« Configuration » : différence entre les versions
Balises : Révocation manuelle Éditeur visuel |
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Ce tuto vous explique tout ce qu'il faut paramétrer à minima avant de commencer à travailler en production avec Formdev. | |||
= | </noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | ||
= | <div style="text-align:center"> | ||
<youtube>https://youtu.be/y_dOfq1Pu5Y</youtube> | |||
</div> | |||
=== | =Administrateur= | ||
{| class="wikitable centre" style="width:100%;" | |||
<table border-collapse:collapse;> | |||
|- | |||
|Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme. | |||
||[[Fichier:Configuration.png|alt=page de configuration | 700x700px]] | |||
</table> | |||
==== Enregistrement automatique des documents en archive ==== | |||
==Initialisation des fonctions == | |||
Comprenez comment initialiser les fonctions de Formdev, comme par exemple l'enregistrement automatique en archive, l'activation de l'envoi des emails automatiques, la programmation de vos alertes de votre page d'accueil, et plein d'autres fonctions ! | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
'''Retrouvez à travers cette vidéo comment configurer l'initialisation des fonctions''' | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=Uywmwt8cuso</youtube> | |||
</div> | |||
===Paramètres d'initialisations des fonctions === | |||
====Enregistrement automatique des documents en archive==== | |||
[[Fichier:enregistement_automatique.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition. | Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition. | ||
==== Gestion de la comptabilité clients ==== | ====Gestion de la comptabilité clients==== | ||
[[Fichier:comptabilite_client.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité. | Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité. | ||
==== Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur ==== | ====Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur==== | ||
[[Fichier:gestion_liste_apprenant.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS. | Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS. | ||
==== Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur ==== | ====Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur==== | ||
[[Fichier:gestion_liste_organisation.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS | Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS | ||
==== Envoi automatique des mails ==== | ====Envoi automatique des mails==== | ||
Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu | |||
[[Fichier:envoi_mail_auto.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails. | |||
====Gestion des compétences intervenants==== | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
=== | <div style="text-align:center"> | ||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=PqqUzcDCg90</youtube> | |||
</div> | |||
[[Fichier:competences_intervenants.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | |||
Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation. | Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation. | ||
==== Utilisation du plan comptable de la DREETS ==== | ====Utilisation du plan comptable de la DREETS==== | ||
= | [[Fichier:plan-comptable.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | ||
En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables. | |||
==== | ===Délais=== | ||
==== | ====Nombre de jours par feuille d'émargement papier==== | ||
= | [[Fichier:nb_jour_emargement.png|alt=page de configuration | center | 400x400px]] | ||
Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille. | |||
Vous pouvez sur le modèle de document « Feuille émargement individuelle » et « Feuille émargement collective et intra », éditer jusqu’à 30 jours par feuille. | |||
''Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.'' | |||
==== | ====RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation==== | ||
= | [[Fichier:delai_anonymisation.png|alt=page de configuration | center | 450x450px]] | ||
Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation. | |||
Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE. | |||
== | ===Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil=== | ||
====Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)==== | |||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage ''(widget Dossiers non signés)''. | |||
=== = | ====Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)==== | ||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage ''(widget Dossiers à financer)''. | |||
====Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants==== | |||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation ''(widget Apprenants à convoquer)''. | |||
====Délai de rappel des formations à échéance==== | |||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer ''(Widget Apprenants à échéance de validité de formation)''. | |||
====Délai de rappel des échéances sur les ressources==== | |||
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées ''(Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance)''. | |||
===Génération automatique de l'édition des programmes de formation=== | |||
Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation. | |||
=Sociétés= | |||
Intégrez les coordonnées de vos sociétés dans Formdev et découvrez tous les menus du bloc pour effectuer des paramétrages concernant votre organisme de formation | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=eFsL7gCNyfM&t=54s</youtube> | |||
