Sessions

Vue générale

À quoi ça sert ?

Les pictogrammes

	Définissez les colonnes que vous souhaitez afficher sur votre liste de sessions en cochant ou décochant les éléments
	Choisissez parmi les critères préconfigurés pour faire votre recherche
	Affichez un aperçu des infos du jour et des rappels des tâches à réaliser pour votre session.
	Accédez à la fiche d'une session pour visualiser ses informations. Vous pouvez également saisir des informations, effectuer des modifications.
	Accédez directement à certaines fonctionnalités de l'application comme changer l'état de la session, générer le programme et le planning, générer la fiche des apprenants en format Excel, dupliquer ou supprimer la session

Fiche d'une session

Retrouvez ici toutes les informations et l'historique de cette session de formation (intitulé, programme, dates…).

Détail d'une fiche

Société

Si vous gérez plusieurs sociétés ou agences dans l’application, sélectionnez celle qui va organiser cette formation.

Programme

Sélectionnez dans votre banque de programmes le programme que vous souhaitez mettre en œuvre dans le cadre de cette création.

Mode d'organisation

Le choix du mode d’organisation va vous permettre de créer une session de formation adaptée au mode choisi. Chaque mode a été étudié pour être optimisé fonction des particularités du mode (ex : inter-centre pour des inscriptions apprenant par apprenant sur vos sessions programmées, intra-entreprise pour un seul client…).

Mode de session

L'activation d'une session en tout ou partie à distance permet d'alimenter la rubrique de votre bilan pédagogique et financier, cadre F1.

Déploiement

En activant ce bouton, vous allez diffuser les informations de cette session (intitulé, dates de formation) sur les extranets de vos organisations et apprenants, ainsi que sur votre site catalogue formation (si option souscrite). Vos lecteurs pourront télécharger le programme et effectuer des demandes de devis.

Suivi & Relation

Notes

Créez des notes dans le cadre du suivi de votre session et des tâches à réaliser à une date ultérieure (ex : faire mail à un intervenant, planifier des entretiens avec les apprenants...), dans le cadre du suivi de votre session de formation. En indiquant une date de rappel, vous serez notifié de la tâche à réaliser dans le menu Notifications. Une fois la tâche réalisée, vous pourrez la valider pour la faire disparaitre des notifications. Ces rappels de tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs de l’application.

SMS programmés

Ce menu vous permet de visualiser les SMS programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à vos apprenants et intervenants (ex : rappel de convocation à J-2, d'intervention à J-10). Ces SMS automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / SMS. Vous pouvez également créer d’autres SMS en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un SMS programmé.

Mails programmés

Ce menu vous permet de visualiser les emails programmés à échéance qui vont être envoyés automatiquement à vos apprenants, intervenants et organissations (ex : envoi d’un questionnaire de satisfaction à froid 30 jours après la fin de leur formation). Ces emails automatiques sont créés dans le menu Configuration / Modèles / Mails et Configuration / Modèles / Questionnaires. Vous pouvez également créer d’autres emails en fonction de vos besoins, et les programmer à une date souhaitée en cliquant sur Ajouter un email programmé.

Participants

Ajouter un apprenant

BPF

Le type de financeur est le financeur principal de ce dossier. Cette information va permettre à l’application de calculer votre Bilan Pédagogique et Financier. Pour le compte de : - Pour le compte de l’organisme : formé par mon organisme avec un intervenant de mon organisme ou un intervenant à qui je sous-traite tout ou partie de la prestation. - Pour le compte d'un autre organisme : je suis le sous-traitant d’un autre organisme. - Par un autre organisme : je demande à un autre organisme de former mon apprenant pour lequel j’ai vendu une formation. Ces informations servent également à calculer votre Bilan Pédagogique et Financier.

Informations

Entrée différée et/ou Sortie anticipée

Si votre apprenant ne suit pas le parcours entier, déterminez pour lui une date d’entrée différée et ou une date de sortie anticipée. Son inscription sera calée sur les dates sélectionnées. S’il ne suis pas des modules en cours de formation, vous pourrez après avoir effectué son inscription lui affecter des absences planifiées sur des modules de formation.

Détails

Si besoin, ajoutez des détails sur l’inscription de cet apprenant. Ces détails seront affichés sur sa fiche inscription. Ils pourront être repris sur vos documents (en ajoutant les champs correspondants dans vos modèles de documents).

Agenda

Affichage

Visualisez le planning de la session grâce à 4 modes d'affichage différents mensuel, hebdomadaire, journalier ou sous forme de liste

Les pictogrammes

	Liste des modules de la session
	Passez en mode affectation pour attribuer des intervenants, des ressources, des stagiaires au module. Vous pouvez sélectionner plusieurs modules afin d'affecter en une seule fois
	Visualisez le nombre d'intervenants dans le module, s'il n'y en a pas d'affecter le pictogramme sera de couleur rouge
	Visualisez le nombre de ressources matérielles affectées à ce module
	Visualisez le nombre d'apprenants affectés à ce module sur le nombre total d'apprenants de la session
	Visualisez le nombre d'heures total de la session

Le mode FILTRER

Suivant le mode d'affichage choisi vous allez pouvoir filtrer sur 1 mois, 1 semaine1 1 journée,. Vous pouvez aussi filtrer par modules, par intervenants, par ressources matérielles, par apprenants.

Le mode AFFECTER

Ressources matérielles

Ajoutez vos ressources matérielles, recherchez par mot clés, par catégorie de ressource, vous pouvez même afficher le planning de la ressource matérielle