Configuration

Ce tuto vous explique tout ce qu'il faut paramétrer à minima avant de commencer à travailler en production avec Formdev.

Administrateur

Déterminez les paramètres généraux en fonction de vos propres règles de fonctionnement de votre organisme.

Initialisation des fonctions

Comprenez comment initialiser les fonctions de Formdev, comme par exemple l'enregistrement automatique en archive, l'activation de l'envoi des emails automatiques, la programmation de vos alertes de votre page d'accueil, et plein d'autres fonctions !

Retrouvez à travers cette vidéo comment configurer l'initialisation des fonctions

Paramètres d'initialisations des fonctions

Enregistrement automatique des documents en archive

Tous les documents, mails, SMS générés seront stockés automatiquement en archive dans vos fiches et dossiers. Vous visualiserez l’historique des documents générés, et pourrez les consulter. Si vous le souhaitez, vous pourrez décider au cas par cas de ne pas générer ces documents en archive au moment de leur édition.

Gestion de la comptabilité clients

Création de vos comptes comptables clients, produits, TVA et banque. Les journaux de vente et d’encaissement seront générés pour être intégrés dans votre logiciel de comptabilité.

Gestion de la liste des apprenants filtrée par utilisateur

Chaque fiche apprenant est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu APPRENANTS.

Gestion de la liste des organisations filtrée par utilisateur

Chaque fiche client est affectée à un utilisateur du logiciel. L’utilisateur ne verra que son portefeuille dans le menu ORGANISATIONS

Envoi automatique des mails

Les emails automatiques paramétrés sont préparés et envoyés de manière automatique à vos destinataires. Vous pouvez créer des emails automatiques dans le menu Configuration -> Modèles -> Mails.

Gestion des compétences intervenants

Une fois les compétences créées (Menu Configuration / Compétences / Qualifications intervenants ), affectées aux intervenants (Menu Ressources / sur la fiche d'un intervenant / Qualification) et aux programmes de formation (menu Catalogue / Editer les programmes / Fiche d'un programme / Qualification des intervenants), seuls ces intervenants seront affectables à vos sessions de formation.

Utilisation du plan comptable de la DREETS

En utilisant le plan comptable de la DREETS, vos produits de formations facturés seront rattachés à un compte comptable d'une source de financement (ex : produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés). Pour modéliser vos comptes comptables, rendez-vous dans Configuration -> Finance -> Comptes comptables.

Délais

Nombre de jours par feuille d'émargement papier

Ce paramètre détermine le nombre de jours qui seront édités par feuille d’émargement papier avant de passer à une 2ème feuille.

Vous pouvez sur le modèle de document « Feuille émargement individuelle » et « Feuille émargement collective et intra », éditer jusqu’à 30 jours par feuille.

Ex : si vous saisissez 5, le logiciel passera à une page 2 si votre formation fait minimum 6 jours.

RGPD : délai de la conservation des données avant anonymisation

Passé ce délai, la liste des apprenants qui n’ont pas eu d’activité pendant ce délai vous sera proposée en anonymisation.

Vous ne pourrez plus voir leurs informations personnelles, et les documents générés. Retrouvez cette liste dans le menu PILOTAGE.

Délais d'alerte des widgets de la page d'accueil

Délai de rappel des dossiers non retournés signés (suite envoi par mail)

Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non retournés signés avant leur démarrage (widget Dossiers non signés).

Délai de rappel des financements non accordés (suite envoi du dossier par mail)

Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des dossiers non financés avant leur démarrage (widget Dossiers à financer).

Délai de rappel des convocation non envoyés aux apprenants

Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui n’ont pas encore reçu leurs convocations avant le démarrage de leur formation (widget Apprenants à convoquer).

Délai de rappel des formations à échéance

Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des apprenants qui sont à échéance de validité de leur certification, diplôme, formation renouvelable…, afin de les relancer (Widget Apprenants à échéance de validité de formation).