</div> | |||
==Ajout d'une société == | |||
===Dénomination=== | |||
== Ajout d'une société == | |||
=== Dénomination === | |||
[[Fichier:dénomination.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:dénomination.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Nom commercial de la société ==== | ====Nom commercial de la société==== | ||
Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris. | Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris. | ||
==== Nom interne de la société ==== | ==== Nom interne de la société==== | ||
Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations | Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations | ||
=== Contact === | ===Contact=== | ||
[[Fichier:contact.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:contact.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Émail général de contact ==== | ====Émail général de contact==== | ||
Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée. | Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée. | ||
==== Émail comptabilité ==== | ====Émail comptabilité==== | ||
Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée. | Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée. | ||
==== Envoyer une copie de tous les emails partis | ====Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus ==== | ||
Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis | Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact. | ||
=== Informations complémentaires === | ===Informations complémentaires=== | ||
[[Fichier:infos.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:infos.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Horaires par défaut ==== | ====Horaires par défaut==== | ||
Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation. | Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation. | ||
====Lieu par défaut==== | |||
Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… | |||
Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. | |||
Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client. | |||
=== Qualiopi === | ===Qualiopi=== | ||
[[Fichier:qualiopi.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:qualiopi.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Date de certification ==== | ====Date de certification==== | ||
La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans | La certification « Qualiopi » '''est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial.''' Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans | ||
==== Type de certification ==== | ====Type de certification ==== | ||
Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs). | |||
=== | ===Logos=== | ||
[[Fichier:LOGO.png|alt=page de configuration|vignette]] | |||
Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature). | |||
=== | ====Logo pied de page==== | ||
'''Attention''' ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture | |||
== | ===Facturation, règles commerciales et comptables=== | ||
[[Fichier:regles.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:regles.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
==== Délais de paiements accordés ==== | |||
====Délais de paiements accordés==== | |||
==== Fin de mois ==== | Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, ''(Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE)''. | ||
Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS. | |||
====Fin de mois==== | |||
Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août) | |||
==== Acomptes demandés ==== | ==== Acomptes demandés ==== | ||
Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS | Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS | ||
==== Mode de paiement privilégié ==== | |||
====Mode de paiement privilégié==== | |||
Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse. | Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse. | ||
==== Choix du taux de TVA ==== | |||
====Choix du taux de TVA==== | |||
Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures | Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures | ||
====Durée de validité des devis ==== | ====Durée de validité des devis==== | ||
L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis. | |||
==== Facturer avec cette société ==== | |||
Lors de la facturation de formation | ====Facturer avec cette société==== | ||
Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures | |||
==== Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur ==== | ====Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur==== | ||
Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante. | Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante. | ||
==== Banque par défaut ==== | |||
====Banque par défaut==== | |||
Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie. | Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie. | ||
==== Règles d'escomptes ==== | |||
====Règles d'escomptes==== | |||
Ces informations seront affichées sur vos factures . | Ces informations seront affichées sur vos factures . | ||
=== | ===Champs libres=== | ||
[[Fichier:champ_libre.png|alt=page de configuration|vignette]] | |||
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS). | |||
=== Finance / Exercices comptables === | <br> | ||
<br> | |||
===Champs personnalisés=== | |||
[[Fichier:champ_perso.png|alt=page de configuration|vignette]] | |||
