Configuration

Administrateur

Déterminez les paramètres généraux de Formdev en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme.

Initialisation des fonctions

Paramètres d'initialisations des fonctions

Enregistrement automatique des documents en archive

Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.

Gestion de la comptabilité clients

Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.

Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur

Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.

Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur

Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS

Envoi automatique des mails

Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu MAILS de la CONFIGURATION.

Gestion des compétences intervenants

Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.

Utilisation du plan comptable de la DREETS

Si vous utilisez ce plan comptable, lors de la création des comptes de produits Form-dev à mis en place une liste déroulante des types de financeur dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables, afin de vous aider.

Délais

Nombre de jours par feuille d'émargement papier

Sur les feuilles de type Intra ou Individuelle vous avez la possibilité de mettre jusqu’à 30 jours de formation par feuille. Une feuille de type Collective est paramétré par journée de formation 

RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation

Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation. Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE.

Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil

Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)

 Paramétrer votre délai d'alerte, les dossiers retournés signés sont à gérer depuis le détail d'un dossier. 

Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)

 Paramétrer votre délai d'alerte, les financements accordés sont à gérer depuis le détail d'un dossier. 

Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants

 Paramétrer votre délai d'alerte, Les convocations sont à envoyer  depuis une session sur la ligne d'un apprenant. 

Délai de rappel des formations à échéance

 Paramétrer votre délai d'alerte, celui -ci servira à vous alerter des certificats qui sont arrivés à échéance. Cette validité se paramètre depuis Catalogue -> choisir un programme -> Pédagogie -> Certificats et diplômes 

Délai de rappel des échéances sur les ressources

 Paramétrer votre délai d'alerte, celui -ci servira à vous alerter des ressources matérielles et des champs personnalisés avec une date de validité sur les intervenants arrivés à échéance.
Créer vos ressources matérielles depuis le menu Ressources
Créer vos champs personnalisés depuis le menu Configuration -> Champs personnalisés puis allez sur le détail d'une fiche intervenant et ajouter les valeurs de vos champs personnalisés. 

Génération automatique de l'édition des programmes de formation

Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation.

Clôturer le logiciel

Clôture périodique

Cela indique qu’à la date du jour, votre dernière clôture périodique dans Form.dev date de plus de 12 mois. Ces clôtures sont obligatoires, en lien avec la norme NF203 certifiant Form.dev comme logiciel de facturation informatisée. Vous êtes obligé de faire une clôture minimum une fois par an.

Que se passe t'il quand une clôture est réalisée?

VOUS NE POUVEZ PLUS EFFECTUER AUCUNE OPÉRATION ANTÉRIEURE A CETTE DATE.

Ex : Si vous clôturez au 30/04/2023, vous ne pourrez plus facturer sur une date antérieure, modifier de conventions…

Il est donc important d’avoir une date de clôture assez éloignée de la date du jour pour pouvoir à postériori le cas échéant réaliser des modifications.

Nous vous conseillons donc de laisser une période de 9 mois entre la date du jour et la date de clôture.

Ex : Nous sommes le 30/04/2023, la date de clôture doit être au 31/07/2022.

Sociétés

Saisissez les coordonnées administratives, juridiques, règles commerciales de votre (vos) société(s). Ces éléments seront repris dans vos éditions.

Ajout d'une société

Dénomination

Nom commercial de la société

Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.

Nom interne de la société

Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations

Contact

Émail général de contact

Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.

Émail comptabilité

Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.

Envoyer une copie de tous les emails partis de Form.dev sur l'adresse choisie ci-dessus

Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis Form.dev. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis Form.dev seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.

Informations complémentaires

Horaires par défaut

Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.

Qualiopi

Date de certification

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans

Type de certification

Choisissez le type de certification obtenue parmi les 4 types

Champs libres

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).

Champs personnalisés

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents

Fiche d'une société

Finance / Facturation règles commerciales

Délais de paiements accordés

Form.dev calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS.

Fin de mois

 Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août)

Acomptes demandés

Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS

Mode de paiement privilégié

Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse.

Choix du taux de TVA

Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures

Durée de validité des devis

Form.dev calculera et affichera la date de validité sur vos devis.

Facturer avec cette société

Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures

Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur

Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante.

Banque par défaut

Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie.

Règles d'escomptes

Ces informations seront affichées sur vos factures .

Lieu par défaut

Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu CONFIGURATION / LIEUX DE FORMATION. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.

Finance / Exercices comptables

Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin.