Délai de rappel des échéances sur les ressources

Indiquez le nombre de jours pour être alerté sur votre page d’accueil des ressources humaines et matérielles qui sont à date de validité de leur certification, diplôme, entretien professionnel, licence informatique…, afin de procéder aux actions indiquées (Widget Intervenants à échéance et Ressources matérielles à échéance).

Génération automatique de l'édition des programmes de formation

Tous les PDF de vos programmes de formation seront générés automatiquement avec l’édition de ces documents. S’il y a plusieurs lignes de produits différents dans vos devis, conventions et contrats, Form.dev générera tous les programmes de formation.

Sociétés

Intégrez les coordonnées de vos sociétés dans Formdev et découvrez tous les menus du bloc pour effectuer des paramétrages concernant votre organisme de formation

Ajout d'une société

Dénomination

Nom commercial de la société

Votre nom commercial peut être repris sur vos documents. Pour vos factures, ce sera obligatoirement le nom de la société qui sera repris.

Nom interne de la société

Dans le cadre d’une gestion de plusieurs sociétés dans le logiciel, ce nom interne vous permet de repérer facilement votre société au moment des créations

Contact

Émail général de contact

Cet email est repris sur vos documents comme adresse de contact. Si vous choisissez l’option d’envoyer les mails avec l’adresse de la société, tous les emails partants de Form.dev seront envoyés depuis cette adresse, sinon ce sera l’adresse mail de l’utilisateur connecté qui sera utilisée.

Émail comptabilité

Cet email est noté comme adresse de contact sur vos factures. Si ce champ reste vide, ce sera l’adresse email de contact qui sera utilisée.

Envoyer une copie de tous les emails partis du logiciel sur l'adresse choisie ci-dessus

Vous ne trouverez pas dans votre outil habituel de messagerie les emails expédiés depuis l'application. Ils seront stockés en archive dans chacun des dossiers. En choisissant cette option, tous les emails expédiés depuis l'application seront envoyés en copie à votre adresse email de contact.

Informations complémentaires

Horaires par défaut

Ces horaires seront proposés à la création d’une session de formation. Ils seront affichés sur vos conventions, contrats, convocations… Ils sont modifiables à la création de votre session. Vous pouvez aussi forcer des horaires spécifiques sur chaque programme de formation.

Lieu par défaut

Ce lieu sera proposé à la création d’une session de formation. Il sera affiché sur vos conventions, contrats, convocations… Il est modifiable à la création de votre session. Vous pouvez créer manuellement ce lieu ou utiliser la liste des lieux créés dans le menu Configuration -> Paramètres Généraux -> Lieux de formation. Dans le cadre des formations organisées en intra-entreprise, il sera remplacé par l’adresse de votre client.

Qualiopi

Date de certification

La certification « Qualiopi » est valable 3 ans à l'issue du résultat favorable de l'audit initial. Conformément au décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle, la certification obtenue avant le 1er janvier 2021 a une validité de quatre ans

Type de certification

Saisissez les informations de votre certification Qualiopi. Ces données peuvent être reprises dans vos documents (voir la Liste des champs).

Logos

Intégrez vos images en respectant la taille et le format indiqué. Vos images seront reprises dans les documents en remplacement des cartouches images préformatées (Mon logo, Mon logo pied de page, cachet signature).

Logo pied de page

Attention ce logo n'est repris que sur le modèle de document Facture

Facturation, règles commerciales et comptables

Délais de paiements accordés

Le logiciel calculera et affichera la date d’échéance sur vos factures. Vous serez notifié des factures à échéance sur votre page d’accueil, (Widget RÈGLEMENTS À ÉCHÉANCE). Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque facture ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS.