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. | |||
Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: | |||
- Configuration -> Champs personnalisés | |||
- AJOUTER . | |||
- '''Le type de champ doit être : Société.''' | |||
- Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. | |||
- Copier le code généré dans vos documents | |||
==Fiche d'une société== | |||
===Finance / Exercices comptables=== | |||
[[Fichier:exercice.png|alt=page de configuration|vignette]] | [[Fichier:exercice.png|alt=page de configuration|vignette]] | ||
Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin. | Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin. | ||
==== Modèle de facturation ==== | |||
====Modèle de facturation==== | |||
Nomenclature : | Nomenclature : | ||
AAAA ou AA: Année | AAAA ou AA: Année | ||
| Ligne 172 : | Ligne 232 : | ||
Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => '''Form 2023-01-00001''' | Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => '''Form 2023-01-00001''' | ||
=== | ===Numérotation automatique === | ||
Vous pouvez | [[Fichier:2025-09-04 11h08 24.png|gauche|142x142px]] | ||
==== Numérotation des contrats intervenants ==== | |||
Vous pouvez à présent créer un format de numérotation pour vos contrats de mission ou de sous-traitance de vos intervenants. Ce numéro sera édité sur vos documents. | |||
Création de votre format de numérotation : | |||
* Rendez-vous dans Configuration / Cliquez sur votre société puis menu Numérotation automatique. | |||
=== Marque blanche === | * Ajoutez une numérotation automatique. | ||
* Créez votre format de numérotation. | |||
* Enregistrez. | |||
* Dans les documents à destination de vos intervenants, rajoutez le champ ${numero_contrat} et dans vos emails {numero_contrat}. | |||
=== Archives=== | |||
Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives | |||
===Serveur de messagerie=== | |||
Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les '''Fournisseurs d’Accès Internet''' et arrivent en spam chez vos destinataires. | |||
Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. | |||
Il faudra que dans la zone DNS de votre domaine soit ajouté notre champ SPF afin d’améliorer la délivrabilité des mails. | |||
'''« v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »''' | |||
===Marque blanche=== | |||
''' Service optionnel à la carte ''' | ''' Service optionnel à la carte ''' | ||
Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires avec l’extranet | Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application. | ||
'''🔗 Plus d’informations via ce lien''' : [[Marque_blanche|cliquez ici]] | |||
=Lieux de formation= | |||
Cette liste sera reprise au moment de la création de vos sessions de formation, et sera indiqué notamment sur vos convocations, conventions... | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=ENofDCjrxvQ</youtube> | |||
</div> | |||
=Finance= | |||
Intégrez vos comptes comptables produits, clients, TVA et banque. Apprenez à créer automatiquement vos comptes comptables client. Vous pourrez ensuite exporter vos données comptables de facturation et d'encaissement. Paramétrez également votre comptabilité analytique. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=ENofDCjrxvQ</youtube> | |||
</div> | |||
= | == Établissements bancaires== | ||
Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES). | |||
===Commentaires=== | |||
Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA. | |||
''Activité de formation professionnelle continue en exonération de TVA selon art.261, 4-4°-a du CG'' | |||
Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures | |||
== Automatisation des comptes comptables == | ==Automatisation des comptes comptables== | ||
[[Fichier:automatisation_compte_comptable.png|alt=page de configuration|vignette]] | |||
Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable | Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable | ||
| Ligne 208 : | Ligne 304 : | ||
Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : ''' C0001 ''' | Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : ''' C0001 ''' | ||
Exemple ( | Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : ''' 411DUFOU ''' | ||
== Comptes comptables == | == Comptes comptables== | ||
Vous | Vous pouvez ici créer vos comptes comptables: | ||
Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C) | Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C) | ||
| Ligne 221 : | Ligne 317 : | ||
Compte de classe 7: Produits et prestations (706) | Compte de classe 7: Produits et prestations (706) | ||
''' | Le plan comptable produit est un plan comptable classique. Vous créez vos comptes produits et les affectez à vos programmes de formation et vos produits annexes. | ||
''Ex : 70600010 rattaché au programme de formation Anglais, 70600020 rattaché aux frais de déplacements.'' | |||
Pour le plan comptable DREETS, les comptes sont rattachés à une source de financement de vos stagiaires. | |||
''Ex : 70600030 rattaché aux Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés.'' | |||
'''Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.''' | |||
== Codes analytiques == | ==Codes analytiques== | ||
Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique. | Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique. | ||
= Modèles = | =Modèles= | ||
