Apprenants

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste d'apprenants en cochant ou décochant les éléments
	Sélectionnez des critères de recherche multiples pour filtrer votre liste d’apprenants.
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre apprenant.
	Accédez à la fiche d'un apprenant pour afficher ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications et réaliser des opérations (envoyer un mail, un SMS…).
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme envoyer un mail ou sms, générer la fiche de l'apprenant en format Excel, ou ouvrir un accès Extranet.

Fiche d'un apprenant

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cet apprenant (identité, devis, dossiers, formations…).

Détail d'une fiche

Infos

Photo

Cliquez sur le nuage pour télécharger la photo d'identité de votre apprenant, ou faites directement glisser la photo dans le cadre depuis votre ordinateur.

Anonymiser la fiche

Cette fonction va masquer les informations de la fiche apprenant (effacement des données de la fiche, suppression des documents en archive, événement et codes d’accès extranet). Les données concernant la comptabilité et la gestion (factures, encaissements, tableaux de bord) sont conservées dans les différents menu de l'application. Il en est de même pour les données concernant le bilan pédagogique et financier.

Conditions particulières

Personnalisez des règles spécifiques de taux d’acompte demandé à la signature d’un contrat et de délai de paiement pour cet apprenant. Ces règles seront appliquées pour cet apprenant à la place de vos règles par défaut (Configuration / Société / Facturation, règles commerciales et comptables).

Sectorisation

Le champ sectorisation vous permet de saisir une information qui vous est propre (sectorisation marketing, géographique, apporteur d’affaire…). Vous pourrez filtrer les listes sur cette sectorisation et retrouverez cette information dans vos tableaux de bord.

Commentaires et autres informations

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur la fiche de cet apprenant. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Accueil

Infos du jour

3 types de messages sont affichés concernant les formations suivies par cet apprenant : "Actuellement en formation", "Prochaine formation le" ou "Dernière formation le". Il pourra également être indiqué le prochain envoi automatique d’un email ou SMS.

Solde

Le solde correspond au montant total des factures qui restent en attente de règlement.

Rappels

Les rappels sont toutes les informations à traiter dans le cadre du suivi de vos dossiers avec votre apprenant. Le statut vert indique que rien n’est à réaliser, le statut rouge vous invite à contrôler les informations et éventuellement les compléter. - Rappels à traiter : notes à échéances que vous avez saisies dans le Suivi et Relation - Devis dont vous attendez une réponse - Dossiers dont la somme des financements est différente de la somme des C.A. de ce dossier - Formations qui vont démarrer et pour lesquelles l’apprenant n’a pas encore reçu sa convocation - Formations terminées non facturées - Factures en brouillon qu’il faut valider - Questionnaires dématérialisés envoyés non complétés par l’apprenant - Modules de formation dont la présence est à contrôler

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes et des tâches à réaliser à une date ultérieure (appel, rdv…), dans le cadre du suivi de votre relation avec votre apprenant. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : rappel de convocation à J-2). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à votre apprenant (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation ou relance d’un contrat de formation non retourné). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Devis

Créez vos devis à destination de vos apprenants (Ajouter un devis). Visualisez les devis générés pour cet apprenant ainsi que leur état. Vous pourrez les consulter, les envoyer, les modifier et changer l'état fonction de la réponse de votre apprenant.

Détail d'un devis

Informations

Référence

Indiquez une référence à votre devis. Cette référence vous permettra de connaître le contenu de ce devis, ou par exemple un numéro de bon de commande. Elle pourra être reprise lors de l'édition de votre devis (intégration du champ dans votre document). Vous pouvez créer une modélisation de référence qui créera automatiquement la référence dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

État

Votre devis est par défaut en négociation à sa création. En fonction de la réponse de votre apprenant, vous allez pouvoir changer son état (gagné, perdu). Quand vous changez l’état, les campagnes de relances automatiques seront supprimées. Si votre devis est gagné, l’application vous proposera de créer le dossier contractuel.