Fin de mois

Lorsque vous autorisez un paiement à “30 jours fin de mois”, la facture doit être réglée au plus tard à la fin du mois qui correspond à la date de facturation + 30 jours (exemple: pour une facture émise le 15 juillet, elle doit être payée avant le 31 août)

Acomptes demandés

Le montant d’acompte sera calculé sur vos dossiers. Vous pourrez changer ces règles à la création de chaque dossier ou paramétrer des modalités différentes sur vos fiches ORGANISATIONS et APPRENANTS

Mode de paiement privilégié

Ce mode paramétré sera affiché en priorité à la création d’une facture ou à la saisie d’un encaissement. Si le mode choisi est VIREMENT, votre RIB sera affiché sur vos factures. Si vous choisissez CHÈQUE, ce mode sera indiqué accompagné de votre adresse.

Choix du taux de TVA

Lors de la facturation de formation ce taux sera repris sur vos factures

Durée de validité des devis

L'application calculera et affichera la date de validité sur vos devis.

Facturer avec cette société

Lors de la facturation de formation cette société sera reprise par défaut (si vous avez plusieurs sociétés, celles-ci apparaîtront sous forme de liste déroulante) sur vos factures

Imprimer les factures sur papier en-tête imprimeur

Cette option vous permet d’éditer vos factures sans logo ni pied de page. Ne sélectionnez cette option que si vous utilisez du papier créé par un imprimeur et pourvu de votre logo en haut à gauche et d’un pied de page. Toutes vos factures devront être envoyées vers votre imprimante.

Banque par défaut

Sélectionnez votre banque par défaut pour cette société. Elle vous sera proposée en priorité à la création de vos factures et encaissements. Vous pourrez au besoin changer de banque avant d’effectuer votre saisie.

Règles d'escomptes

Ces informations seront affichées sur vos factures .

Champs libres

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra d’intégrer dans vos modèles les codes champ libre (voir la LISTE DES CHAMPS).

Champs personnalisés

Vous pouvez saisir des informations complémentaires à votre fiche identité et aux champs libres. Ces informations peuvent être reprises sur vos documents. Il conviendra au préalable de créer vos champs personnalisés depuis le menu: - Configuration -> Champs personnalisés - AJOUTER . - Le type de champ doit être : Société. - Complétez la valeur en lien avec le nom du champ. - Copier le code généré dans vos documents

Fiche d'une société

Finance / Exercices comptables

Créez chaque année vos dates exercices comptables. Vous devez également formater la numérotation de vos factures. Le format de numérotation ne sera plus modifiable dès que la 1ère facture d’un exercice sera validée. Vous serez notifié de la nécessité de clôturer vos exercices, 6 mois après la date de fin.

Modèle de facturation

Nomenclature : AAAA ou AA: Année MM : Mois JJ : Jour Indice obligatoire : nnnnn : indice sur 5 chiffres sans remise à zéro nnn : indice sur 3 chiffres sans remise à zéro NNNNN : indice sur 5 chiffres remise à zéro annuelle NNN : indice sur 3 chiffres remise à zéro annuelle

Vous pouvez écrire ou simplement glisser les jetons dans le champ de saisi, vous avez aussi la possibilité de rajouter du texte, des séparateurs [ / * \ : - ] là où vous le souhaitez

Ex: Form AAAA-MM-NNNNN => Form 2023-01-00001

Numérotation automatique

Numérotation des contrats intervenants

Vous pouvez à présent créer un format de numérotation pour vos contrats de mission ou de sous-traitance de vos intervenants. Ce numéro sera édité sur vos documents.

Création de votre format de numérotation :

• Rendez-vous dans Configuration / Cliquez sur votre société puis menu Numérotation automatique.

• Ajoutez une numérotation automatique.
• Créez votre format de numérotation.
• Enregistrez.
• Dans les documents à destination de vos intervenants, rajoutez le champ ${numero_contrat} et dans vos emails {numero_contrat}.