Personnalisez | Personnalisez à votre image vos propres documents administratifs, commerciaux, pédagogiques… Créez par document des modèles de mails préformatés et automatisés pour les envoyer directement depuis Formdev. | ||
== Documents == | </noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | ||
=== Nom du document === | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=YGP12cVJ4L8</youtube> | |||
</div> | |||
==Documents== | |||
===Nom du document=== | |||
Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition. | Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition. | ||
=== Type de document === | === Type de document === | ||
Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis | Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document. | ||
=== | ===[[Bibliotheque#Signature_num%C3%A9rique_des_documents_(Option:_Yousign)|<u>Signature Numérique</u>]]=== | ||
Lien interne [[Questionnaires|Questionnaires dématérialisés | |||
==Questionnaires== | |||
<div style="text-align:center; color:#1a73e8; font-weight:bold;"> | |||
🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : [[Questionnaires|📄 Questionnaires dématérialisés]] | |||
</div> | |||
< | == Mails== | ||
<div style="text-align:center; color:#1a73e8; font-weight:bold;"> | |||
🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : [[Mails_automatisés|📄 Modèles de mails et automatisation]] | |||
</div> | |||
== SMS == | |||
<div style="text-align:center; color:#1a73e8; font-weight:bold;"> | |||
🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : [[SMS|📲 SMS]] | |||
</div> | |||
==Liste des champs== | |||
Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word). | |||
=Compétences= | |||
Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées. | |||
</ | ==Compétences apprenants== | ||
Créez une modélisation de compétences par formation, comprenant un intitulé de compétence et un type de validation (texte, note, %). Affectez ces compétences sur vos programmes de formation. Les résultats des évaluations seront capitalisés par apprenant et vous pourrez éditer des relevés de compétences ou des bulletins de notes. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
< | <youtube>https://www.youtube.com/watch?v=jGKQoFXGtb8</youtube> | ||
</div> | |||
===Catégorie=== | |||
Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie. | |||
Vous | ===Compétences=== | ||
Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. | |||
Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes. | |||
==Qualifications intervenants == | |||
Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations. | |||
Une fois cette modélisation effectuée, le logiciel ne vous proposera que les intervenants reconnus pour réaliser vos actions de formation. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=PqqUzcDCg90</youtube> | |||
< | </div> | ||
''Qualiopi Indicateur 21 : 4.17 & 5.21 Vous devez définir les critères de compétences. Dans le cade du choix du formateur, il faut identifier et adapter les compétences en lien avec la formation'' | |||
Une fois les compétences créées vous devrez les affecter à vos intervenants. Rendez-vous dans le menu Ressources puis sur le détail d'un intervenant dans l'onglet Qualifications. | |||
Vous devrez aussi affecter les compétences requises sur vos programmes de formation. Rendez-vous dans Catalogue puis sur le détail d'un programme dans l'onglet informations générales et Qualifications Intervenants. | |||
Une fois ce travail réalisé, vous devez activer cette fonctionnalité. | |||
Rendez-vous dans le menu Configuration / Initialisations des fonctions. | |||
Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation. | |||
== | ==Validations des acquis sur formation== | ||
Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants. | |||
''(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)'' | |||
== | =Applications externes= | ||
Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires. | |||
== | =Rappels planifiés= | ||
Créez des rappels qui seront créés automatiquement en fonction de saisies effectuées : création d'un nouveau client, stagiaire, démarrage d'un dossier… Ces rappels vous seront affichés dans le centre de notification. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
< | <div style="text-align:center"> | ||
= | <youtube>https://www.youtube.com/watch?v=vi_mtIDqim0</youtube> | ||
</div> | |||
= | == Ajouter un rappel== | ||
Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. | |||
Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel. | |||
= Champs personnalisés = | = Champs personnalisés= | ||
Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents. | Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents. | ||
== | ==Ajouter un champ== | ||
Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents. | |||
Créez des champs de saisie personnalisés sur vos fiches organisation, apprenant, intervenant.. Complétez ces champs d'informations, intégrez ces champs dans vos documents et utilisez ces informations à l'édition de vos documents. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=JzzgiwtBzFI</youtube> | |||
</div> | |||
===Intitulé du champ=== | |||
L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches. | |||
===Type de champ=== | |||
Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information | |||
===Modèle de champ=== | |||
Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante). | |||
===Code à copier=== | |||
Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée. | |||