Ajoutez un programme

L’ajout d’une ligne « programme » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant. Cette fonction est utilisée si votre demandeur ne sait pas encore à quelle date il va vouloir réaliser sa formation. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, remise…). Vous avez également la possibilité, en cochant ENVOYER LE CALENDRIER, de générer automatiquement un document reprenant toutes les sessions futures programmées dans l’application.

Ajoutez une session

L’ajout d’une ligne « session » permet de rechercher dans votre catalogue la formation demandée par votre apprenant, ainsi que les dates de formation de la session choisie. Ces dates seront affichées à l’édition de votre devis. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (durée, prix, date d’entrée différée ou sortie anticipée, remise…). Ces devis se retrouveront dans le menu Opportunités de votre session de formation. Vous pouvez ajouter comme option pré-réservation (devis chaud) ou liste d’attente (intérêt fort de votre apprenant pour ces dates, mais session complète).

Ajoutez un produit annexe

L’ajout d’une ligne « produit annexe » permet de rechercher dans votre catalogue un produit autre qu’une formation (vente de kit pédagogique, conseil, déplacement…) demandé par votre apprenant. Vous pouvez adapter les modalités affichées par défaut (quantité, prix unitaire et, remise).

Dossier

Visualisez rapidement la liste de vos dossiers, vous allez pouvoir filtrer vos colonnes. Cliquez sur un dossier pour voir le détail de celui-ci et modifiez le si besoin.

Ajoutez un dossier

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez les autres informations dans les champs que vous aurez au préalablement créés dans Configuration -> Champ personnalisé.

Session

Ajoutez une session

Visualisez les sessions de l'apprenant avec un affichage simple et clair du nombre d'heures, des dossiers retournés ou non et des différentes informations.

Choix du dossier

Le logiciel vous demande de choisir un dossier existant ou de créer un nouveau dossier pour contractualiser avec l'apprenant.

BPF

Typez le financeur en fonction du financement le plus important et choisissez pour quel compte cet apprenant sera formé. Pour le compte de l'organisme: formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant avec qui je sous-traite. Pour le compte d'un autre organisme: je suis le sous-traitant. Par un autre organisme: je demande à un autre organisme de former mon apprenant (celui-ci sera le sous-traitant).

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Précisez les dates de début et/ou de fin de session, cas où l'apprenant ne ferait pas la totalité de la session.

Détails

Ajoutez des détails, ceux-ci seront repris sur vos documents en y ajoutant les champs correspondants.

Planning

Visualisez le planning des sessions de l'apprenant, vous pouvez changer l'affichage (mois, semaine, etc.) Filtrez par module ou par session

Finance

Facture

Visualisez l'ensemble des factures faites pour l'apprenant. Créez vos factures d'acompte, de formation ou hors formation.

Réglement

Ajoutez un règlement pour solder plusieurs factures.

Contact

Créez vos contacts, lors de l'envoi de document vous pourrez les ajouter à la liste d'expéditeurs.

Archives

Au moment d'éditer les différents documents, si vous avez fait le choix d'archiver, vous les retrouverez ici.

Les mails et les SMS adressés à l'apprenant sont archivés automatiquement.

Qualité

Retrouvez la liste de tous les questionnaires, visualisez facilement le statut de ceux-ci.

Filtrez par session, par type de questionnaire, par statut.

Envoyez le questionnaire en direct, celui-ci sera envoyé sans création de campagne de rappel à la différence d'une campagne d'envoi depuis la session.

Pédagogie

Compétences

Visualisez et complétez les compétences sur les sessions de l'apprenant, vous pourrez aussi éditer le bulletin de notes depuis ce menu.

Certificats

Si vous avez modélisé un certificat sur le programme de formation, vous pouvez valider la session, générer le numéro, éditer le document et vous aurez la possibilité de l'envoyer par mail, de l'archiver, de l'exporter sur l'extranet