Sessions

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de sessions en cochant ou décochant les éléments
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre session.
	Accédez à la fiche d'une session pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme changer l'état de la session, générer le programme et le planning, générer la fiche des apprenants en format Excel, dupliquer ou supprimer la session

Fiche d'une session

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cette session de formation (intitulé, programme, dates…).

Détail d'une fiche

Société

Si vous gérez plusieurs sociétés ou agences dans l’application, sélectionnez celle qui va organiser cette formation.

Programme

Sélectionnez dans votre banque de programmes le programme que vous souhaitez mettre en œuvre dans le cadre de cette création.

Mode d'organisation

Le choix du mode d’organisation va vous permettre de créer une session de formation adaptée au mode choisi. Chaque mode a été étudié pour être optimisé fonction des particularités du mode (ex : inter-centre pour des inscriptions apprenant par apprenant sur vos sessions programmées, intra-entreprise pour un seul client…).

Mode de session

L'activation d'une session en tout ou partie à distance permet d'alimenter la rubrique de votre bilan pédagogique et financier, cadre F1.

Déploiement

En activant ce bouton, vous allez diffuser les informations de cette session (intitulé, dates de formation) sur les extranets de vos organisations et apprenants, ainsi que sur votre site catalogue formation (si option souscrite). Vos lecteurs pourront télécharger le programme et effectuer des demandes de devis.

Désignation

Intitulé

L’intitulé est le nom que vous allez donner à cette session. L’objectif est de pouvoir retrouver le plus rapidement possible votre session dans les moteurs de recherche, en saisissant des mots clés inclus dans cet intitulé. Vous pouvez créer une automatisation de création de cet intitulé dans Configuration / Sociétés / Editer / clic sur votre société / Numérotation automatique / Ajouter une numérotation automatique / Intitulé session.

Référence

Indiquez, si besoin, une référence complémentaire à votre session de formation. Ces informations pourront être reprises sur les documents que vous envoyez à vos destinataires.

Analytique

Si vous utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez affecter un code analytique sur cette session. Vous pouvez modéliser vos codes analytiques dans Configuration / Finance / Codes analytiques. Ces codes seront repris à l’édition de vos tableaux de bord de pilotage.

Dates & Lieux

Date de début et date de fin

Indiquez la date du 1er jour et du dernier jour de cette session, même s’il y a des interruptions dans cette amplitude. C’est votre agenda de formation qui précisera les dates réelles de formation dans cette plage de dates.

Lieux

Saisissez le lieu ou va se dérouler la formation. Vous pouvez aussi créer une base de données de lieux dans Configuration / Lieux de formation. Cette adresse sera reprise notamment sur vos convocations. Pour les formations à distance, vous pouvez coller le lien de la salle virtuelle ou noter « Formation à distance ». L'adresse secondaire est un autre lieu ou va se dérouler la formation en plus du lieu principal (ex : formation pratique en atelier à telle adresse).

Lieu (site Web catalogue formation)

C’est un lieu « court » qui sera affiché sur votre site web catalogue (si option souscrite). Il est en effet peu important de noter une adresse complète sur votre site (notez par ex : Paris, Formation à distance).

Informations

Durée

Le nombre d’heures et de jours affiché est la durée habituelle de formation que vous avez indiquée sur votre programme de formation. Vous avez la possibilité, si la durée pour cette session est différente (adaptation pédagogique pour le même contenu par ex), de la modifier.

Nombre de places

C’est le nombre maximum de personnes que vous pourrez inscrire. Ce nombre a été saisi sur votre programme de formation. Vous pouvez pour cette session augmenter ou diminuer ce nombre de places. En cas de dépassement, vous serez alerté par l’application. Si vous le souhaitez, vous pourrez tout de même forcer des inscriptions en surbooking.

Affichage du nombre de places sur les plateformes externes

Cette option va vous permettre d’afficher en temps réel le nombre de places disponibles sur vos plateformes externes (extranets et site web catalogue formation). Quand votre session sera complète, elle disparaitra automatiquement des plateformes.

Ajout d'une session

Procédures

Cet écran vous informe des questionnaires, SMS et mails qui vont être planifiés et envoyés automatiquement pour votre session de formation. Vous pouvez aussi en rajouter. Pour créer vos modèles et automatiser leur envoi cliquez ici Ajouter un questionnaire

Accueil

Résumé

Cet écran vous informe des éléments principaux de votre session : intitulé du programme, dates, complétude de l’agenda, taux de remplissage…

Infos du jour

En fonction de l’avancée de formation, l’application vous informe des éléments marquants de cette session.

Rappels

Les rappels (ou alertes) vous permettent de connaître l’ensemble des tâches à traiter ou saisir pour cette session, afin que la partie commerciale, administrative, pédagogique, soit conforme.