Modèle de facturation

Nomenclature : AAAA ou AA: Année MM : Mois JJ : Jour Indice obligatoire : nnnnn : indice sur 5 chiffres sans remise à zéro nnn : indice sur 3 chiffres sans remise à zéro NNNNN : indice sur 5 chiffres remise à zéro annuelle NNN : indice sur 3 chiffres remise à zéro annuelle

Vous pouvez écrire ou simplement glisser les jetons dans le champ de saisi, vous avez aussi la possibilité de rajouter du texte, des séparateurs [ / * \ : - ] là où vous le souhaitez

Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => Form 2023-01-00001

Archives

Vous pouvez stocker ici des documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives

Serveur de messagerie

Le serveur d’envoi de mails est par défaut celui de Form.dev. Tous les emails envoyés depuis Form.dev auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique (mise à part la modification de votre champ SPF dans votre DNS). Afin d’améliorer la délivrabilité des mails, vous avez la possibilité de saisir les informations de votre propre serveur mail (cela nécessite de posséder votre propre domaine mais aussi quelques notions informatiques). Si vous avez des mails sans domaine (ex: orange.fr, Gmail, SFR ou autres), il est fort possible que les mails soient envoyés en courrier indésirable où même qu'ils soient non délivrés. Contactez le support pour plus d’informations.

Marque blanche

Service optionnel à la carte Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires avec l’extranet stagiaires Form.dev : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis Form.dev. La fonctionnalité extranet est incluse dans votre abonnement. La marque blanche est en option.

Configuration de votre marque blanche : Les informations colorimétriques que vous allez saisir vont être reprises sur vos extranets stagiaires et clients. Si vous possédez plusieurs sociétés ou agences, il faut faire ces opérations sur toutes vos sociétés.

Lieux de formations

Modélisez une liste de lieux de formation. Vous pourrez sélectionner un de ces lieux à la création de vos sessions de formation.

Finance

Configurez vos RIB (repris sur vos factures), modélisez votre plan comptable (export de vos journaux de vente et d'encaissement), et créez une liste de codes analytiques affectables sur vos fiches.

Établissements bancaires

Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (CONFIGURATION / menu SOCIÉTÉS / rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES).

Automatisation des comptes comptables

Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable

Saisissez la racine des comptes comptables client (411, CC ou 9,…)

Indiquez le formatage : n numérotera le compte (format numérique) ; X reprendra le nom de votre client (avec gestion des homonymes)

Indiquez la longueur de la chaine de caractère :

Exemple : Racine 411n ; longueur 8 renverra : 41100001

Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : C0001

Exemple (clientFormdev) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : 411FORMD

Comptes comptables

Vous allez pouvoir créer les comptes gérés sur Form-dev:

Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C)

Compte de classe 5: banque (512)

Compte de TVA: (445)

Compte de classe 7: Produits et prestations (706)

Si vous choisissez d'utiliser le plan comptable de la DREETS, vous devez créer vos comptes comptables dans ce menu.

Codes analytiques

Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique.

Modèles

Personnalisez vos documents pour qu'ils soient à votre image, créez vos questionnaires dématérialisés, et une base de mails et SMS qui pourront être envoyés à la demande ou automatiquement.

Documents

Nom du document

Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition.

Type de document

Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). sert à définir le type de destinataire (client, apprenant, intervenant). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document.

Activation de la signature numérique

Cette option va vous permettre de faire signer vos documents en ligne. Vos destinataires vont recevoir un email et seront invités à cliquer sur un bouton, qui les redirigera vers une page web. Après avoir parcouru vos documents, ils pourront les signer directement en ligne. Les documents signés seront rapatriés automatiquement dans Form.dev dans le dossier concerné, vos destinataires pourront quant à eux télécharger leurs documents signés.

Il y a deux possibilités de signature soit dans un fichier de preuve soit dans le document.

Cartouche signature

Cette fonctionnalité va vous permettre de positionner le cartouche de signature à l’endroit ou vous le souhaitez dans vos documents.

Une fois cette fonction activée sur chacun de vos documents, nous ne joindrons plus à votre envoi la page récapitulative de signature.

Modélisez l’endroit où doit être positionné votre cartouche

Rendez-vous sur https://placeit.yousign.fr/

Générez un PDF de votre document.

Intégrez votre document PDF sur le site :

Choisissez un document.

Déplacez le cartouche à l’endroit où il sera apposé.