Archives

Stocker ici les documents en lien avec votre société. Vous devez au préalable avoir créé vos types de documents dans Configuration / Archives

Serveur de messagerie

Le serveur d’envoi de mails(SMTP) est par défaut celui du logiciel. Tous les emails envoyés depuis le logiciel auront comme nom d’expéditeur votre propre adresse mail, sans faire aucune intervention spécifique sur le logiciel. Il est possible qu’avec ce mode d’envoi, certains de vos emails soient bloqués par les Fournisseurs d’Accès Internet et arrivent en spam chez vos destinataires. Afin de maximiser la délivrabilité de vos emails dans les boîtes de réception de vos destinataires, vous devez nous autoriser à envoyer des emails de votre nom de domaine. Il faudra que dans la zone DNS de votre domaine soit ajouté notre champ SPF afin d’améliorer la délivrabilité des mails. « v=spf1 mx a:formdev-mx0.network-studio.com ~all »

Marque blanche

Service optionnel à la carte Ouvrez un accès privé d’information à vos stagiaires et clients avec l’extranet : Consultation des documents déposés, planning et détail des formations suivies, demande de devis sur vos futures formations, le tout automatisé depuis l'application.

🔗 Plus d’informations via ce lien : cliquez ici

Lieux de formation

Cette liste sera reprise au moment de la création de vos sessions de formation, et sera indiqué notamment sur vos convocations, conventions...

Finance

Intégrez vos comptes comptables produits, clients, TVA et banque. Apprenez à créer automatiquement vos comptes comptables client. Vous pourrez ensuite exporter vos données comptables de facturation et d'encaissement. Paramétrez également votre comptabilité analytique.

Établissements bancaires

Intégrez le RIB de vos banques. Ce RIB sera affiché sur vos factures quand le mode virement est activé. Vous encaisserez vos factures en effectuant le choix de votre banque. Ces banques seront affectables par défaut sur vos sociétés (Configuration -> Sociétés -> rubrique FACTURATION, RÈGLES COMMERCIALES ET COMPTABLES).

Commentaires

Vous pouvez ajouter ici votre mention d'exonération de TVA.

Activité de formation professionnelle continue en exonération de TVA selon art.261, 4-4°-a du CG

Elle sera reprise en rouge en dessous de votre RIB sur les factures

Automatisation des comptes comptables

Cette modélisation sera ensuite reprise pour les créations de vos futures fiches client, ou en modification d’une fiche déjà créée en cliquant sur la loupe en face du compte comptable

Saisissez la racine des comptes comptables client (411, CC ou 9,…)

Indiquez le formatage : n numérotera le compte (format numérique) ; X reprendra le nom de votre client (avec gestion des homonymes)

Indiquez la longueur de la chaine de caractère :

Exemple : Racine 411n ; longueur 8 renverra : 41100001

Exemple : Racine Cn ; longueur 5 renverra : C0001

Exemple (client DUFOUR) : Racine 411X ; longueur 8 renverra : 411DUFOU

Comptes comptables

Vous pouvez ici créer vos comptes comptables:

Compte de classe 4: clients (411 - 9 - C)

Compte de classe 5: banque (512)

Compte de TVA: (445)

Compte de classe 7: Produits et prestations (706)

Le plan comptable produit est un plan comptable classique. Vous créez vos comptes produits et les affectez à vos programmes de formation et vos produits annexes.

Ex : 70600010 rattaché au programme de formation Anglais, 70600020 rattaché aux frais de déplacements.

Pour le plan comptable DREETS, les comptes sont rattachés à une source de financement de vos stagiaires.

Ex : 70600030 rattaché aux Produits provenant des entreprises pour la formation de leurs salariés.

Vous devez aussi affecter les codes à vos produits annexes. Rapprochez-vous de votre expert-comptable pour connaître votre mode de plan de numérotation.

Codes analytiques

Créez une liste de vos codes analytiques. Ces codes seront ensuite disponibles sur vos fiches (organisation, apprenant, programme, session…). A la génération des tableaux de bord de gestion, ces codes seront affichés en colonne et exportables pour votre comptabilité analytique.

Modèles

Personnalisez à votre image vos propres documents administratifs, commerciaux, pédagogiques… Créez par document des modèles de mails préformatés et automatisés pour les envoyer directement depuis Formdev.