===Afficher dans la liste 1 ou 2=== | |||
L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste | |||
''Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.'' | |||
=Catalogue= | |||
Apprenez à créer des familles de programmes de formation (regroupement de programmes dans une famille), des familles de modules pédagogiques (regroupement d'activités pédagogiques dans une famille), et créer des masques de numérotation pour vos diplômes, certificats et formations renouvelables. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=MZwEXZ0A21o</youtube> | |||
</div> | |||
==Familles de formations== | |||
Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation. | |||
''Ex : Famille de formation : Office regroupant les programmes de formation : Word, Excel, Powerpoint…'' | |||
Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille | |||
==Familles de modules== | |||
'''En création''' | |||
Les familles de modules permettent de regrouper plusieurs modules de formation. | |||
Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation. | |||
==Certificats== | |||
La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations. | |||
Un numéro unique sera généré par apprenant suivant le masque que vous aurez créé. | |||
Vous pourrez éditer ce certificat (ou diplôme, parchemin…) dans vos sessions de formation. Les masques de certificat sont à affecter pour chacun de vos programmes de formation (Menu Catalogue). | |||
Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format. | |||
=Ressources matérielles (familles)= | |||
Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). | |||
Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation. | |||
</noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | |||
<div style="text-align:center"> | |||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=S1D35ZCOKUg</youtube> | |||
</div> | |||
= | =Planning= | ||
Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation. | |||
= | =Archive= | ||
La création de ces familles va permettre de stocker des documents dans vos fiches sociétés, intervenants et ressources matérielles, en les rattachant à une famille. | |||
== | </noinclude><includeonly><iframe width="<!--{$width|escape:'html'|default:'425'}-->" height="<!--{$height|escape:'html'|default:355}-->" src="https://www.youtube.com/embed/<!--{if isset($playlist)}-->?listType=playlist&list=< ! --{$playlist|escape:'urlpathinfo'}--><!--{else}--><!--{$id|escape:'urlpathinfo'}--><!--{if isset($start)}-->?start=<!--{$start|escape:'urlpathinfo'}--><!--{/if}--><!--{/if}--><!--style="border:none" text-align:"center" allowfullscreen></iframe></includeonly> | ||
= | <div style="text-align:center"> | ||
<youtube>https://www.youtube.com/watch?v=Pi553-w_Lnk&t=93s</youtube> | |||
</div> | |||
= | =Nous contacter= | ||
[mailto:support@form-dev.fr support@form-dev.fr] [https://www.form-dev.fr www.form-dev.fr] Tél: 09.70.72.86.46 | |||
Dernière version du 4 septembre 2025 à 09:25
Ce tuto vous explique tout ce qu'il faut paramétrer à minima avant de commencer à travailler en production avec Formdev.
Administrateur
| Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme. | 
|
Initialisation des fonctions
Comprenez comment initialiser les fonctions de Formdev, comme par exemple l'enregistrement automatique en archive, l'activation de l'envoi des emails automatiques, la programmation de vos alertes de votre page d'accueil, et plein d'autres fonctions !
Retrouvez à travers cette vidéo comment configurer l'initialisation des fonctions
Paramètres d'initialisations des fonctions
Enregistrement automatique des documents en archive
Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.
Gestion de la comptabilité clients
Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.
Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur
Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.
Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur
Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS
Envoi automatique des mails
Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails.
Gestion des compétences intervenants
Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.
Utilisation du plan comptable de la DREETS
En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables.
Délais
Nombre de jours par feuille d'émargement papier
Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille.
Vous pouvez sur le modèle de document « Feuille émargement individuelle » et « Feuille émargement collective et intra », éditer jusqu’à 30 jours par feuille.
Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.
RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation
Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation.
Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE.
Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil
Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage (widget Dossiers non signés).
Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage (widget Dossiers à financer).
Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation (widget Apprenants à convoquer).
Délai de rappel des formations à échéance
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer (Widget Apprenants à échéance de validité de formation).
Délai de rappel des échéances sur les ressources
Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées (Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance).