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes dans le cadre du suivi de votre session et des tâches à réaliser à une date ultérieure (ex : faire mail à un intervenant, planifier des entretiens avec les apprenants...), dans le cadre du suivi de votre session de formation. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à vos apprenants et intervenants (ex : rappel de convocation à J-2, d'intervention à J-10). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à vos apprenants, intervenants et organissations (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Participants

Ce sont tous les participants qui sont inscrits dans cette session. C’est-à-dire qu’il y a eu un engagement de votre cocontractant, donc un dossier de créé.

Ajouter un apprenant

Apprenant

Ajouter un participant va vous permettre d’inscrire un nouvel apprenant directement dans cette session (sans être obligé de faire un devis). Suivez les étapes pour inscrire votre participant.

Dossier

Un dossier est une pochette administrative comprenant : - Le participant - Le donneur d’ordre Ce dossier va donc rattacher le participant au contractant (une organisation ou lui-même dans le cadre d’un financement personnel). Il sera automatiquement créé et se retrouvera dans le menu dossier. Il vous permettra de suivre administrativement cette inscription, de l’édition des documents contractuels jusqu’à sa facturation. Vous pouvez créer un nouveau dossier pour l’inscription de cet apprenant, ou sélectionner un dossier déjà créé pour y rattacher ce participant. Cela peut s’avérer utile si un donneur d’ordre vous commande l’inscription de plusieurs apprenants dans une ou plusieurs sessions de formation, et que vous souhaitez tout regrouper sur un même dossier. L’application compilera tous les participants sur ce dossier, et éditera une convention unique avec toutes les inscriptions de ce dossier. Vous pourrez également facturer en une fois l’ensemble des participants de ce dossier.

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Dossiers

Créez vos dossiers à destination de votre apprenant (Ajouter un dossier). Un dossier est une pochette administrative contractuelle, qui reprendra la ou les sessions de formations commandées, les montants de C.A. et les sources de financements. Ces dossiers se retrouveront également dans le menu DOSSIERS. Vous pourrez éditer les documents contractuels et tous documents relatifs aux formations suivies, jusqu’à leur facturation et encaissement. Ces dossiers pourront être créés automatiquement à l’ajout d’un apprenant dans vos sessions de formation.

Ajoutez un dossier

Société

Choisissez avec quelle société vous allez contractualiser avec cet apprenant. La société choisie sera reprise sur l'ensemble des documents générés pour ce dossier.

Intitulé

Indiquez un intitulé à votre dossier. Cet intitulé vous permettra de retrouver votre dossier dans la liste des dossiers en fonction de mots clés saisis. Vous pouvez créer une modélisation de l’intitulé qui créera automatiquement l’intitulé dans Configuration / Société / Numérotation automatique.

Champ personnalisé

Ajoutez des informations personnalisées sur votre dossier. Vos champs personnalisés doivent au préalable être créés dans le menu Configuration / Champs personnalisés. En intégrant les codes champs dans vos modèles de documents, les informations saisies seront reprises à leur édition.

Intervenants

Liste des intervenants

Retrouvez ici la liste des intervenants affectés à cette session

Modifier ou Ajouter un intervenant

Responsable de formation

Cette option vous permet de déterminer le responsable pédagogique de cette session. Cette information pourra être reprise dans vos documents (ex : pour une formation avec plusieurs intervenants, vous indiquez sur la convocation quel est le responsable pédagogique de cette session).

Coût intervenant

Si votre intervenant est extérieur à votre organisme de formation, indiquez le coût qu’il va vous facturer pour cette session. Ce coût sera repris à l’édition de votre contrat de mission ou de votre contrat de sous-traitance, et sera déduit de votre marge.

Lien agenda

Le lien agenda va permettre à votre intervenant, lors de l’envoi de ses documents, d’intégrer en cliquant sur ce lien l’ensemble des modules de formation sur son propre agenda personnel.

Finance

Charges diverses

Cette rubrique regroupe toutes les charges affectées pour cette session ; charges humaines, matérielles, et diverses. Une charge diverse est une charge exceptionnelle liée à cette session (ex : location d’une salle uniquement). Pour apprendre à modéliser vos charges, cliquez ici.

Opportunités

Une opportunité est une intention d’un de vos clients ou prospects de suivre cette session de formation. Cette opportunité est créée depuis la fiche de l’organisation ou l’apprenant, ou directement depuis la session en cliquant sur Ajouter une Opportunité. Vous pouvez générer et envoyer un devis directement depuis la session de formation. Si vous changez d’état l’opportunité en gagné, l’application créera automatiquement le dossier d’inscription.

Agenda

L’agenda de formation est le calendrier réel de réalisation de vos modules (dates, horaires) dans la plage de dates de votre session de formation.

Un module d’agenda comprend :

- Un ou des intervenants,

- Une ou des ressources matérielles,

- Des participants.

Pour créer votre agenda, cliquez sur Planifier, choisissez votre module de formation et glissez-le. Vous pouvez aussi cliquer glisser votre souris directement dans le calendrier. Une fois le module créé, vous pourrez affecter les ressources en cliquant sur le pictogramme d’affectation (en haut à gauche du module). Il est possible de faire de l’affectation en masse en sélection plusieurs modules. Les … à gauche d’un module permettent d’en afficher le détail, et vous propose des options de répétition, duplication…

Il en découlera :

- L’édition des plannings pour vos intervenants et apprenants,

- L’édition au réel des créneaux de formation pour l’édition de vos feuilles d’émargement ou l’envoi des modules dans l’applicatif de signatures électroniques (si option souscrite),

- L’alimentation de votre Bilan Pédagogique et financier.