Documents

Nom du document

Le nom du modèle est un nom interne. Il vous permettra de retrouver ce modèle dans la liste des documents disponibles pour édition.

Type de document

Le type de modèle est l’endroit ou vous souhaitez éditer ce document. Les éditions seront filtrées sur le type de modèle à l’endroit ou vous êtes positionné pour générer le document (ex : Vous ne verrez dans la gestion commerciale que des documents typés devis). Les champs ajoutés à votre document seront repris par type de document.

Signature Numérique

Lien interne [[Questionnaires|Questionnaires dématérialisés

Questionnaires

🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : 📄 Questionnaires dématérialisés

Mails

🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : 📄 Modèles de mails et automatisation

SMS

🔗 Cliquez sur le lien suivant pour plus d'infos : 📲 SMS

Liste des champs

Retrouvez ici la listes des champs du logiciel. Ces champs sont à reprendre au bon endroit dans vos modèles de documents afin qu'ils se complètent automatiquement des informations des fiches sur lesquelles vous êtes positionné (un peu comme du publipostage dans Word).

Compétences

Modélisez des compétences à acquérir par vos apprenants, et une base de compétences détenue par vos intervenants permettant leur adéquation avec vos formations dispensées.

Compétences apprenants

Créez une modélisation de compétences par formation, comprenant un intitulé de compétence et un type de validation (texte, note, %). Affectez ces compétences sur vos programmes de formation. Les résultats des évaluations seront capitalisés par apprenant et vous pourrez éditer des relevés de compétences ou des bulletins de notes.

Catégorie

Créez des catégories de compétences. Vous pourrez ensuite rajouter des compétences à une catégorie. Sur un programme de formation, en ajoutant une catégorie, vous affecterez toutes les compétences de cette catégorie.

Compétences

Une compétence est une évaluation qui va être réalisée lors d’une formation. Indiquez le nom de la compétence qui va être évaluée, puis déterminez si elle sera évaluée Créer sous forme de texte, de note ou de pourcentage. Depuis le logiciel dans une session de formation ou depuis l’intranet formateurs, chaque résultat sera saisi. Vous pourrez ensuite éditer un relevé de compétences ou un bulletin de notes.

Qualifications intervenants

Cette fonctionnalité vous permet de faire l’adéquation entre les compétences détenues par vos intervenants et les compétences attendues pour réaliser vos formations.

Une fois cette modélisation effectuée, le logiciel ne vous proposera que les intervenants reconnus pour réaliser vos actions de formation.

Qualiopi Indicateur 21 : 4.17 & 5.21 Vous devez définir les critères de compétences. Dans le cade du choix du formateur, il faut identifier et adapter les compétences en lien avec la formation

Une fois les compétences créées vous devrez les affecter à vos intervenants. Rendez-vous dans le menu Ressources puis sur le détail d'un intervenant dans l'onglet Qualifications.

Vous devrez aussi affecter les compétences requises sur vos programmes de formation. Rendez-vous dans Catalogue puis sur le détail d'un programme dans l'onglet informations générales et Qualifications Intervenants.

Une fois ce travail réalisé, vous devez activer cette fonctionnalité.

Rendez-vous dans le menu Configuration / Initialisations des fonctions.

Lors de la création d'une nouvelle session de formation, le logiciel ne vous proposera que des intervenants compétents pour réaliser votre formation.

Validations des acquis sur formation

Dans le cadre de la validation de compétences sous forme de texte, créez ici la liste des propositions de validation des compétences, qui sera proposée à vos intervenants.

(Ex: Acquis, En cours d'acquisition, Non acquis, Non évalué, etc.)

Applications externes

Paramétrez ce que vous souhaitez afficher sur votre site web catalogue formations et vos extranets clients et stagiaires.

Rappels planifiés

Créez des rappels qui seront créés automatiquement en fonction de saisies effectuées : création d'un nouveau client, stagiaire, démarrage d'un dossier… Ces rappels vous seront affichés dans le centre de notification.