Génération automatique de l'édition des programmes de formation
Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation.
Sociétés
Intégrez les coordonnées de vos sociétés dans Formdev et découvrez tous les menus du bloc pour effectuer des paramétrages concernant votre organisme de formation
Ajout d'une société
Dénomination
Nom commercial de la société
Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.
Nom interne de la société
Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations
Contact
Émail général de contact
Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.
Émail comptabilité
Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.
Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus
Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.
Informations complémentaires
Horaires par défaut
Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.
Lieu par défaut
Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.
Qualiopi
Date de certification
La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans
Type de certification
Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs).
Logos
Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature).
Logo pied de page
Attention ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture
Facturation, règles commerciales et comptables
Délais de paiements accordés
Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, (Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE). Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS.
Fin de mois
Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août)
Acomptes demandés
Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS
Mode de paiement privilégié
Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse.
Choix du taux de TVA
Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures
Durée de validité des devis
L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis.
Facturer avec cette société
Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures
Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur
Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante.
Banque par défaut
Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie.
Règles d'escomptes
Ces informations seront affichées sur vos factures .
Champs libres
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).
Champs personnalisés
Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents
Fiche d'une société
Finance / Exercices comptables
Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin.
Modèle de facturation
Nomenclature : AAAA ou AA: Année MM : Mois JJ : Jour Indice obligatoire : nnnnn : indice sur 5 chiffres sans remise à zéro nnn : indice sur 3 chiffres sans remise à zéro NNNNN : indice sur 5 chiffres remise à zéro annuelle NNN : indice sur 3 chiffres remise à zéro annuelle
Vous pouvez écrire ou simplement glisser les jetons dans le champ de saisi, vous avez aussi la possibilité de rajouter du texte, des séparateurs [ / * \ : - ] là où vous le souhaitez
Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => Form 2023-01-00001
Numérotation automatique
Numérotation des contrats intervenants
Vous pouvez à présent créer un format de numérotation pour vos contrats de mission ou de sous-traitance de vos intervenants. Ce numéro sera édité sur vos documents.
Création de votre format de numérotation :
- Rendez-vous dans Configuration / Cliquez sur votre société puis menu Numérotation automatique.
- Ajoutez une numérotation automatique.
- Créez votre format de numérotation.
- Enregistrez.
- Dans les documents à destination de vos intervenants, rajoutez le champ ${numero_contrat} et dans vos emails {numero_contrat}.
Archives
Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives
Serveur de messagerie
Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les Fournisseurs d’Accès Internet et arrivent en spam chez vos destinataires. Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. Il faudra que dans la zone DNS de votre domaine soit ajouté notre champ SPF afin d’améliorer la délivrabilité des mails. « v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »
Marque blanche
Service optionnel à la carte Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application.
🔗 Plus d’informations via ce lien : cliquez ici
Lieux de formation
Cette liste sera reprise au moment de la création de vos sessions de formation, et sera indiqué notamment sur vos convocations, conventions...
Finance
Intégrez vos comptes comptables produits, clients, TVA et banque. Apprenez à créer automatiquement vos comptes comptables client. Vous pourrez ensuite exporter vos données comptables de facturation et d'encaissement. Paramétrez également votre comptabilité analytique.
Établissements bancaires
Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES).
Commentaires
Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA.
Activité de formation professionnelle continue en exonération de TVA selon art.261, 4-4°-a du CG
Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures
Automatisation des comptes comptables
Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable
Saisissez la racine des comptes comptables client (411, CC ou 9,…)
Indiquez le formatage : n numérotera le compte (format numérique) ; X reprendra le nom de votre client (avec gestion des homonymes)
Indiquez la longueur de la chaine de caractère :
Exemple : Racine 411n ; longueur 8 renverra : 41100001
Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : C0001
Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : 411DUFOU
Comptes comptables
Vous pouvez ici créer vos comptes comptables:
Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C)
Compte de classe 5: banque (512)
Compte de TVA: (445)
Compte de classe 7: Produits et prestations (706)
Le plan comptable produit est un plan comptable classique. Vous créez vos comptes produits et les affectez à vos programmes de formation et vos produits annexes.
