Organisations

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'organisations en cochant ou décochant les éléments.
	Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’organisations.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre organisation.
	Accédez à la fiche d'une organisation pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…)
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet. Si votre organisation est un Travailleur Non Salarié, pour pourrez également dupliquer ses information personnelle pour créer une fiche apprenant.

Fiche d'une organisation

Accédez à la fiche d'une organisation pour visualiser le détail de cette organisation. Une organisation est une personne morale, cliente ou financeur externe (OPCO, Pôle Emploi…). Vous pouvez saisir des informations sur la fiche, et réaliser des opérations (créer un devis, un dossier, envoyer un mail, un SMS…).

Détail d'une fiche

Infos

Type d'organisation

Déterminez quel est le type d’organisation : un client (personne morale) donneur d’ordre ou un financeur externe (OPCO, Conseil Régional, Pôle Emploi…).

Facturation

En sélectionnant « Utiliser une autre adresse pour la facturation », toutes les factures émises pour cette organisation seront aux coordonnées saisies. Les autres éléments (devis, dossiers…) resteront au nom de l’organisation.

OPCO

Sélectionnez dans la liste l’OPCO ou le financeur habituel de rattachement de cette organisation. Si vous êtes habituellement en subrogation de paiement, activez le bouton. Ces informations sont uniquement à titre informatif.

Comptabilité

Déterminez vos règles de comptabilité et d’accords commerciaux avec cette organisation.

Sélectionner un compte

Affectez un compte comptable à cette organisation. Les comptes sont à créer dans Configuration / Comptes comptables. Vous pouvez aussi automatiser la création des comptes dans Configuration / Finance / Automatisation des comptes comptables.

Créer un compte

Cette fonction va vous permettre, si vous n’êtes pas en création automatique des comptes comptables, de créer un compte pour cette organisation.

Conditions particulières

Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cette organisation. Ces règles seront appliquées pour cette organisation à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).

Utilisateur

Vous pouvez affecter la gestion de cette organisation à l'un des utilisateurs de votre organisation. La liste des organisations sera filtrée par défaut sur l'utilisateur connecté. Pour activer cette fonction, rendez-vous dans Configuration / Initialisation des fonctions / Administrateur / Initialisation des fonctions / Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur.

Autres infos

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cette organisation. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Accès Extranet

Ouvrez à cette organisation un accès à l’extranet clients. Vos clients vont pouvoir retrouver dans leur extranet toutes les informations concernant leurs dossiers, les formations suivies par leurs collaborateurs, votre calendrier de formation… Vous allez pouvoir déposer des documents pour mise à disposition dans l’extranet. Ils vont également pouvoir effectuer des demandes de devis, des remarques ou réclamations… Pour activer un accès, activez le bouton ACTIVER L'ACCÈS À L'EXTRANET, sélectionnez votre société de rattachement (uniquement avec l’option multi-sociétés), et validez. Vos destinataires vont recevoir automatiquement un email avec leurs identifiants de connexion (ce mail est personnalisable dans Configuration / Mails). Ils seront également notifiés par mail de tout nouveau document déposé.

Accueil

Infos du jour

3 types de messages sont affichés concernant les dossiers suivies par cette organisation :

"Dossier en cours", ou "Prochain dossier", ou "Dernier dossier"

Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.

Solde

Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.

Rappels

Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre organisation.

Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter.

- Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation

- Devis dont vous attendez une réponse

- Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier

- Dossiers en attente de signature

- Formations qui vont démarrer et pour lesquelles les apprenants n’ont pas encore reçu leur convocation

- Formations terminées non facturées

- Factures en brouillon qu’il faut valider

- Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre organisation. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : rappel de d'un démarrage de formation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Devis

Créez vos devis à destination de vos organisations (Ajouter un devis). Visualisez les devis générés pour cette organisation ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre organisation.

Détail d'un devis

Informations

Référence

Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

État

Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu). Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées. Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.

Ajoutez un programme

L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.

Ajoutez une session

L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre organisation, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).

Ajoutez un produit annexe

L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).

Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre organisation (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les apprenants formés, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Ajoutez un dossier

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Contacts

Créez d’autres contacts en lien avec cette organisation. Lors de l'envoi de documents pour le compte de cette organisation, vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Finance

Visualisez la liste des factures émises pour cet apprenant, si c’est lui le financeur. Créez vos factures d'acompte, de formation et de produits annexes.

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder vos factures.

Relance

A CREER

Archives

Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.

Qualité

Ce menu affiche l’ensemble des questionnaires envoyés à cet apprenant. Le statut vous permet de vérifier l’état de chaque questionnaire (envoyé, relancé, complété…). Pour les questionnaires complétés, vous pouvez consulter les réponses données.