Ajouter un rappel

Sélectionnez l'événement à l'origine du rappel, sélectionnez le délai, créez votre contenu de rappel. Vous avez la possibilité de créer ce rappel pour l'utilisateur connecté ou pour un ou plusieurs autres utilisateurs. Ces rappels seront visibles depuis le menu Accueil du logiciel.

Champs personnalisés

Créez vos propres champs de saisie sur vos fiches. Vous pourrez saisir ensuite une valeur et éditer ces valeurs sur vos documents.

Ajouter un champ

Les champs personnalisés sont des champs de saisie complémentaires aux champs disponibles en natif sur les différentes fiches du logiciel. Ils vont vous permettre de saisir d’autres informations, et pouvoir éditer ces informations sur vos documents.

Créez des champs de saisie personnalisés sur vos fiches organisation, apprenant, intervenant.. Complétez ces champs d'informations, intégrez ces champs dans vos documents et utilisez ces informations à l'édition de vos documents.

Intitulé du champ

L’intitulé du champ est le nom de l’information que vous souhaitez saisir sur vos fiches.

Type de champ

Indiquez sur quelle fiche vous souhaitez saisir cette information

Modèle de champ

Déterminez quelle est la nature de la réponse attendue. Si vous sélectionnez choix unique ou choix multiple, saisissez les choix qui seront proposés comme réponse (liste déroulante).

Code à copier

Copiez le code généré dans vos modèles de documents. Ce code sera remplacé au moment de l’édition par la valeur que vous aurez saisi sur la fiche concernée.

Afficher dans la liste 1 ou 2

L’affichage en liste 1 ou 2 permet l’affichage de la valeur saisie dans la liste de recherche du menu concerné. Vous pourrez effectuer une recherche sur cette liste

Ex : champs personnalisé créé sur organisation : secteur géographique ; possibilité de rechercher toutes les entreprises du même secteur géographique dans la liste des organisations.

Catalogue

Apprenez à créer des familles de programmes de formation (regroupement de programmes dans une famille), des familles de modules pédagogiques (regroupement d'activités pédagogiques dans une famille), et créer des masques de numérotation pour vos diplômes, certificats et formations renouvelables.

Familles de formations

Les familles de formations permettent de regrouper des programmes de formation.

Ex : Famille de formation : Office regroupant les programmes de formation : Word, Excel, Powerpoint…

Les familles vous permettront de retrouver vos programmes lors de la création de sessions de formation, d’afficher les familles sur le site web catalogue formation, et de générer des tableaux de bord par famille 

Familles de modules

En création

Les familles de modules permettent de regrouper plusieurs modules de formation. Ex : Famille de formation : Parcours complet regroupant les modules : Evaluation initiale, théorie, pratique, examens. Les familles vous permettront de retrouver vos modules facilement lors de la création de vos agendas de formation.

Certificats

La création de certificats vous permet de modéliser un masque de numérotation automatique pour les apprenants qui ont validé leurs formations.

Un numéro unique sera généré par apprenant suivant le masque que vous aurez créé.

Vous pourrez éditer ce certificat (ou diplôme, parchemin…) dans vos sessions de formation. Les masques de certificat sont à affecter pour chacun de vos programmes de formation (Menu Catalogue).

Lors de la création d'un masque de numérotation il sera obligatoire d'ajouter l'indice à votre format.

Ressources matérielles (familles)

Modélisez vos familles de ressources matérielles et pédagogiques (salles, ordinateurs…). Une fois créées, vous pourrez affecter vos ressources matérielles à une famille pour les classer (ex : salle Bréhat, salle Dinan, voiture AA222HT), et ainsi améliorer les recherches au moment de l’affectation des ressources dans vos agendas de formation.

Planning

Gérez l'affichage des zones de vacances sur vos plannings de formation.

Archive

La création de ces familles va permettre de stocker des documents dans vos fiches sociétés, intervenants et ressources matérielles, en les rattachant à une famille.

Nous contacter

support@form-dev.fr www.form-dev.fr Tél: 09.70.72.86.46