Ex : 70600010 rattaché au programme de formation Anglais, 70600020 rattaché aux frais de déplacements.
Pour le plan comptable DREETS, les comptes sont rattachés à une source de financement de vos stagiaires.
Ex : 70600030 rattaché aux Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés.
Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.
Codes analytiques
Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique.
Modèles
Personnalisez à votre image vos propres documents administratifs, commerciaux, pédagogiques… Créez par document des modèles de mails préformatés et automatisés pour les envoyer directement depuis Formdev.
Documents
Nom du document
Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition.
Type de document
Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document.
Signature Numérique
Lien interne [[Questionnaires|Questionnaires dématérialisés
Questionnaires
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Mails
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SMS
🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : 📲 SMS
Liste des champs
Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word).
Compétences
Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.
Compétences apprenants
Créez une modélisation de compétences par formation, comprenant un intitulé de compétence et un type de validation (texte, note, %). Affectez ces compétences sur vos programmes de formation. Les résultats des évaluations seront capitalisés par apprenant et vous pourrez éditer des relevés de compétences ou des bulletins de notes.
Catégorie
Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie.
Compétences
Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes.
Qualifications intervenants
Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations.
Une fois cette modélisation effectuée, le logiciel ne vous proposera que les intervenants reconnus pour réaliser vos actions de formation.
Qualiopi Indicateur 21 : 4.17 & 5.21 Vous devez définir les critères de compétences. Dans le cade du choix du formateur, il faut identifier et adapter les compétences en lien avec la formation
Une fois les compétences créées vous devrez les affecter à vos intervenants. Rendez-vous dans le menu Ressources puis sur le détail d'un intervenant dans l'onglet Qualifications.
Vous devrez aussi affecter les compétences requises sur vos programmes de formation. Rendez-vous dans Catalogue puis sur le détail d'un programme dans l'onglet informations générales et Qualifications Intervenants.
Une fois ce travail réalisé, vous devez activer cette fonctionnalité.
Rendez-vous dans le menu Configuration / Initialisations des fonctions.
Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation.
Validations des acquis sur formation
Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants.
(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)
Applications externes
Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.
Rappels planifiés
Créez des rappels qui seront créés automatiquement en fonction de saisies effectuées : création d'un nouveau client, stagiaire, démarrage d'un dossier… Ces rappels vous seront affichés dans le centre de notification.
Ajouter un rappel
Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel.
Champs personnalisés
Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.
Ajouter un champ
Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents.
Créez des champs de saisie personnalisés sur vos fiches organisation, apprenant, intervenant.. Complétez ces champs d'informations, intégrez ces champs dans vos documents et utilisez ces informations à l'édition de vos documents.
Intitulé du champ
L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches.
Type de champ
Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information
Modèle de champ
Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante).
Code à copier
Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée.
Afficher dans la liste 1 ou 2
L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste
Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.
Catalogue
Apprenez à créer des familles de programmes de formation (regroupement de programmes dans une famille), des familles de modules pédagogiques (regroupement d'activités pédagogiques dans une famille), et créer des masques de numérotation pour vos diplômes, certificats et formations renouvelables.
Familles de formations
Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation.
Ex : Famille de formation : Office regroupant les programmes de formation : Word, Excel, Powerpoint…
Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille
Familles de modules
En création
Les familles de modules permettent de regrouper plusieurs modules de formation. Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation.
Certificats
La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations.
Un numéro unique sera généré par apprenant suivant le masque que vous aurez créé.
Vous pourrez éditer ce certificat (ou diplôme, parchemin…) dans vos sessions de formation. Les masques de certificat sont à affecter pour chacun de vos programmes de formation (Menu Catalogue).
Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format.
Ressources matérielles (familles)
Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation.
Planning
Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation.
Archive
La création de ces familles va permettre de stocker des documents dans vos fiches sociétés, intervenants et ressources matérielles, en les rattachant à une famille.
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