Votre agenda doit comporter le même nombre d’heures cumulé que le nombre d’heures prévues dans votre session de formation.

Affichage

Visualisez le planning de la session grâce à 4 modes d'affichage différents mensuel, hebdomadaire, journalier ou sous forme de liste.

Les pictogrammes

	Liste des modules de la session
	Passez en mode affectation pour attribuer des intervenants, des ressources, des stagiaires au module. Vous pouvez sélectionner plusieurs modules afin d'affecter en une seule fois
	Visualisez le nombre d'intervenants dans le module, s'il n'y en a pas d'affecter le pictogramme sera de couleur rouge
	Visualisez le nombre de ressources matérielles affectées à ce module
	Visualisez le nombre d'apprenants affectés à ce module sur le nombre total d'apprenants de la session
	Visualisez le nombre d'heures total de la session

Le mode FILTRER

Suivant le mode d'affichage choisi, vous aurez une vue au mois, à la semaine ou à la journée. Vous pouvez aussi filtrer par modules, intervenants, ressources matérielles, et par apprenants.

Le mode AFFECTER

Intervenants

Une fois le ou les modules sélectionnés (bouton en haut à gauche des modules), vous allez pouvoir affecter le ou les intervenants qui vont animer ce(s) module(s). Cochez dans la liste vos intervenants dans la liste, puis enregistrez. Les intervenants affichés en 1er sont ceux qui avaient au préalable étés affectés dans le menu Intervenants.

Ressources matérielles

Une fois le ou les modules sélectionnés (bouton en haut à gauche des modules), vous allez pouvoir affecter le ou ressources matérielles mobilisées pour ce module. Cochez dans la liste les ressources, puis enregistrez. Des filtres par famille de ressource ou par mot clé vont vous permettre rapidement de le retrouver. L’affectation des ressources à plusieurs objectifs : - Contrôler les conflits (ex : vous affectez une salle alors qu’elle est déjà prise pour une autre formation), - Informer les intervenants et apprenants des ressources mobilisées, - Calculer votre marge bénéficiaire L’affectation des ressources n’a aucune incidence obligatoire dans l’application (financière, BPF…).

Apprenants

Ce sont les apprenants qui sont affectés à ce module de formation. En fonction du mode de session choisi, ils sont affectés par défaut (inter, intra), ou à affecter manuellement (parcours individuels). La liste est filtrée en fonction des entrées différées ou sorties anticipées de vos apprenants. Vous pouvez sur tout mode d’organisation de votre session désélectionner des apprenants, dans un objectif de parcours individualisé (ex : un apprenant ne suis que quelques modules sur une session).

Le mode PLANIFIER

Afficher tous les modules

Par défaut, seuls les modules affectés sont affichés. Si vous souhaitez ajouter à votre agenda un autre module, cliquez sur le bouton Afficher tous les modules.

Présences

Affichage

Ce menu reprend tous les modules de votre agenda de formation pour cette session. Il vous permet de piloter la présence de vos participants à cette formation. Vous allez pouvoir valider les présences et les absences. En mode de gestion électronique des émargements, ces opérations sont automatiques (si option souscrite).

Aperçu

Tous présents

Cette action va vous permettre de noter l’ensemble des participants présents au module de formation. Vous pourrez ensuite affecter, si besoin, des absences à l’un ou l’autre des apprenants (sauf option signature électronique des émargements).

Présent

En cochant cette case, vous allez indiquer que l’apprenant concerné a été présent au module de formation.

Absent

Absence justifiée

En fonction de vos conditions générales de vente ou des accords signés avec vos financeurs, une absence justifiée n’amènera pas de facturation du nombre d’heures de ce module. Cette information sera notée au moment de la facturation de votre prestation.

Gestion heures d'absence

Émarger

Archives

Quand vous éditez documents pour cette session, et si vous avez fait le choix de les archiver au moment de leur édition, vous pourrez les retrouverez dans ce menu. Ces archives sont classées par type : documents, mails et SMS.

Qualité

Pédagogie

Notes pédagogiques

Évaluations des compétences

Certificats

Un certificat est une validation « officielle » de votre formation (titre professionnel, titre RNCP, diplôme d’état…). Cette fonction va vous permettre de valider le résultat obtenu aux épreuves finales de cet apprenant, et de générer un numéro unique. Vous pourrez ensuite éditer le certificat, diplôme ou parchemin. Il faut au préalable avoir modélisé le format de numérotation de votre certificat (Configuration / Catalogue / Certificats) et avoir affecté ce certificat sur le programme de formation concerné (Catalogue / Éditer un programme / Pédagogie / Certificats et diplômes).