avec l'apprenant.

BPF

Typez le financeur en fonction du financement le plus important et choisissez pour quel compte cet apprenant sera formé. Pour le compte de l'organisme: formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant avec qui je sous-traite. Pour le compte d'un autre organisme: je suis le sous-traitant. Par un autre organisme: je demande à un autre organisme de former mon apprenant (celui-ci sera le sous-traitant).

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Précisez les dates de début et/ou de fin de session, cas où l'apprenant ne ferait pas la totalité de la session.

Détails

Ajoutez des détails, ceux-ci seront repris sur vos documents en y ajoutant les champs correspondants.

Planning

Visualisez le planning des sessions de l'apprenant, vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.) Filtrez par module ou par session

Finance

Facture

Visualisez l'ensemble des factures faites pour l'apprenant. Créez vos factures d'acompte, de formation ou hors formation.

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures.

Contact

Créez vos contacts, lors de l'envoi de document vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Archives

Au moment d'éditer les différents documents, si vous avez fait le choix d'archiver, vous les retrouverez ici.

Les mails et les SMS adressés à l'apprenant sont archivés automatiquement.

Qualité

Retrouvez la liste de tous les questionnaires, visualisez facilement le statut de ceux-ci.

Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut.

Envoyez le questionnaire en direct, celui-ci sera envoyé sans création de campagne de rappel à la différence d'une campagne d'envoi depuis la session.

Pédagogie

Compétences

Visualisez et complétez les compétences sur les sessions de l'apprenant, vous pourrez aussi éditer le bulletin de notes depuis ce menu.

Certificats

Validez la session, générez le numéro, éditez le document et vous aurez la possibilité de l'envoyer par mail, de l'archiver, de l'exporter sur l'extranet