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Documents
Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ?
Les principaux types de documents
| Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ? | Type de document |
|---|---|
| La génération de ces documents se fait sur un Dossier ou une Session | |
| Attestation de fin de formation ou de présence | |
| Bulletin de note | |
| Certificat | |
| Convocation | |
| Questionnaire à chaud et à froid | |
| Réglement intérieur | |
| Planning stagiaire (modèle bridé) | |
| Relance échéance | |
| Si le contractant est un Apprenant, le document s'édite sur un Dossier. | |
| Contrat de formation | |
| Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier. | |
| Convention | |
| Si le contractant est une Organisation, le document s'édite sur un Dossier. | |
| Convocation globale | |
| Le document s'édite sur une Organisation ou un Apprenant dans le sous-menu Opportunités / Devis | |
| Devis | |
| Facture Proforma | |
| Le document s'édite sur une Session dans le sous-menu Intervenant | |
| Ordre de mission | |
| Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les règlements | |
| Reçu | |
| Le document s'édite sur le menu Finance ou sur un Dossier, une Organisation, un Apprenant dans le sous-menu Finance / Consulter les factures | |
| Factures (modèle bridé) | |
| Relance paiement |
Les documents particuliers
Le programme de formation
| Le programme de formation |
|---|
| La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé. |
Les feuilles d'émargement
| Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ? | Type de document | Particularité |
|---|---|---|
| Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement). | ||
| Feuille d'émargement collective | 1 feuille par journée pour plusieurs apprenants | |
| Feuille d'émargement individuelle | 1 feuille par apprenant pour plusieurs journées | |
| Feuille d'émargement INTRA | 1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions | |
| Feuille d'émargement électronique (modèle bridé) | 1 ou plusieurs feuille par apprenant |
Dossier
E
Extranet
Cette fonctionnalité va vous permettre d’ouvrir un espace privé à vos stagiaires et clients. Ils vont pouvoir :
- Suivre les formations,
- Voir le statut de leurs conventions, factures,
- Télécharger leurs documents,
- Compléter leurs questionnaires,
- Demander des devis,
- Effectuer des remarques, avis et réclamations.
|
| Catalogue en ligne : critères 1.1, 1.2, 1.3
Remarques, avis et réclamations : critères 7.30, 7.31 |
Modélisez vos emails
2 emails sont personnalisables :
- Création de compte utilisateur (client et stagiaire),
- Envoi de nouveaux documents.
Des modèles sont intégrés sur votre base. Vous pouvez les modifier dans la configuration :
Créez les comptes utilisateur
- Rendez-vous sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant,
- Cliquez sur Ouvrir un accès extranet,
- Choisissez la société
- Activer l'accès extranet
Vos destinataires vont recevoir un email avec leurs codes de connexion. Une fois le compte créé, le bouton ACCES EXTRANET devient bleu.
Déposez des documents dans l’extranet
Au moment de la génération de documents, cochez Exporter vers l’extranet. Vos destinataires seront notifiés par email.
Vous pouvez aussi déposer des documents déjà édités:
Extranet Organisation
Page d'accueil
- Derniers documents
- Questionnaires
- Dossiers de convention
- Modification de mot de passe
- Bouton FAITES NOUS PART DE VOS REMARQUES. Vous serez notifié des remarques par mail et dans le menu Notifications de la page d’accueil
Les remarques seront stockées sur la fiche de votre Organisation ou Apprenant dans le sous-menu Suivi & Relation Notes / Rappels
Page Dossiers
Liste de tous les dossiers en cours, terminés, à venir :
Au clic sur un dossier, affichage du détail et des documents liés :
Page Mes stagiaires
Liste de tous les apprenants:
Détail des formations par apprenant:
Planning des formations
Page mes documents
Liste de tous les documents déposés sur l’extranet :
Page Catalogue de formations
Possibilité de demander un devis pour vos prochaines formations. Les devis sont créés automatiquement dans Form.dev. Vous êtes alertés par mail et dans les notifications sur la page d'accueil.
Extranet Apprenant
F
Les feuilles d'émargement
| Dans quel menu ou sous-menu se génèrent les documents ? | Type de document | Particularité |
|---|---|---|
| Le document s'édite sur le sous-menu Participant sur une Session (sélection de la liste d'apprenant / Action en masse / Générer les feuilles d'émargement). | ||
| Feuille d'émargement collective | 1 feuille par journée pour plusieurs apprenants | |
| Feuille d'émargement individuelle | 1 feuille par apprenant pour plusieurs journées | |
| Feuille d'émargement INTRA | 1 feuille pour le nombre de jours paramétré dans Configuration / Initialisation des fonctions | |
| Feuille d'émargement électronique (modèle bridé) | 1 ou plusieurs feuille par apprenant |
G
H
I
J
K
L
M
Marque Blanche
N
O
Organisation
P
Planning
Programme de formation
| Le programme de formation |
|---|
| La génération du document se fait depuis le Catalogue. La génération automatique des programmes de formation se fera si un document initial typé dossier, devis, convocation est choisi (avec option génération automatique cochée dans Configuration / Initialisation des fonctions et que dans Configuration / Document, le choix de joindre automatiquement le programme est activé. |