Modifiez le cas échéant la taille du bloc.

Copiez, collez les coordonnés du cartouche

Indiquez sur quel numéro de page le cartouche dot être apposé

Questionnaires

Modélisez vos questionnaires de positionnement et/ou de satisfaction, les mails et les modes d'envois qui y sont associés ainsi que les relances.

Vous envoyez manuellement ou automatiquement vos questionnaires  par mails, vos destinataires complètent les questionnaires en ligne sur tout terminal.

Les réponses sont rapatriées automatiquement dans Form.dev. 

Vous pouvez consulter les statistiques depuis Form.dev et/ou faire un export des réponses sur Excel.

Créer un questionnaire

Intitulé du questionnaire

Cela permet de retrouver votre questionnaire dans la liste, cet intitulé sera aussi repris sur la page web de destination. 

Texte d’introduction du questionnaire

Quand le destinataire va arriver sur la page web il verra ce contenu en dessous de l’intitulé.

Répondre anonymement

Vous avez la possibilité d’autoriser à répondre anonymement. Les statistiques seront quand même réalisées mais pas individuellement.

Ajouter vos questions et/ou bloc texte

Plusieurs choix de type de question vous sont proposés, choisissez celui qui vous convient, paramétrer la question, les éventuels choix et vous pouvez même mettre un texte d'explication.

Envoi du questionnaire

Paramétrer le mode d'envoi

 Vous avez la possibilité d'un envoi manuel ou automatique. L'envoi manuel se fera depuis la session de formation, alors que l'envoi automatique se fera à la création de la session

Envoi automatique

Modélisez votre délai en nombre de jours avant ou après la date de début ou de fin de formation et l'heure d'envoi.

Relance

Configurez votre délai en nombre de jours après la date du premier envoi et configurez le nombre de relance voulue. Modélisez le mail qui sera associé à cet envoi.

Ajouter une campagne d'envoi de questionnaire

À la création d'une session vous pourrez choisir le ou les questionnaires à envoyer. Vous pourrez aussi à partir d'une session existante ajouter une campagne d'envoi de questionnaire 

Mails

Modélisez vos modèles de mails et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques.

Détail d'un mail

Mail automatique

Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de cet email. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché.

Activer l'automatisation

Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues.

Sélectionnez le déclencheur de cet envoi automatisé.

Rajoutez des fichiers à générer et joindre à cet envoi. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents.

SMS

Modélisez vos modèles de sms et paramétrer les occasions, les délais, les heures des envois automatiques.

SMS automatique

Cette option va vous permettre d’automatiser l’envoi de ce SMS. Vous déciderez à quelle occasion cet envoi sera déclenché.

Activer l'automatisation

Automatisation activée : les campagnes seront planifiées. Automatisation désactivée : les campagnes seront interrompues.

Sélectionnez le déclencheur de cet envoi automatisé.

Compétences

Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.

Compétences apprenants

Catégorie

Créez vos catégories, vous pourrez rattacher des compétences à celles-ci. Lors de l'ajout de compétences apprenants sur un programme, si vous choisissez directement une catégorie cela ajoutera toutes les compétences rattachées à celle-ci.

Compétences

Créer vos compétences sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Après la validation de celles-ci depuis une session de formation, vous pourrez éditer un bulletin de note.

Qualifications intervenants

Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations. Une fois cette modélisation effectuée, Form.dev ne vous proposera que les intervenants reconnus pour réaliser vos actions de formation.

Qualiopi Indicateur 21 : 4.17 & 5.21 Vous devez définir les critères de compétences. Dans le cade du choix du formateur, il faut identifier et adapter les compétences en lien avec la formation

Applications externes

Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.

Rappels planifiés

Déterminez une liste de tâches à réaliser qui se créera automatiquement en fonction de vos créations dans Formdev.

Champs personnalisés

Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.

Catalogue

Déterminez des familles de modules pédagogiques (une famille regroupera plusieurs thématiques pédagogiques), des familles de formation (une famille regroupera plusieurs programmes de formation), et modélisez une numérotation de vos certificats de formation.

Ressources matérielles (familles)

Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Chaque famille regroupera ensuite la liste de vos ressources (salle 1, salle 2…).

Planning

Déterminez les paramètres d'affichage dans vos plannings de formation.

Archive

Déterminez des familles de documents. A l'ajout d'un document, vous pourrez rattacher ce document à une famille (CV intervenant, certificat Qualiopi, carte grise voiture…).