Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de dossier en cochant ou décochant les éléments.
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre dossier.
	Accédez à la fiche d'un dossier pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, clôturer le dossier.

Fiche d'un dossier

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de ce dossier

Détail d'une fiche

Infos

Contractant

Le contactant est le donneur d’ordre qui vous a commandé la formation des participants de ce dossier. Il peut être le financeur, co-financeur ou ce dossier peut être entièrement financé par un organisme externe. La répartition des financements s’effectue dans le menu Financements.

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé dossier

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Commentaires

Un commentaire est une information complémentaire sur cette organisation, d’ordre général. Pour le suivi de votre relation avec cette organisation, utilisez Post-it

Dates

Ce sont les dates de début et de fin de votre dossier. Elles sont calculées automatiquement en fonction des dates de formations des apprenants rattachés ce dossier. Elles couvriront la plage de date complète du dossier (date du 1er jour du 1er participant à date du dernier jour du dernier participant).

Numéro

Le numéro de ce dossier est numéro contractuel indiqué dans vos conventions ou contrats de formation. Ce numéro est également repris en référence de facture. Vous pouvez créer une modélisation de numérotation qui créera automatiquement l’intitulé Configuration de la numérotation automatique

Dossier retourné

Cet interrupteur vous permet d’indiquer à l’application que votre donneur d’ordre vous a retourné vos documents contractuels signés. Nous vous conseillons d’intégrer le scan de ce document dans l’archive du dossier. Cet interrupteur sera activé automatiquement si vous utilisez l’option de signature numérique, dès que votre destinataire aura signé en ligne vos documents.

Suivi & Relation

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : rappel de d'un démarrage de formation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre organisation (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’une convention de formation non retournée). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Apprenants

Ajouter un participant

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Archives

Quand vous éditez documents pour cet apprenant, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.