Apprenants

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments
	Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant.
	Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…).
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet.

Fiche d'un apprenant

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…).

Détail d'une fiche

Infos

Photo

Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur.

Anonymiser la fiche

Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet). Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.

Comptabilité

Déterminez vos règles de comptabilité et d’accords commerciaux avec cet apprenant.

Sélectionner un compte

Affectez un compte comptable à cet apprenant. Les comptes sont à créer dans Configuration / Comptes comptables. Vous pouvez aussi automatiser la création des comptes dans Configuration / Finance / Automatisation des comptes comptables.

Créer un compte

Cette fonction va vous permettre, si vous n’êtes pas en création automatique des comptes comptables, de créer un compte pour cet apprenant.

Conditions particulières

Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).

Autres détails

Utilisateur

Vous pouvez affecter la gestion de cet apprenant à l'un des utilisateurs de votre organisation. La liste des apprenants sera filtrée par défaut sur l'utilisateur connecté. Pour activer cette fonction, rendez-vous dans Configuration / Initialisation des fonctions / Administrateur / Initialisation des fonctions / Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur.

Sectorisation

Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord.

Statut

Le statut est l’état commercial de votre apprenant. Vous pouvez sélectionner manuellement et faire évoluer le statut. Le statut est également automatisé et évolue suivant ces règles : - Création de la fiche : Suspect - 1er devis créé : prospect - 1er dossier créé : Client

Analytique

Si vous utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez affecter un code analytique sur cet apprenant. Vous pouvez modéliser vos codes analytiques dans Configuration / Finance / Codes analytiques. Ces codes seront repris à l’édition de vos tableaux de bord de pilotage.

Commentaires et autres infos

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Accès Extranet

Ouvrez à cet apprenant un accès à l’extranet apprenants. Vos apprenants vont pouvoir retrouver dans leur extranet toutes les informations concernant leurs formations suivies, votre calendrier de formation… Vous allez pouvoir déposer des documents pour mise à disposition dans l’extranet. Ils vont également pouvoir effectuer des demandes de devis, des remarques ou réclamations… Pour activer un accès, activez le bouton ACTIVER L'ACCÈS À L'EXTRANET, sélectionnez votre société de rattachement (uniquement avec l’option multi-sociétés), et validez. Vos destinataires vont recevoir automatiquement un email avec leurs identifiants de connexion (ce mail est personnalisable dans Configuration / Mails). Ils seront également notifiés par mail de tout nouveau document déposé.

Accueil

Infos du jour

3 types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant :

"Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le".

Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.

Solde

Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.

Rappels

Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant.

Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.

Rappels à traiter :

- Notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation

- Devis dont vous attendez une réponse

- Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier

- Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation

- Formations terminées non facturées

- Factures en brouillon qu’il faut valider

- Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant

- Modules de formation dont la présence est à contrôler

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre apprenant. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : rappel de convocation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’un contrat de formation non retourné). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Devis

Créez vos devis à destination de vos apprenants (Ajouter un devis). Visualisez les devis générés pour cet apprenant ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre apprenant.

Détail d'un devis

Informations

Référence

Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

État

Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu). Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées. Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.

Ajoutez un programme

L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.

Ajoutez une session

L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).

Ajoutez un produit annexe

L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).

Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Ajoutez un dossier

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Sessions

Le menu Sessions reprend l’ensemble des formations dans lesquelles votre apprenant a été inscrit définitivement, que ce soit en financement personnel ou via une organisation. Une session est l’un de vos programmes de formation mis en œuvre de date à date.

Ajoutez une session

Choix du dossier

L’application vous demande de sélection un dossier ou d’en créer un nouveau. Un dossier est une pochette administrative qui va vous permettre de contractualiser avec l’apprenant, envoyer des documents, et suivre ses inscriptions jusqu’à la facturation du dossier. Si vus souhaitez utiliser un même dossier pour plusieurs inscriptions, créez le une 1ere fois et retrouvez le dans la liste pour l’inscription sur une 2ème session. Sinon, créez un nouveau dossier pour chaque inscription.

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Planning

Visualisez le planning des sessions et de l’ensemble des modules suivis par cet apprenant. Vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.), et filtrer par module ou par session.

Finance

Visualisez la liste des factures émises pour cet apprenant, si c’est lui le financeur. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.

Ajouter une facture

Cet onglet reprend toutes les factures émises pour cet apprenant (financements personnels), ainsi que leur état de paiement. Vous pouvez créer des factures de dossiers ou des factures hors formation professionnelle (ex : conseil, coaching, vente de kits pédagogiques…) en cliquant sur Ajouter une facture.

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures.

Contacts

Créez d’autres contacts en lien avec cet apprenant. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cet apprenant, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Archives

Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.

Les mails et les SMS adressés à l'apprenant sont archivés automatiquement.

Qualité

Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant. Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…). Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données. Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut.

Pédagogie

Compétences

Visualisez et complétez les compétences obtenues sur les sessions suivies par cet apprenant. Vous pourrez éditer le bulletin de notes ou relevé de compétences depuis ce menu.

Notes pédagogiques

Une note pédagogique est un contenu saisi par un intervenant depuis son Intranet ou un utilisateur depuis l’application. Cette note concerne le suivi pédagogique de cet apprenant (point intermédiaire, évaluation orale, difficultés rencontrées…). La note est rattachée à une session de formation.

Certificats

Un certificat est une validation « officielle » de votre formation (titre professionnel, titre RNCP, diplôme d’état…). Cette fonction va vous permettre de valider le résultat obtenu aux épreuves finales de cet apprenant, et de générer un numéro unique. Vous pourrez ensuite éditer le certificat, diplôme ou parchemin. Il faut au préalable avoir modélisé le format de numérotation de votre certificat (Configuration / Catalogue / Certificats) et avoir affecté ce certificat sur le programme de formation concerné (Catalogue / Éditer un programme / Pédagogie / Certificats et diplômes).